L’Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches) offre une vision claire de l’état des tâches et sous-tâches sur une période donnée. Alors que le Tableau des tâches se concentre sur les tâches à faire ou en cours, l’Aperçu des tâches donne également des informations sur les tâches déjà accomplies. Grâce à l'utilisation de filtres, vous pouvez facilement y visualiser et modifier des données.
Sélectionnez un modèle de tâche dans le coin supérieur gauche pour afficher les tâches correspondantes en mode liste. Veuillez noter que seules les tâches basées sur un modèle de tâche apparaissent dans cet écran.
Que trouve-t-on dans l’Aperçu des tâches ?
Options de filtrage
En haut de la vue, vous pouvez appliquer des filtres, comme une période spécifique, un calendrier ou une relation, pour afficher uniquement les tâches pertinentes. Ces filtres déterminent les informations affichées dans le tableau. Consultez l’article sur les filtres dans l’Aperçu des tâches pour une explication détaillée.
Tableau de tâches
Le tableau contient des colonnes présentant des informations structurées sur les tâches :
- Relation, Mission, État, Date limite et Sous-tâches : Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier les données.
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Pastilles de statut : Ces indicateurs visuels avec des couleurs reflètent la progression des (sous-)tâches :
- Gris : À faire – pas encore commencé.
- Jaune : En cours – en train de se réaliser.
- Vert : Accompli – terminé.
- Bloqué (symbole d’interdiction) : La tâche ne peut pas être réalisée, par exemple en raison d’un document manquant.
- Non applicable (pastille noire avec une croix blanche) : La tâche n’est pas pertinente dans ce cas précis.
- Non exécuté (pastille avec un trait noire) : La tâche était planifiée, mais n’a pas été réalisée.
💡Astuce : Survolez une pastille pour voir des détails comme le/la responsable ou la date limite. Les pastilles vertes affichent également la date quand la tâche a été accomplie.
Boutons importants dans l’Aperçu des tâches
Boutons bascule
- Afficher la date accomplie : Remplace les pastilles vertes par les dates exactes d’achèvement des sous-tâches.
- Afficher les échéances : Remplace les pastilles jaunes et grises par les dates limites des sous-tâches.
- Afficher les champs : Ajoute les champs créés comme colonne, permettant de les remplir rapidement pour chaque tâche.
Exporter
- Exporter vers Excel : Exportez rapidement les données des tâches au format Excel.
- Exporter les mandats : Créez une liste des mandats disponible sous forme de document Excel pour un traitement externe.
Actions globales
Consultez l’article sur les actions globales dans l’Aperçu des tâches pour en savoir plus sur la gestion en masse de plusieurs tâches dans l'Aperçu des tâches.
Actions uniques dans l’Aperçu des tâches
À la fin de chaque ligne du tableau, vous trouverez des boutons d’action permettant :
- D’enregistrer du temps sur une tâche ou sous-tâche.
- D’ouvrir les détails d’une tâche.
- De partager une tâche.
- D’ouvrir des tâches dans le Tableau des tâches.
- De supprimer une tâche.
Comment utiliser l’Aperçu des tâches ?
Modifier le statut des (sous-)tâches
Cliquez sur une pastille pour changer le statut d’une (sous-)tâche. Survolez une pastille avec votre souris et cliquez sur la flèche pour plus d’options, comme :
- Ouvrir les détails de la (sous)tâche.
- Ajouter un enregistrement.
Consulter les remarques 
Les tâches comportant des remarques sont signalées par une bulle. Survolez-la pour voir les remarques récurrentes ou spécifiques à la tâche.
Ouvrir les pièces jointes 
Les tâches avec documents sont indiquées par des trombones. Survolez les trombones pour voir le titre du document, ou cliquez dessus pour accéder directement aux détails de la tâche et au document.
Trier et organiser les données dans l’Aperçu des tâches
Vous pouvez trier les données en cliquant sur un en-tête de colonne, comme :
- Trier par Relation pour regrouper les tâches par relation.
- Trier par Mission pour obtenir une vue des différents types de missions sur une période donnée.
- Trier par État pour regrouper les tâches en fonction de leur avancement (par exemple, non démarrées, en cours ou terminées).
- Trier par Date limite pour rester concentré sur les priorités.
Sur les colonnes de Statut et des sous-tâches, vous pouvez appliquer des filtres supplémentaires en cliquant sur l'icône d'entonnoir. Lorsque ce filtre est activé, l'icône d'entonnoir devient rouge pour indiquer visuellement qu'un filtre a été appliqué.
💡Astuce : Combinez les options de tri avec les filtres pour une vue encore plus précise.
💡Bon à savoir
Vous souhaitez tirer le meilleur parti de l’Aperçu des tâches ? Consultez les articles suivants :
- Aperçu des tâches : Filtres – Découvrez comment rendre visibles les tâches et informations spécifiques grâce aux filtres.
- Aperçu des tâches – Actions globales – Apprenez à économiser du temps en gérant plusieurs tâches d’un seul coup.