Les modèles de tâche vous permettent de définir la structure et les paramètres par défaut de vos tâches récurrentes. Vous ne devez ainsi pas recréer chaque fois les mêmes tâches principales et sous-tâches.

Lorsque vous ajoutez manuellement une tâche au Tableau des tâches, vous pouvez sélectionner un modèle dans le champ Nom de la tâche. AdminPulse utilise également les modèles de tâche pour automatiser la planification des tâches. Dans les deux cas, la tâche est ajoutée au Tableau des tâches avec les paramètres définis dans le modèle.

Dans cet article, découvrez comment gérer, créer, dupliquer, supprimer et exporter des modèles de tâche.

En bas de cette page, vous trouverez également une courte vidéo explicative : 🎥 Découvrez les modèles de tâches étape par étape

Gérer les modèles de tâche

Accédez à Paramètres > Modèles de tâche. AdminPulse contient par défaut plusieurs modèles de tâche prédéfinis que vous pouvez utiliser et adapter.

Que voyez-vous dans l’aperçu ?

L’aperçu affiche les principales caractéristiques de la tâche principale de chaque modèle.

Dépliez un modèle de tâche pour consulter les sous-tâches correspondantes. Les propriétés de la tâche principale apparaissent alors dans le bloc de gauche. Les sous-tâches et leurs paramètres s’affichent à droite.

Vous pouvez directement modifier, dupliquer ou supprimer les modèles de tâche prédéfinis. Vous pouvez également adapter les paramètres de la tâche principale et de chaque sous-tâche.

Quels paramètres pouvez-vous modifier ?

Selon qu’il s’agit de la tâche principale ou d’une sous-tâche, vous pouvez notamment modifier les paramètres suivants :

Nom de la tâche : le nom de la tâche principale ou de la sous-tâche.
Article de liste de prix* : l’article de la liste de prix sur lequel le temps consacré à cette tâche est enregistré. La valeur par défaut est Honoraires, mais vous pouvez sélectionner un autre article de la liste de prix.
Assigner à (par défaut)* : l’utilisateur auquel la tâche est assignée lors de sa planification. Vous pouvez également sélectionner Collaborateur ou Responsable. AdminPulse assigne alors la tâche à l’utilisateur défini pour ce profil dans le dossier de la relation. Pour en savoir plus, consultez l’article Attribuer des collaborateurs par relation.
Personne, Entreprise individuelle et Entreprise : les types de relation pour lesquels AdminPulse propose automatiquement cette tâche. Vous pouvez toujours lier la tâche à une relation d’un autre type.
Type de sous-tâche : le type de sous-tâche. Les différents types de sous-tâches se comportent chacun différemment dans le Tableau des tâches.
Différence de date limite (jours) : détermine la date limite de la sous-tâche par rapport à celle de la tâche principale.
Enregistrement du temps par défaut (minutes) : le nombre de minutes proposé par défaut dans le formulaire d’enregistrement ou enregistré automatiquement lorsque vous faites passer la sous-tâche au statut Accomplie depuis le Tableau des tâches.
Durée planifiée par défaut (min) : la durée planifiée qu’AdminPulse utilise par défaut pour la tâche principale ou la sous-tâche.
Enregistrer un coût : le coût qu’AdminPulse enregistre automatiquement lorsque la tâche reçoit le statut Accomplie.
Tags : pour en savoir plus, consultez l’article consacré aux tags de tâches.
Mandat obligatoire : pour en savoir plus, consultez l’article consacré aux mandats obligatoires.

💡 Les paramètres Article de liste de prix et Assigner à (par défaut) existent aussi bien pour la tâche principale que pour les sous-tâches. Si un paramètre n’est pas complété pour une sous-tâche, AdminPulse utilise la valeur de la tâche principale et l’affiche en italique.

Cliquez sur Ouvrir les calendriers pour accéder aux calendriers associés au modèle de tâche.

Appliquer les modifications aux tâches existantes

Lorsque vous modifiez un paramètre du modèle également utilisé dans des tâches planifiées, AdminPulse peut vous demander si vous souhaitez appliquer la modification aux tâches existantes. Si vous acceptez, AdminPulse adapte de la même manière les tâches concernées dans le Tableau des tâches.

Créer un modèle de tâche

Accédez à Paramètres > Modèles de tâche.
Cliquez sur + Ajouter en haut à droite.
Définissez les propriétés de la tâche principale dans la fenêtre qui s’ouvre.
Cliquez sur Ajouter.

Le nouveau modèle de tâche apparaît dans l’aperçu.

Dépliez le modèle et cliquez sur + Ajouter sous la liste des sous-tâches pour ajouter une sous-tâche.

Dupliquer un modèle de tâche

Cliquez sur les trois points à côté du modèle de tâche.
Sélectionnez Dupliquer.

Une copie apparaît sous le modèle d’origine. Vous pouvez ensuite modifier tous les paramètres de la tâche principale et des sous-tâches.

💡 Lorsque vous dupliquez un modèle de tâche, AdminPulse reprend également la documentation de la tâche principale et de toutes les sous-tâches.

Supprimer un modèle de tâche

Cliquez sur les trois points à côté du modèle de tâche, puis sélectionnez Supprimer. Lorsque vous supprimez un modèle de tâche, les sous-tâches correspondantes sont également supprimées du modèle.

Le résultat dépend de la manière dont le modèle de tâche est utilisé :

Le modèle de tâche est utilisé dans un suivi de tâches : vous ne pouvez pas le supprimer. AdminPulse affiche un message d’erreur.
Le modèle de tâche est utilisé pour des tâches planifiées ou dans des calendriers : vous pouvez le supprimer. Une fenêtre vous demande si vous souhaitez également supprimer les tâches liées du Tableau des tâches dont le statut est encore À faire ou En cours. Si vous sélectionnez Oui, AdminPulse supprime également ces tâches. Si vous sélectionnez Non, seul le modèle de tâche est supprimé. Les tâches dont le statut est Accomplie sont conservées.
Le modèle de tâche n’est utilisé nulle part : AdminPulse le supprime définitivement du système.

Exporter les modèles de tâche

Vous pouvez exporter les modèles de tâche afin de les consulter en dehors d’AdminPulse ou de transférer un modèle vers un autre environnement AdminPulse.

Exporter tous les modèles ou toute la documentation de tâche

Vous souhaitez consulter les modèles de tâche en dehors d’AdminPulse, par exemple lors d’une réunion d’équipe, comme support pour de nouveaux collègues ou à des fins de conformité, notamment pour un contrôle de l’ITAA ou un chargement dans BeExcellent ? Cliquez sur Exporter les modèles de tâches en haut à droite.

Trois options sont disponibles :

Exporter la documentation de tâche (PDF)
Exporter la documentation de tâche (Word)
Exporter les modèles de tâche (Excel)

Chaque export lancé depuis ce bouton contient tous les modèles de tâche de votre fiduciaire. Les tâches principales sont classées par ordre alphabétique. Leurs sous-tâches apparaissent en dessous, dans le même ordre que dans le modèle de tâche. Le fichier est généré dans la langue de votre interface AdminPulse.

👉 Le bouton Exporter les modèles de tâches apparaît uniquement si vous disposez du droit de créer des modèles de tâche. Si vous ne voyez pas le bouton, demandez à votre administrateur de vous accorder ce droit.

Que contiennent les fichiers exportés ?

Les fichiers PDF et Word peuvent servir de guide de travail. Ils commencent par une table des matières et indiquent, pour chaque tâche principale et chaque sous-tâche :

son nom ;
la personne à laquelle elle est assignée par défaut ;
l’intégralité de la documentation de tâche.

Si aucune documentation n’a été ajoutée à une tâche principale ou à une sous-tâche, le fichier affiche uniquement son nom et son assignation par défaut.

Le fichier Excel fournit un aperçu synthétique comprenant une ligne par tâche principale et par sous-tâche. Il contient les colonnes Tâches et Assigné à.

👉 Le fichier Excel ne contient pas la documentation de tâche. Pour inclure la documentation dans l’export, choisissez le format PDF ou Word.

💡 Pour en savoir plus sur l’ajout et la consultation de la documentation de tâche, consultez l’article Documentation de tâche : ajouter et consulter des instructions de travail permanentes.

Quand votre export est-il disponible ?

Après avoir sélectionné une option, AdminPulse vous informe que l’export a démarré. Le fichier est généré en arrière-plan, ce qui vous permet de continuer à travailler entre-temps.

Dès que le fichier est prêt, son téléchargement démarre automatiquement. Vous recevez également une notification via l’icône en forme de cloche en haut à droite. Cette notification vous permet de télécharger à nouveau le fichier pendant deux jours.

💡 Le fichier est enregistré dans le dossier de téléchargement de votre navigateur. Pour en savoir plus, consultez l’article FAQ - Où trouver les fichiers téléchargés et les exports ?.

Transférer un modèle de tâche vers un autre environnement AdminPulse

Pour utiliser un modèle de tâche dans un autre environnement AdminPulse, exportez-le au format JSON :

Cliquez sur les trois points à côté du modèle de tâche. Cette option est disponible aussi bien lorsque le modèle est replié que lorsqu’il est déplié.
Sélectionnez Exporter le modèle de tâche.

Un fichier JSON contenant le modèle de tâche sélectionné est alors téléchargé sur votre ordinateur.

Dans l’autre environnement AdminPulse, accédez à Paramètres > Modèles de tâche, puis cliquez sur Importer un modèle de tâche pour importer le fichier JSON.

🎥 Découvrez les modèles de tâches étape par étape

Dans cette courte vidéo, vous découvrez comment construire votre structure de travail fixe par tâche.