Vous pouvez faire calculer automatiquement un coût administratif sur les factures dans AdminPulse. Ce coût est ajouté comme ligne de facture distincte, en fonction des paramètres que vous choisissez.
Actuellement, AdminPulse prend en charge deux types de coûts administratifs :
- Pourcentage : AdminPulse calcule un pourcentage sur la base du total de certaines lignes de facture. Cela s'applique aux lignes de facture du type temps (travail/prestation), temps à tarif fixe, forfait, acompte, acompte décompté et ligne libre. Aucun coût administratif en pourcentage n'est calculé sur les lignes de produit, les lignes de coût, les lignes de déplacement et les lignes de texte libre.
- Montant fixe : AdminPulse ajoute un montant fixe hors TVA à la facture.
👉 Vous ne pouvez pas modifier manuellement le montant du coût administratif dans le processus de facturation ou sur la facture provisoire.
Où paramétrer un coût administratif ?
Vous pouvez paramétrer un coût administratif à trois niveaux :
- au niveau de l'entreprise propre
- au niveau de la relation
- au niveau de la planification de facturation
Le niveau effectivement appliqué dépend des règles de priorité. Vous les trouverez plus loin dans cet article.
Coût administratif au niveau de l'entreprise propre
Au niveau de l'entreprise propre, vous définissez la politique générale pour les coûts administratifs. Ce paramètre est utilisé s'il n'existe pas de paramètre différent sur le dossier relation ou sur la planification de facturation.
Allez dans Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de facturation. Vous pouvez y paramétrer le coût administratif. Le cas échéant, vous y choisissez également le compte grand livre et la description de la ligne de facture.
Coût administratif au niveau de la relation
Sur le dossier relation, vous pouvez vous écarter du coût administratif défini au niveau de l'entreprise propre.
Vous pouvez par exemple ne pas appliquer de coût administratif pour certains clients, alors que ce coût s'applique bien aux autres clients. Vous pouvez aussi définir un autre montant ou pourcentage pour une relation spécifique.
Ce paramètre se trouve sur le dossier relation, dans la section Facturation > Données et paramètres de facturation.
Si vous choisissez de suivre la politique de l'entreprise sur le dossier relation, AdminPulse vérifie d'abord s'il existe un paramètre sur la planification de facturation. Si ce n'est pas le cas, AdminPulse utilise le paramètre défini au niveau de l'entreprise propre.
Coût administratif au niveau de la planification de facturation
Au niveau de la planification de facturation, vous pouvez vous écarter du coût administratif défini au niveau de l'entreprise propre ou sur le dossier relation.
Un paramètre au niveau de la planification de facturation a priorité sur les autres paramètres. Vous trouverez ce paramètre dans les paramètres de facturation de la planification de facturation concernée.
Quel paramètre est prioritaire ?
AdminPulse détermine le coût administratif dans l'ordre suivant :
- AdminPulse vérifie d'abord le paramètre de la planification de facturation.
- S'il n'y a pas de paramètre différent à ce niveau, AdminPulse vérifie le paramètre sur le dossier relation.
- S'il n'y a pas non plus de paramètre différent à ce niveau, AdminPulse utilise le paramètre défini au niveau de l'entreprise propre.
Vous pouvez ainsi définir une politique générale au niveau de l'entreprise propre et vous écarter de cette politique uniquement pour des relations ou des planifications de facturation spécifiques.
Quand les coûts administratifs ne sont-ils pas affichés ?
Si le coût administratif s'élève à 0 €, il n'est pas affiché sur la facture. Cela peut se produire au moment où vous numérotez la facture ou lorsque vous consultez l'exemple de facture.
Lors de la numérotation, AdminPulse supprime automatiquement la ligne de facture si le montant est de 0 €. Dans l'exemple de facture, un montant de 0 € n'est pas affiché.