💡Consultez éventuellement d’abord l'article Vue d’ensemble : Tableau des tâches – Structure et contenu pour en savoir plus sur la structure générale du Tableau des tâches et les fonctionnalités de base.
Filtres et recherche de tâches sur le Tableau des tâches
En haut du Tableau des tâches, vous trouverez un aperçu de l’état de votre liste de tâches par rapport aux dates limites. Cela vous offre un aperçu immédiat des éléments suivants :
- Total : Nombre total de tâches visibles sur le Tableau des tâches.
- Où je peux commencer : Tâches prêtes à être commencées.
- Bloqué : Nombre de tâches actuellement bloquées.
- Après la date limite : Nombre de tâches dont la date limite est dépassée.
- Date limite dans une semaine, deux semaines ou trois semaines : Nombre de tâches avec une date limite dans ces périodes spécifiques.
Cliquez sur l’un des chiffres en haut pour voir uniquement la catégorie de tâches correspondante. Cela vous permet de prioriser vos actions rapidement :
- Tâches bloquées : Consultez ces tâches pour déterminer si vous pouvez aider à débloquer une tâche, ce qui peut permettre au sujet d’avancer.
- Tâches après la date limite : Identifiez ces tâches pour ajuster les priorités ou informer les clients en cas de retard.
- Où je peux commencer : Travaillez sur ces tâches immédiatement disponibles, sans blocages. Cela vous permet d’accélérer votre flux de travail.
- Date limite dans une semaine : Concentrez-vous sur ces tâches pour terminer les éléments urgents à temps.
Options de filtre disponibles
Grâce aux filtres, vous pouvez rechercher rapidement et précisément une tâche ou sous-tâche spécifique. Combinez plusieurs filtres, par exemple une relation, un utilisateur ou une échéance, pour obtenir des résultats ciblés.
Voici les options de filtre disponibles :
- Relation : Filtrer sur une relation spécifique.
- Tâche assignée à : Affichez uniquement les tâches assignées à un utilisateur spécifique.
- Modèles de tâche : Filtrer sur les modèles sur lesquels les tâches sont basées.
- Sous-tâche sélectionnée : Recherchez des sous-tâches spécifiques au sein d’un modèle de tâche.
- Statut : Filtrer sur le statut actuel des tâches, comme À faire, En cours, Accomplies ou Non accomplies.
-
Statut des sous-tâches : Filtrer les tâches sur base du statut des sous-tâches.
- Filtre 'À faire' : Affiche les tâches et leurs sous-tâches si une sous-tâche est marquée comme 'À Faire'.
- Filtre 'En cours' : Affiche les tâches et leurs sous-tâches si une sous-tâche est marquée comme 'En cours'.
- Filtre 'Accomplie' : Affiche les tâches et leurs sous-tâches si une sous-tâche est marquée comme 'Accomplie'.
- Filtre 'Non accomplie' : Affiche les tâches principales et leurs sous-tâches si une sous-tâche est marquée soit comme 'À faire' soit comme 'En cours'.
- Calendrier : Recherchez les tâches liées à des calendriers spécifiques.
- Intervalle de dates : Filtrer sur une période spécifique via une sélection De - À.
Options et réglages supplémentaires
- Filtrer (et afficher) uniquement les sous-tâches de l’utilisateur sélectionné : Activez cette option pour limiter la liste visible aux seules sous-tâches de l’utilisateur choisi.
- Filtrer les tâches que l’utilisateur sélectionné peut commencer : Montrez uniquement les tâches pouvant être exécutées immédiatement par l’utilisateur sélectionné.
Cliquez sur 'Plus de filtres' pour accéder à des options de filtrage supplémentaires, telles que 'Afficher les tâches du passé'. Cela vous permet de visualiser les tâches terminées et dont la date limite est dépassée. Si vous avez utilisé un filtre et souhaitez voir à nouveau toutes les tâches, cliquez sur 'Réinitialiser les filtres'.
Avec la fonction 'Sauvegarder recherche', vous pouvez enregistrer des paramètres de filtres spécifiques. Cela est particulièrement utile si vous consultez fréquemment le même groupe de tâches, comme toutes les tâches avec une échéance d’une semaine assignées à un utilisateur spécifique.
Travailler avec des tâches et sous-tâches sur le Tableau des tâches
Ajouter une tâche
Les tâches peuvent être ajoutées au Tableau des tâches de deux manières :
- Automatiquement : Via la planification des tâches.
-
Manuellement :
Suivez ces étapes pour ajouter une tâche manuellement :
- Cliquez sur le bouton '+ Ajouter' en haut à droite du Tableau des tâches.
- Choisissez d'utiliser un modèle de tâche existant ou désactivez 'Utiliser un modèle de tâche' pour créer une nouvelle tâche unique.
- Remplissez les paramètres nécessaires, tels que :
- Relation
- Date limite
- Attribué à
- Article de la liste des prix
- Tags
- Remarque
- Cliquez sur OK pour ajouter la tâche au Tableau des tâches.
Ajouter une sous-tâche
Si vous souhaitez diviser une tâche en sous-tâches ou ajouter une action supplémentaire, voici comment procéder :
- Ouvrez la tâche principale en cliquant sur l’icône triangulaire à gauche de la tâche.
- Cliquez sur le bouton + sous la colonne 'À faire'.
- Remplissez les détails de la sous-tâche. Si aucune date limite n’est spécifiée, la sous-tâche héritera automatiquement de la date limite de la tâche principale.
- Cliquez sur Enregistrer pour ajouter la sous-tâche.
Modifier une tâche ou une sous-tâche
Les tâches et sous-tâches peuvent être modifiées facilement. Voici les étapes générales :
Modifier une tâche principale
- Cliquez sur le titre de la tâche pour l’ouvrir et afficher tous les détails.
- Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur Enregistrer.
- Pour attribuer une tâche à un autre utilisateur, cliquez directement sur le champ 'Assigné à' ou sur le nom de l’utilisateur actuel. Vous pouvez également modifier la date limite et le statut de cette manière.
Modifier une sous-tâche
- Cliquez sur le titre de la sous-tâche pour ouvrir ses détails.
- Modifiez les informations nécessaires et cliquez sur Enregistrer.
- Faites glisser la sous-tâche vers une autre colonne de statut pour mettre à jour son avancement.
💡 Conseils :
- Le statut d’une tâche principale est automatiquement mis à jour sur 'Accomplie' lorsque toutes les sous-tâches associées ont été déplacées dans la colonne 'Accomplie'.
- Si vous indiquez pour une tâche principale qu'elle est 'Accomplie', toutes ses sous-tâches seront automatiquement marquées comme 'Accomplies'.
- Modifier la date limite d’une tâche principale met également à jour les dates limites des sous-tâches associées. L’inverse ne s’applique pas.
Supprimer des tâches
👉 Faites preuve de prudence lors de la suppression des tâches, car cette action est irréversible. La suppression d’une tâche principale supprime également toutes les sous-tâches associées.
Supprimer une tâche principale
Pour supprimer une tâche principale, suivez ces étapes :
- Survolez le coin supérieur droit de la tâche avec votre souris.
- Cliquez sur les trois points ('...') et sélectionnez Supprimer.
Supprimer une sous-tâche
Suivez les mêmes étapes que pour une tâche principale, mais appliquez-les à une sous-tâche.
Blocage et déblocage de sous-tâches
Utilisez l’option 'Bloquer' lorsqu’une sous-tâche ne peut pas être réalisée temporairement :
- Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la sous-tâche et choisissez 'Bloquer'.
- La sous-tâche sera marquée avec une couleur lilas et une icône d’interdiction pour la signaler comme bloquée.
- Ajoutez éventuellement un commentaire pour indiquer la raison du blocage.
Pour débloquer une sous-tâche, choisissez 'Débloquer' dans le même menu ou faites glisser la sous-tâche vers une autre colonne de statut.
Marquer une sous-tâche comme non applicable
Avec l’option 'Marquer comme non applicable', vous pouvez indiquer qu’une sous-tâche n’est plus pertinente dans le contexte actuel. Cela peut être utile dans les situations suivantes :
- Une tâche conditionnelle n’est plus nécessaire en raison d’un changement dans le processus.
- Une décision externe rend une action ou une tâche obsolète.
- Une tâche ajoutée à titre de préparation ne sera finalement pas réalisée.
- Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la sous-tâche et sélectionnez 'Marquer comme non applicable'.
- Le titre de la sous-tâche sera barré et sera automatiquement déplacée dans la colonne « Accomplie ».
Si vous souhaitez rendre la sous-tâche à nouveau applicable, cliquez sur 'Marquer comme applicable' dans le même menu ou glissez la sous-tâche dans une autre colonne de statut.
Marquer une sous-tâche comme non exécuté
L’option 'Marquer comme non exécuté' est utilisée pour indiquer qu’une sous-tâche est clôturée sans avoir été exécutée. Cette fonctionnalité est utile dans les cas suivants :
- Une tâche n’a pas été commencée en raison de facteurs externes comme un changement inattendu de priorités.
- Une tâche de faible priorité est délibérément ignorée pour garantir l’achèvement des éléments critiques à temps.
- Une tâche planifiée s’avère finalement inutile après une révision ou une consultation.
- Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la sous-tâche et sélectionnez 'Marquer comme non réalisé'.
- Le titre de la sous-tâche sera barré et sera automatiquement déplacée dans la colonne « Accomplie ».
Si vous voulez réactiver la sous-tâche, cliquez sur 'Marquer comme à réaliser' dans le même menu ou glissez la sous-tâche vers une autre colonne de statut.
Partager une tâche ou une sous-tâche
Avec l’option 'Partager', vous pouvez partager une tâche ou une sous-tâche avec un(e) collègue. Cela est utile dans les cas suivants :
- Vous souhaitez informer un(e) collègue d’une tâche spécifique qui est pertinente pour leur travail.
- Un(e) collègue doit suivre ou finaliser une tâche.
- Vous souhaitez faciliter la collaboration en fournissant des détails supplémentaires ou du contexte autour d’une tâche.
- Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la tâche ou sous-tâche et sélectionnez 'Partager'.
- Utilisez le champ 'Utilisateurs' pour choisir un(e) collègue à informer.
- Ajoutez un commentaire dans le champ 'Remarque' pour fournir plus de contexte ou d’instructions.
- Cliquez sur 'Partager' pour envoyer la notification.
Enregistrer du temps et des coûts sur le Tableau des tâches
Vous pouvez enregistrer directement du temps ou des coûts sur une tâche ou sous-tâche à partir du Tableau des tâches. Consultez les détails sur l’enregistrement du temps pour plus d’informations.