Dans AdminPulse, vous pouvez ajouter un document supplémentaire à chaque facture : le détail de facture. Ce document fournit un aperçu des enregistrements qui sont facturés — et éventuellement également de ceux qui ne le sont pas.
💡 Un détail de facture offre de la transparence sur le travail fourni, sans surcharger votre facture principale.
Vous décidez :
- Quelles informations sont incluses
- Si le document est envoyé ou non, et sous quelle forme (pas, sur une page séparée, ou dans une annexe séparée)
- Si les enregistrements dans un forfait ou non facturables sont visibles
Configurer le détail de facture au niveau de l'entreprise
Vous configurez les paramètres pour les détails de facture pour chaque propre entreprise. Ces paramètres s’appliquent par défaut à toutes les factures générées.
- Allez dans Paramètres > Paramètres généraux > Facturation : création de PDF.
- Définissez trois configurations qui s’appliqueront par défaut à tous les détails de facture :
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- Type de détail de facture
- Inclure l'enregistrement du forfait en détail
- Montrer les enregistrements non-facturables dans les détails
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👉 Ces paramètres sont les valeurs par défaut, mais peuvent être personnalisés par relation ou par mission.
Type de détail de facture – choisissez comment le détail est joint à la facture
Le champ 'Type de détail de facture' vous permet de déterminer comment le détail sera ajouté à la facture. Trois options sont disponibles :
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Aucun
Aucun détail ne sera intégré à la facture ni envoyé comme annexe par e-mail.
💡 Vous pouvez toujours télécharger manuellement le détail via le bouton 'Télécharger détail' dans l’aperçu des factures. -
Sur une page séparée
Le détail est ajouté en tant que dernière(s) page(s) dans le même fichier PDF que la facture. -
Dans une annexe séparée
Deux documents sont envoyés : la facture et le détail comme annexe distincte.
👉 Choisissez l’option qui correspond à la quantité d’informations que vous souhaitez transmettre à votre client avec chaque facture.
💡 Vous pouvez remplacer le paramètre par défaut au niveau de la relation ou de la mission .
Inclure les enregistrements inclus dans un forfait dans le détail
Le paramètre 'Inclure l'enregistrement du forfait en détail' vous permet de décider si vous montrez dans le détail de la facture quelles prestations sont couvertes par le forfait.
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Si activé :
- Tous les enregistrements inclus dans le forfait sont affichés
- Vous offrez une transparence totale sur ce qui a été livré pour un tarif fixe.
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Si désactivé :
- Seul le montant total du forfait sera mentionné
- Les prestations couvertes par le forfait ne seront pas listées
- Le détail sera plus succinct et moins détaillé
Montrer les enregistrements non facturables dans les détails
Il arrive que vous enregistriez du temps ou des coûts qui ne sont pas facturés. Le paramètre 'Montrer les enregistrements non-facturables dans les détails' détermine si ceux-ci sont tout de même visibles.
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Si activé :
- Le client verra les enregistrements, même ceux qui ne sont pas facturés
- Ce paramètre renforce la transparence
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Si désactivé :
- Seuls les enregistrements effectivement facturés sont affichés
- Idéal si vous souhaitez vous concentrer uniquement sur le résultat livré plutôt que l’effort fourni
💡 Parfait pour des clients qui apprécient d’avoir une vue complète sur tout ce qui a été fait — même si ce n’est pas facturé.
Gérer la mise en page des détails de facture via les modèles
Comme pour les factures, vous pouvez personnaliser la mise en page des détails de facture selon votre style et le contenu souhaité. Vous déterminez ainsi vous-même comment ces informations sont présentées à vos clients.
Utilisez les exemples situés en haut de l'écran des 'Modèles de facture' comme base et consultez la documentation générale sur les substituants (champs dynamiques) via le bouton 'i Substituants'.
Voici comment ajouter un modèle de détail de facture :
- Allez dans Paramètres > Modèles de facture
- Cliquez sur le bouton '+ Ajouter' pour créer un nouveau modèle
- Donnez un nom clair et reconnaissable au modèle
- Sélectionnez la langue souhaitée
- Choisissez la propre entreprise (si applicable)
- Sélectionnez 'Détail de facture' comme type de modèle
- Téléchargez votre modèle finalisé
- Alternative : utilisez le bouton avec les deux flèches pour remplacer un modèle existant
Avec les modèles, vous pouvez regrouper les enregistrements par date, relation, type de prestation de la liste de prix, etc. Cela permet de fournir une information claire et structurée à vos clients.
👉 Vous pouvez créer plusieurs modèles, mais un seul peut être actif par entreprise. Pour des cas particuliers (au niveau d'une relation ou d'une mission), vous pouvez sélectionner un autre modèle que l'actif.
💡 Vous trouverez plus d’informations sur les options de mise en page dans cet article : Présentation des factures
Définir des paramètres de détail de facture spécifiques par relation ou par mission
Dans certains cas, vous pouvez souhaiter appliquer des paramètres spécifiques pour un client ou une mission précise, différents des réglages par défaut de l’entreprise.
Paramétrage par relation
Voici comment définir un type de détail de facture ou un modèle spécifique pour une relation :
- Ouvrez la fiche relation
- Rendez-vous dans la section Facturation > bloc 'Données et paramètres de facturation'
- Sélectionnez l’un des trois types dans 'Le type de détail de la facture'
et/ou - Choisissez le modèle souhaité dans le menu déroulant à côté de 'Modèle de détail de facture'
💡 Pratique lorsque vos clients ont des attentes différentes en termes d’informations ou de rapports.
Paramétrage par mission
Vous travaillez avec des missions ? Dans ce cas, vous pouvez définir un type de détail de facture et un modèle spécifiques par mission. Voici comment :
- Rendez-vous dans la fiche relation
- Ouvrez la section Facturation > bloc 'Planification de facturation'
- Cliquez sur l’icône d'engrenage à côté de la mission concernée
- Choisissez le type de détail de la facture souhaité
et/ou - Sélectionnez le modèle de détail de facture à utiliser pour cette mission
💡 Idéal pour des clients avec plusieurs missions, où vous souhaitez adapter la présentation ou le niveau de détail par projet.
Télécharger manuellement un détail de facture
Vous souhaitez télécharger un détail de facture séparé ? Voici comment faire :
- Allez dans l’aperçu des factures (Facturation > Factures)
- Trouvez la facture dont vous souhaitez obtenir le détail
- Cliquez sur la flèche à droite de la facture pour ouvrir le menu déroulant
- Sélectionnez 'Télécharger détail'
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, indiquez si vous voulez inclure ou non les enregistrements non facturables
- Le document est automatiquement généré au format PDF
Quand utiliser 'Télécharger détail' ?
- Si le type de détail de facture est défini sur 'Aucun', mais que vous avez quand même besoin d’un détail
- Si vous souhaitez envoyer les détails séparément de la facture
- Lorsque vous voulez occasionnellement fournir plus d'informations que ce qui est configuré
- Pour un usage interne (p. ex. contrôle ou analyse)
La fonction 'Télécharger détail' vous offre une flexibilité maximale, sans devoir modifier vos paramètres standards.
👉 Remarque : cette fonction n’est pas disponible pour les factures libres.
💡 Bon à lire
- Vous souhaitez aller plus loin dans la personnalisation des modèles et de la mise en page ? Consultez cet article : Mise en page de la facture