Sous Paramètres > Employés, vous pouvez accéder à l'écran qui vous permettra de gérer les comptes AdminPulse pour vos employés.
Dans l'aperçu du haut de la page, vous voyez le nombre de comptes 'Employés', le 'Total de licences standard' dont vous disposez, le nombre de licences 'Attribué' à un employé et le nombre de licences encore 'Disponible'.
En dessous de l'aperçu, se trouve un tableau avec une ligne par employé, récapitulant une série d'informations importantes par employé. Les lignes du tableau vous permettant d'accéder aux fiches des employés et de gérer leurs comptes.
Créer un compte employé
Pour ajouter un nouveau compte employé, vous devez avoir au moins une licence disponible. Si c'est le cas, cliquez sur "Ajouter" dans le coin supérieur droit de la page 'Employé' pour créer un nouveau compte. Dans la nouvelle fenêtre, encodez les détails de la personne et cliquez sur "Ajouter". Un e-mail avec un lien pour définir un mot de passe sera envoyé à l'adresse encodée.
L'adresse e-mail encodée servira comme nom d'utilisateur à utiliser sur l'écran de connexion d'AdminPulse en combinaison avec le mot de passe choisi.
Adapter un compte employé
Pour adapter des données d'un compte, cliquez sur le nom de la personne dans le tableau des employés. Sur la page qui s'ouvrira, vous pourrez modifier les détails de la personne, notamment le Profil de prix, le Rôle, les Couts internes, etc.
Remarque : Le champ "Caller ID" est utilisé dans le cadre de l'intégration d'AdminPulse avec un logiciel de téléphonie. Cet identifiant permet d'identifier l'employé lors d'un appel entrant, lors d'un transfert d'appel, etc.
Supprimer un compte employé
Quand des employés quittent l'entreprise, vous pouvez supprimer leur compte utilisateur. Notez que:
- les enregistrements faits par des employés dont le compte est supprimé restent présents dans AdminPulse;
- la suppression d'un compte employé entraine la remise à disposition d'une licence. Vous pourrez créer un nouveau compte employé avec cette licence.
Comment supprimer un compte employé
Pour supprimer un compte, dans le tableau d'aperçu des employés, allez vers la droite et cliquez sur l'icône de poubelle en fin de ligne. Une manière alternative est de cliquer sur le nom de l'employé en question pour ouvrir la fiche employé et de descendre dans le bas de la fiche pour y cliquer sur "Supprimer employé". Veuillez noter que AdminPulse remplira automatiquement la date de fin avec la date du jour dans les deux cas.
Afficher (ou non) un employé dont le compte est supprimé
Lorsque vous supprimez un employé, vous pouvez choisir si vous souhaitez que cet employé reste visible dans les filtres sur les différents écrans d'AdminPulse et dans les 'Dossiers client'. Il est pratique de garder l'employé supprimé visible pendant un certain temps afin de pouvoir continuer à filtrer sur celui-ci. De cette manière, vous pouvez facilement réattribuer les Relations, Tâches, etc. de cet employé à un autre employé. Une fois que vous avez transféré tout à un autre employé, vous pouvez désactiver le fait de garder les anciens employés visibles, en désactivant l'option "Anciens employés incl." sur l'écran l'aperçu des employés.
Attention : Si l'employé est toujours défini en tant que Collaborateur/Collaborateur facturation,... et que l'employé est rendu invisible, cet employé sera déconnecté des Dossiers relations et en conséquence les champs Collaborateur/Collaborateur facturation etc. sont vidés de leur contenu.
Restaurer un compte supprimé
Il vous est possible de restaurer des comptes supprimés. À cette fin, faites afficher les comptes d'anciens employés, tel que décrit ci-dessus. Dans le tableau des employés, cliquez alors sur l'icône de flèche en bout de ligne pour restaurer un compte suspendu. Vous pouvez aussi ouvrir la fiche employé en question et cliquer sur 'Restaurer employé' dans le bas de la fiche. Une licence disponible sera utilisée pour réactiver le compte ou vous pouvez choisir d'acheter une nouvelle licence (temporaire) additonnelle.
Rôles
Attribuez différents rôles à vos employés afin de limiter l'accès à des composants AdminPulse spécifiques.
Les rôles possibles sont:
- Administrateur
- Utilisateur général
- Gestionnaire de factures (avant: Utilisateur standard)
- Cet utilisateur peut modifier les propositions de factures, mais ne peut pas les numéroter
- Gestionnaire de relations
- Enregistrement uniquement
Le tableau ci-dessous décrit les droits pour tous les rôles possibles
- Gestion (X) signifie la gestion complète de l'élément (droits de lecture et d'écriture)
- Consultation (O) signifie que vous pouvez uniquement voir l'élément, mais pas le modifier (droits de lecture)
- Un astérisque (*) signifie qu'un utilisateur ne peut voir que ses propres informations
- Vide signifie qu'il n'y a pas d'accès
| Administrateur | Utilisateur général | Gestionnaire de factures | Gestionnaire de relations | Enregistrement uniquement | ||
| Dossiers relations | Relations | X | X | X | X | O |
| Propres interactions | X | X | X | X | X | |
| Interactions d'autres employés | X | X | X | X | O | |
| Enregistrement | Liste de prix | X | X | O | ||
|
Enregistrement (enregistrements propres) |
X | X | X | X | X | |
|
Aperçu des enregistrements (tous les enregistrements) |
X | X | O | |||
| Facturation | Factures | X | X | O | ||
| Factures provisoires | X | X | X | |||
| Enregistrement non liés | X | X | O | |||
| Facturation interne | X | X | O | |||
| Transaction | X | X | ||||
| Nouvelle facture libre | X | X | X | |||
| Nouvelle note de crédit libre | X | X | X | |||
| Gestion des tâches | Tableau des tâches | X | X | X | X | X |
| Aperçu des tâches | X | X | X | X | X | |
| Liste de tâches | X | X | X | X | X | |
| Documents | Aperçu des documents | X | X | X | X | |
| Grh | Heures par employé | X | X | X | X* | X* |
| Absences par employé | O | O | O | O* | O* | |
| Compteurs d'absence | X | O | ||||
| Rapports | Enregistrements par relation | O | O | O | O* | O* |
| Enregistrements par employé | O | O | O | O* | O* | |
| Enregistrements par article de liste de prix | O | O | O | O* | O* | |
| Enregistrements par modèle de tâche | O | O | O | O* | O* | |
| Rentabilité client | O | O | ||||
| Vérification avant facturation | O | O | O | |||
| Gestion | Propre entreprise | X | O | O | ||
| Paramètres | X | O | O | |||
| Gestion des licences et employés | X | O |
Remarque: les employés ("Enregistrement uniquement" et "Gestionnaire de relations") n'ayant pas accès à la facturation ne verront pas les données financières ailleurs dans AdminPulse, telles que les graphiques de la page d'accueil et les montants des enregistrements.