Avec les enregistrements planifiés (également appelés "enregistrements répétitifs" ou "enregistrements récurrents"), vous pouvez automatiser le processus d’enregistrement de certains coûts ou de temps. En configurant un enregistrement planifié, AdminPulse garantit que ces enregistrements sont générés automatiquement selon le calendrier que vous avez établi. Pratique, n’est-ce pas ?
Il est possible d’ajouter des enregistrements planifiés de deux façons : via l’option Action globale dans l’écran des Enregistrements planifiés ou directement dans le dossier relation, sous Facturation > Enregistrements planifiés. Continuez la lecture de cet article pour apprendre comment utiliser pleinement ces fonctionnalités.
L’écran « Enregistrements planifiés » en détail
Dans AdminPulse, vous pouvez consulter un aperçu complet de tous vos enregistrements planifiés via Dossiers relations > Enregistrements planifiés. Cet écran vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos enregistrements planifiés efficacement.
La partie gauche de l’écran
Sur la gauche, vous trouverez une liste des dossiers relations récemment ouverts, ce qui vous permet de naviguer rapidement vers un dossier relation. Si vous avez besoin de plus d’espace sur l’écran, vous pouvez minimiser cette colonne en cliquant sur la flèche vers la droite.
Options de recherche et filtres
Si vous devez retrouver rapidement un enregistrement planifié, vous pouvez utiliser les options de recherche et les filtres disponibles en haut de l’écran :
- Rechercher une relation : Utilisez le champ de recherche pour filtrer les enregistrements planifiés d’une relation spécifique.
- Filtres liés aux articles de liste de prix :
- Avec article de liste de prix : Sélectionnez un article dans la liste de prix pour afficher uniquement les relations (et leurs enregistrements planifiés) ayant un enregistrement planifié pour cet article.
- Sans article de liste de prix : Affiche les enregistrements planifiés des relations qui n’ont pas cet article dans leurs enregistrements planifiés.
- Plus de filtres : Besoin d’une recherche plus ciblée ? Cliquez sur "Filtres" pour ajouter des critères supplémentaires.
Le tableau récapitulatif
La section centrale de l’écran affiche un tableau dans lequel figurent des informations détaillées concernant chaque enregistrement planifié :
- Colonnes d’informations : Pour chaque ligne, vous trouverez des données telles que la relation, la mission, le calendrier, la prochaine date de planification, les dates de début et de fin de programmation, l’élément sélectionné (source), la quantité, l'utilisateur concerné, le tarif et le montant.
- Vue par groupe : Par défaut, les enregistrements planifiés sont regroupés par relation, facilitant une visualisation claire des données.
Actions disponibles dans le tableau
Plusieurs actions facilitent la gestion des enregistrements planifiés depuis le tableau :
- Modifier les colonnes : Personnalisez les colonnes visibles dans le tableau pour les adapter à vos besoins.
- Exporter vers Excel : Téléchargez un fichier Excel contenant un aperçu des enregistrements planifiés en tenant compte des filtres appliqués.
- Action globale : Appliquez des modifications à plusieurs enregistrements planifiés à la fois.
Actions globales dans l’écran des Enregistrements planifiés
Le bouton Action globale, situé au-dessus du tableau récapitulatif, vous permet de gérer plusieurs enregistrements planifiés en une seule fois. Vous pouvez ainsi ajouter, supprimer ou modifier des enregistrements planifiés de manière groupée.
Pour utiliser cette fonctionnalité, sélectionnez les lignes souhaitées en cochant leurs cases. Cliquez ensuite sur Action globale et choisissez l’action dans le menu déroulant.
Ajouter ou supprimer des enregistrements planifiés
Utilisez l’action globale 'Ajouter des enregistrements planifiés' pour créer rapidement des enregistrements pour plusieurs relations en une seule opération.
Pour supprimer des enregistrements existants, sélectionnez 'Supprimer des enregistrements planifiés'.
💡 Remarque : Si une même relation est sélectionnée plusieurs fois, un seul enregistrement sera ajouté à cette relation.
Exemple : Configurez un enregistrement automatique le 3 de chaque mois pour le coût d’un abonnement Codabox.
Modifier le collaborateur
Si un enregistrement planifié est assigné au mauvais collaborateur, vous pouvez le réassigner en utilisant l’action 'Modifier le collaborateur'.
💡 Note : Lorsque des enregistrements de type "temps" sont créés pour un collaborateur, ce temps sera comptabilisé dans ses heures travaillées. Pour éviter cela, vous pouvez assigner ce type d’enregistrement à un "utilisateur du système". Il vous est possible de filtrer sur cet utilisateur et dans l'aperçu des enregistrements et dans les rapports.
Ajouter un seul enregistrement
Si vous devez ajouter un enregistrement manuel ponctuel, optez pour l’action globale 'Ajouter un seul enregistrement'. Cela est utile lorsque vous avez configuré un enregistrement récurrent pour une date future, mais souhaitez en ajouter un rapidement pour aujourd’hui.
Envoyer e-mail
Vous souhaitez informer vos relations au sujet de leurs enregistrements planifiés ? Utilisez l’action 'Envoyer e-mail' pour transmettre des informations telles que des détails de coûts ou des ajustements de prix.
Option alternative : gérer les enregistrements depuis un dossier relation
Vous pouvez également gérer des enregistrements planifiés directement depuis un dossier relation. Pour ce faire, accédez à Facturation > Enregistrements planifiés dans le dossier concerné.
Cette section vous permet d’accéder à tous les enregistrements planifiés d’une relation spécifique, ainsi que de les modifier ou d’en ajouter de nouveaux.