L'article Aperçu : Naviguer et travailler avec l’Aperçu des tâches offre une introduction générale à l’écran Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches).
Vous voulez apprendre à utiliser des filtres pour affiner la liste des tâches affichées ? Consultez l'article Aperçu : Appliquer des filtres et affiner les données dans l'Aperçu des tâches
Dans cet article, nous détaillons comment utiliser les Actions globales dans l'écran Aperçu des tâches pour gérer rapidement plusieurs tâches à la fois.
Actions globales dans l’écran Aperçu des tâches
Grâce au bouton 'Actions globales', vous pouvez exécuter des actions en masse sur plusieurs tâches en une seule opération. Dès que vous sélectionnez une ou plusieurs tâches en cochant la case située au début de la ligne dans le tableau, le bouton devient actif, et vous pouvez choisir des actions via le menu déroulant.
Ci-dessous, vous trouverez un aperçu des actions globales disponibles ainsi que les étapes pour les utiliser :
Modifier l’état d’une tâche principale
Cette action vous permet de modifier rapidement le statut d’une ou plusieurs tâches principales sélectionnées.
- Sélectionnez les tâches dont vous souhaitez changer le statut.
- Utilisez le menu Actions globale pour sélectionner Modifier l’état d’une tâche principale.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez le nouvel état souhaité.
- Validez votre sélection.
Modifier l'état d’une sous-tâche
Cette action vous permet de modifier le statut des sous-tâches associées aux tâches principales que vous avez sélectionnées. Avec les sous-tâches de type 'E-mail - Automatique', vous pouvez envoyer un e-mail à toutes les relations liées.
Exemple : Pour des tâches TVA, vous pouvez envoyer un e-mail demandant aux clients de fournir des documents.
- Sélectionnez les tâches contenant les sous-tâches concernées.
- Cliquez sur Actions globale, puis choisissez Modifier l'état d’une sous-tâche.
- Dans la fenêtre, sélectionnez la sous-tâche concernée.
- Définissez le nouveau statut souhaité, puis validez.
💡Voir aussi : Quelle est la différence entre tâches, sous-tâches et to-do’s ?
Recalculer la date limite
Les tâches sont planifiées via un calendrier lié au modèle de tâche. Lorsque ce calendrier est mis à jour, par exemple suite à une nouvelle table d’échéances officielles publiée par le SPF, certaines tâches déjà créées peuvent encore contenir des anciennes dates limite. L'action globale 'Recalculer la date limite' vous permet de recalculer rapidement les échéances en fonction du schéma actualisé.
Exemple : Les échéances des tâches Biztax sont calculées sur base d’un tableau publiée par le SPF. Lorsqu'un nouveau tableau est publié, certaines tâches sont déjà planifiées. Dans ce cas, AdminPulse utilise une échéance estimée pour ces tâches. Avec l’action globale 'Recalculer la date limite', vous pouvez ajuster les échéances des tâches planifiées à la nouvelle date officielle.
- Sélectionnez les tâches dont les échéances doivent être recalculées.
- Cliquez sur Actions globale et choisissez Recalculer la date limite.
- Sélectionnez les (sous-)tâches concernées, puis confirmez.
- Les échéances seront ajustées selon le calendrier mis à jour.
💡Voir aussi : FAQ - Comment changer la date limite d'une tâche déjà planifiée?
Modifier la date limite
Cette action permet de modifier manuellement la date limite de plusieurs tâches sélectionnées simultanément.
- Sélectionnez les tâches concernées.
- Depuis le menu Actions globale, choisissez Modifier la date limite.
- Indiquez la nouvelle échéance, puis validez.
Modifier la date limite d’une sous-tâche
Cette action fonctionne de manière similaire à 'Modifier la date limite', mais elle est spécifiquement dédiée à l'ajustement des échéances des sous-tâches au sein de tâches principales.
- Sélectionnez les tâches contenant les sous-tâches dont la date limite doit être modifiée.
- Depuis le menu Actions globale, choisissez Modifier la date limite d’une sous-tâche.
- Sélectionnez la sous-tâche concernée.
- Indiquez la nouvelle échéance, puis validez.
Nouvel enregistrement
Ajoutez des enregistrements (temps ou coûts) à plusieurs sous-tâches en même temps. AdminPulse répartit les données ajoutées entre les tâches sélectionnées ou les attribue à chaque tâche, selon vos préférences.
- Sélectionnez les sous-tâches auxquelles vous souhaitez ajouter un enregistrement.
- Cliquez sur Actions globale et choisissez Nouvel enregistrement.
- Renseignez les informations nécessaires, comme l'heure de début et la durée.
- Choisissez l’option 'par relation' si souhaité.
- Confirmez l’ajout de l’enregistrement.
Envoyer e-mail
Envoyez un e-mail aux relations liées aux tâches que vous avez sélectionnées.
- Sélectionnez les tâches dont vous souhaitez contacter les relations associées.
- Cliquez sur Actions globale et choisissez Envoyer e-mail.
- Choisissez un modèle d’e-mail ou écrivez un e-mail personnalisé.
- Envoyez les e-mails.
Générer des documents
Générez des documents pour plusieurs relations en une seule action.
👉 Si les relations sélectionnées ont des paramètres linguistiques différents, AdminPulse vous demandera de choisir un modèle distinct pour chaque langue.
- Sélectionnez les tâches pour lesquelles vous devez générer des documents.
- Cliquez sur Actions globale et choisissez Générer des documents.
- Sélectionnez le modèle approprié, remplissez les champs nécessaires, puis validez.
Supprimer la tâche
Supprimez définitivement un ensemble de tâches et leurs sous-tâches liées.
👉 Attention : Une fois supprimées, les tâches ne peuvent pas être restaurées.
- Sélectionnez les tâches à supprimer.
- Choisissez Supprimer la tâche depuis le menu Actions globale.
- Validez la suppression définitive.
Ajouter des tags aux tâches
Utilisez cette action pour organiser vos tâches en leur attribuant des tags en une seule opération.
- Sélectionnez les tâches auxquelles vous souhaitez ajouter des tags.
- Depuis le menu Actions globale, choisissez Ajouter des tags aux tâches.
- Sélectionnez la tâche principale ou sous-tâche et choisissez un tag existant, ou créez-en un nouveau.
- Validez votre choix.
Supprimer des tags des tâches
Supprimez les tags associés à plusieurs tâches à la fois.
- Sélectionnez les tâches dont vous souhaitez retirer les tags.
- Depuis le menu Actions globale, choisissez Supprimer des tags des tâches.
- Choisissez la (sous-)tâche et le tag à retirer.
- Confirmez votre choix.