Avec AdminPulse, vous enregistrez vos heures de travail et vos absences de manière simple et rapide, tout en conservant une vue d’ensemble claire en tant qu’administrateur.
Les absences peuvent être ajoutées via l'option 'Nouvel enregistrement', directement depuis l’aperçu des enregistrements ou depuis le calendrier d'absences. Ce guide vous explique pas à pas comment procéder.
Enregistrer une absence via 'Nouvel enregistrement'
- Allez dans Enregistrement > Nouvel enregistrement et cliquez sur 'Ajouter une absence' au bas de l'écran
- Remplissez les informations nécessaires (plus de détails au sujet de la fenêtre pop-up ci-dessous)
- Enregistrez les données en cliquant sur Sauver
L'absence ajoutée apparaîtra dans la liste des enregistrements pour la journée sélectionnée. Utilisez les flèches de navigation en haut pour parcourir d'autres jours.
Ajouter une absence via l’aperçu des enregistrements
Les absences peuvent également être ajoutées facilement depuis l’écran d'aperçu des enregistrements.
- Allez dans l'aperçu des enregistrements (Enregistrements > Aperçu)
- Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de 'Ajouter' et sélectionnez 'Ajouter une absence'
- Saisissez les données de l'absence dans la fenêtre pop-up et enregistrez-les (plus de détails au sujet de la fenêtre pop-up ci-dessous)
L'absence apparaîtra dans l'aperçu et pourra facilement être filtrée par utilisateur, date ou type d'absence.
Ajouter une absence via le calendrier d’absences
- Accédez à GRH > Calendrier d’absences
- Cliquez en haut à droite sur '+Ajouter une absence' et sélectionnez 'Ajouter une absence'
- Renseignez les informations de l’absence dans la fenêtre pop-up et enregistrez-les (plus de détails au sujet de la fenêtre pop-up ci-dessous)
L’absence enregistrée s’affiche immédiatement dans le calendrier, où vous avez une vue d’ensemble de toutes les absences par collaborateur et par jour.
Détails de la fenêtre pop-up pour ajouter une absence
Dans la fenêtre pop-up 'Ajouter une absence', vous pouvez saisir rapidement et avec précision les données relatives à une absence. Voici un aperçu des champs et options disponibles.
Champs disponibles
- Propre entreprise : Choisissez l’entreprise concernée, si plusieurs sont configurées.
- Date : Indiquez la date de début de l'absence.
- Sujet : Sélectionnez le type d'absence (par exemple, congé ou maladie) parmi les options préconfigurées.
-
Options :
- En heures : Une période spécifique dans la journée. Renseignez les plages horaires 'De' et 'Jusqu'à'.
- Toute la journée : Sélectionnez cette option pour une absence sur une journée complète.
- Demi-journée : Choisissez cette option si l'absence ne couvre qu'une demi-journée.
-
Enregistrer des blocs ou périodes :
- Utilisez l’option 'Toute la journée' pour enregistrer plusieurs jours d’absence d'un coup (1).
- Précisez le nombre de jours consécutifs concernés par l'absence (2).
- AdminPulse calcule automatiquement les dates et associe les bonnes heures en fonction du calendrier de l'utilisateur (3).
Cliquez sur Sauver pour enregistrer les données ou sur Annuler pour annuler l’entrée.
Vue d’ensemble et rapports des absences
L’aperçu des enregistrements (Enregistrements > Aperçu) montre non seulement les heures travaillées, mais également toutes les absences. Grâce notamment au filtre de la colonne 'Type' du tableau d'aperçu, vous pouvez facilement :
- Consulter les enregistrements d’un utilisateur pour un mois spécifique.
- Voir le nombre total de jours de congé pour un utilisateur par an.
- Obtenir un aperçu des jours de maladie ou autres types d'absences.
En outre, des données liées aux absences sont aussi disponibles dans le menu Grh (disponible uniquement si vous disposez des droits d'accès suffisants).
💡Astuces
- Vous souhaitez ajouter une absence pour un collègue ? Filtrez d'abord l'aperçu (Enregistrements > Aperçu) ou le calendrier d'absences (Grh > Calendrier d'absences) par utilisateur, puis cliquez sur la flèche à côté de 'Ajouter'. Consultez également : FAQ - Puis-je ajouter un enregistrement, une absence ou une récup pour un(e) collègue ?
- Assurez-vous que les calendriers sont complets et à jour. La précision des enregistrements d'absence dépend de ces paramètres corrects.