Configurer la numérotation des factures et des notes de crédit

Dans AdminPulse, vous pouvez configurer de manière flexible la manière dont vos factures et notes de crédit sont numérotées. La numérotation est définie séparément pour l'exercice actuel et pour le suivant. Cela vous permet de travailler avec souplesse, de garder le contrôle et d’éviter toute confusion ou erreur.
Rendez-vous dans Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de facturation pour configurer la numérotation.

Dans cet article, vous lirez:

• Comment choisir le format de l'année
• Comment configurer une numérotation distincte pour les notes de crédit
• Comment définir un format de numérotation pour les factures et notes de crédit (ex. : 2025-0001 ou FAC-25-001)
• Comment configurer une valeur de départ personnalisée pour les compteurs de factures et de notes de crédit

Aperçu des paramètres disponibles pour la numérotation des factures et notes de crédit

La numérotation est définie séparément pour chaque exercice (Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de facturation). Les paramètres sont regroupés par année sous Exercice actuel et Exercice suivant.

Pour chaque exercice, vous pouvez définir séparément :

• La date de début de l'exercice comptable
• Si vous souhaitez utiliser une numérotation distincte pour les notes de crédit
• Le format des numéros de facture
• Le format des numéros de notes de crédit
• La valeur de départ du compteur de factures
• La valeur de départ du compteur de notes de crédit

Un peu plus haut, vous pouvez également choisir le Format d'année de numéro de facture (ex. "Année de la date de début de l'exercice comptable"). Ce paramètre détermine la manière dont l’année est insérée dans le format de vos numéros à l’aide des éléments [AA] et [AAAA].

Dans cet article, nous passerons en revue tous les paramètres un par un.

Configurer le format de l'année dans les numéros de facture

Vous pouvez choisir quelle année s’affiche dans les numéros de vos factures. Cela détermine la valeur insérée dans votre format de numérotation via les éléments [AA] et [AAAA] . Ces éléments sont expliqués plus loin dans cet article.

Vous avez trois options pour 'Format d'année de numéro de facture' :

• Année de la date de début de l'année fiscale (par défaut)
  • Utilise l’année de début de l’exercice comptable.
  • Exemple : Exercice commençant le 1er janvier 2025 → année affichée = 25.
  • Exemple (exercice décalé) : 1er juillet 2024 – 30 juin 2025 → une facture de janvier 2025 affichera l’année 24.
• Année de la date de la facture
  • Utilise l’année du calendrier à la date de la facture, indépendamment de l’exercice.
  • Exemple : Facture du 15 mars 2025 → année = 25, même si elle appartient à l’exercice 2024.
• Année de la date de fin de l'exercice fiscale
  • Utilise l’année à laquelle se termine l’exercice comptable.
  • Exemple : 1er juillet 2024 – 30 juin 2025 → les factures afficheront l’année 25.

Quel paramètre d’année choisir ?

• Exercice décalé ? Prenez bien le temps de réfléchir à votre choix pour éviter les confusions.
• Souhaitez-vous que l’année corresponde à la date de la facture ? Alors, choisissez « Année de la date de la facture ».
• Vous travaillez uniquement par exercice ? Dans ce cas, optez pour l’année de début ou de fin selon votre préférence.

💡 Si vous ne faites aucun choix, AdminPulse utilise par défaut l’année de la date de début de l'année fiscale.

👉 L’option choisie s’applique à toutes les factures et notes de crédit.

Configurer le début de l'exercice comptable

Vous décidez vous-même de la date de début de vos exercices comptables. Pour cela, deux champs sont disponibles :

• Début de l'exercice comptable dans la section Exercice actuel
• Début de l'exercice comptable dans la section Exercice suivant

Ces dates se définissent via un champ de sélection de date. La date effectivement modifiable dépend du fait que vous utilisiez un environnement AdminPulse nouveau ou déjà existant.

Configurer le début de l'exercice pour un nouvel environnement AdminPulse

Si vous venez de commencer avec AdminPulse, vous bénéficiez d’une flexibilité maximale :

• Vous pouvez choisir librement la date de début de l'exercice actuel
• Vous pouvez également définir la date de début de l'exercice suivant
• Conditions :
  • Exercice actuel : la date ne peut pas être antérieure à un an
  • Exercice suivant : à partir d’aujourd’hui ou une date ultérieure

De cette manière, votre comptabilité est parfaitement alignée sur votre année de travail.

Configurer le début de l'exercice dans un environnement AdminPulse existant

Si vous avez déjà clôturé un exercice ou généré des factures ou des notes de crédit, certaines restrictions s’appliquent afin de garantir la cohérence de votre administration :

Début de l'exercice actuel

• Ne peut plus être modifié une fois qu’un exercice précédent existe dans AdminPulse
• N’est plus modifiable si des factures ou notes de crédit numérotées existent déjà dans l’exercice en cours

Début de l'exercice suivant

• Reste modifiable tant qu’aucune facture ou note de crédit n’a été numérotée pour cette période

Configurer une numérotation séparée pour les notes de crédit

Vous pouvez décider si les notes de crédit doivent suivre une numérotation séparée ou partager le même compteur que vos factures. Ce choix s’effectue via l’option Numérotation séparée pour notes de crédit. Cochez ou décochez cette option selon la manière dont vous souhaitez organiser la numérotation:

• Désactivée (par défaut) – Compteur partagé pour les factures et notes de crédit :
  • Les factures et les notes de crédit utilisent le même compteur.
  • Dans ce cas, les factures et les notes de crédit utilisent un seul compteur, qui progresse chronologiquement
• Activée – Compteurs distincts pour factures et notes de crédit :
  • Les factures et les notes de crédit ont chacune leur propre compteur.
  • Vous pouvez définir une valeur de départ et un format de numérotation distinct pour les notes de crédit.

👉 Une fois qu'une note de crédit a été créée dans un exercice, vous ne pouvez plus modifier l’option de numérotation séparée pour cette année-là.

💡 Que vous utilisiez des compteurs séparés ou partagés, vous pouvez toujours définir un format personnalisé distinct pour les numéros de factures et de notes de crédit.

Définir le format des numéros de factures

Vous pouvez composer vous-même le format des numéros de facture à l’aide de éléments prédéfinis. Cela vous permet de créer une structure de numérotation claire, reconnaissable et professionnelle, adaptée à votre manière de travailler.

Cliquez dans le champ à côté de Format numéros de facture pour ouvrir le configurateur de formatage.

Que contient le configurateur de formatage ?

En haut, vous voyez les éléments disponibles pour composer le format. Cliquez sur l’un d’eux pour l’ajouter à votre format personnalisé :

• [AA] – année sur 2 chiffres (ex. : 25)
• [AAAA] – année sur 4 chiffres (ex. : 2025)
• [MM] – mois sur 2 chiffres (ex. : 01)
• [Numérateur:Nx] – compteur avec x chiffres (ex. : 0001)
• [Texte] – texte libre ou séparateurs (ex. : INV- ou -)

👉 L'élément [Numérateur:Nx] n’apparaît que s'il n’a pas encore été ajouté au format.

Au centre du configurateur, vous assemblez votre format personnalisé :

• Glissez les éléments pour en modifier l’ordre
• Supprimez un élément à l’aide de la croix (×)
• Pour le compteur : sélectionnez le nombre de chiffres souhaité (ex. : 4 pour « 0001 »)
• Pour du texte : saisissez votre propre texte ou des séparateurs

Des exemples et avertissements personnalisés s'affichent en bas du configurateur en fonction de ce que vous avez composé :

• Exemple – montre à quoi ressemblera le numéro de facture (ex. : 2025-0001)
• Premier numéro de facture – indique quel numéro sera affecté en premier
• Avertissements

Utilisez les boutons en bas pour Sauver, Supprimer, Faire un reset ou Annuler. Le bouton Sauver est désactivé tant qu’aucun compteur n’a été ajouté au format.

Règles à respecter pour le format de numérotation

Tenez compte des règles suivantes lors de la configuration du format des numéros de facture :

• Le format doit obligatoirement contenir un compteur ([Numérateur:Nx])
• Le numéro initial doit être au minimum 1
• Le format est défini séparément pour chaque exercice comptable
• AdminPulse ajoute automatiquement les zéros en début de numéro pour atteindre le nombre de chiffres défini (ex. : 0001).
  Si le compteur dépasse la longueur définie (par exemple 1000 pour un format N3), le numéro est tout de même affiché entièrement – le compteur grandit donc automatiquement.
• Le format final du numéro de facture ne peut pas dépasser 50 caractères.

👉 Ces paramètres restent toujours modifiables. Si vous modifiez le format de numérotation, il sera appliqué immédiatement à la prochaine facture à numéroter.

💡 Quelques bonnes pratiques pour vos numéros de facture

• Choisissez un format qui affiche clairement l’année et le numéro séquentiel
• Utilisez des séparateurs tels que "-" ou "/" pour améliorer la lisibilité
• Prévoyez suffisamment de chiffres (par ex. 4 ou 5) selon votre volume de factures
• Ajoutez un préfixe comme INV- ou CN- pour indiquer le type de document
• 👉 Adaptez le format aux exigences de votre logiciel comptable.
  Vérifiez que la longueur totale du numéro de facture ne dépasse pas ce que votre logiciel comptable autorise. Des numéros trop longs peuvent poser problème lors de l'import. 
  Consultez la documentation de votre logiciel comptable pour plus d’informations.
• Configurez le format du numéro de facture au début de l’exercice, avant de générer votre première facture.

Exemples de formats de numéros de factures

• [AA]-[Compteur:N4] → 25-0001, 25-0002,...
• [AAAA]/[Compteur:N3] → 2025/001, 2025/002,...
• INV-[AA]-[Compteur:N5] → INV-25-00001,...
• [AAAA]-[MM]-[Compteur:N3] → 2025-01-001,...
• Exemple détaillé: définir un numéro de facture sous la forme « FAC-000001 »
  
  Vous souhaitez que vos factures portent un numéro comme FAC-000001 ? Suivez ces étapes dans le configurateur de formatage :
  1. Cliquez 'Supprimer' pour partir de zéro
  2. Cliquez sur l'élément [Texte]
  3. Saisissez FAC- dans le champ texte
  4. Cliquez sur l'élement [Numérateur:Nx] pour ajouter un compteur
  5. Définissez le nombre de chiffres voulu pour le compteur (par ex. 6 → « 000001 »)

💡 AdminPulse ajoute automatiquement les zéros nécessaires au début du compteur, afin d'atteindre la longueur définie.

Définir le format des numéros de notes de crédit

Le formatage des numéros de notes de crédit se fait de manière séparée à côté de 'Format numéros notes de crédit' mais fonctionne de la même manière que pour les factures. Vous utilisez le même configurateur avec les mêmes éléments de configuration : [AA], [AAAA], [MM], [Texte], [Compteur:Nx]. L’ajout d’un compteur est également obligatoire.

Définir la valeur de départ du compteur de factures

La valeur de départ du compteur vous permet de définir à partir de quel numéro vos factures commenceront dans un exercice donné. Par exemple, vous pouvez choisir de démarrer votre numérotation à 100 ou 1000 plutôt qu’à 1.

Pourquoi utiliser une valeur de départ personnalisée pour le compteur de factures ?

• Pour un aspect plus professionnel de la numérotation
• Si vous avez peu de factures mais souhaitez afficher une série plus importante
• Pour assurer une continuité avec les années précédentes
• Pour rester cohérent avec d’autres systèmes tels que des logiciels comptables

À quoi faut-il faire attention lors du paramétrage de la valeur de départ ?

• Par défaut, le compteur commence à 1
• Vous définissez cette valeur séparément pour chaque exercice comptable
• La valeur de départ du compteur ne peut être définie que tant qu’aucune facture n’a été numérotée dans l’exercice en question. Dès qu’une facture est numérotée, le paramètre est verrouillé.

💡 Conseil : définissez cette valeur avant d’émettre la première facture de l’exercice.

Définir la valeur de départ du compteur des notes de crédit

Si vous souhaitez que les notes de crédit commencent à un numéro spécifique — différent de celui des factures — vous pouvez définir une valeur de départ distincte. Ceci n’est possible que si vous avez activé la numérotation séparée pour notes de crédit.

Quand pouvez-vous configurer une valeur de départ pour le compteur des notes de crédit ?

• Uniquement si la numérotation séparée pour les notes de crédit est activée
• Et uniquement s’il n’y a aucune note de crédit déjà numérotée dans l’exercice

💡 Conseil : procédez à ce paramétrage avant de créer votre première note de crédit.

Pourquoi utiliser une valeur de départ personnalisée pour les notes de crédit ?

• Démarrer les notes de crédit à un numéro différent de celui des factures
• Utiliser une plage distincte (ex. : CN-2001 pour les notes de crédit et IN-1001 pour les factures)
• Pour mieux s’aligner avec votre logiciel comptable ou d’autres systèmes