AdminPulse permet d'utiliser plusieurs propres entreprises au sein d'un même environnement AdminPulse partagé. Cette fonctionnalité est utile si votre cabinet regroupe plusieurs sociétés ou entités opérationnelles.
Vous créez chaque employé une seule fois. Les employés peuvent enregistrer des prestations pour les relations de toutes les propres entreprises et consulter l'ensemble de leurs tâches dans l'Aperçu des tâches. Vous pouvez également établir des rapports sur plusieurs propres entreprises. Chaque entreprise peut conserver ses propres paramètres, comme ses modèles de factures, sa numérotation et ses intégrations pour la facturation.
👉 Chaque relation est rattachée à une seule propre entreprise. Si vous travaillez pour le même client depuis deux propres entreprises, créez un dossier relation distinct pour chacune d'elles.
Cet article explique comment ajouter une propre entreprise, quels éléments vous configurez par entreprise, quels éléments sont partagés et comment utiliser les relations, la facturation et les filtres lorsque vous avez plusieurs propres entreprises.
Ajouter une propre entreprise
👉 Après avoir ajouté une propre entreprise, vous ne pouvez plus la supprimer vous-même. Vous pouvez toutefois continuer à modifier ses données.
Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez ajouter une propre entreprise comme suit :
- Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée pour ouvrir les paramètres > Propre entreprise.
- Cliquez sur + Ajouter une propre entreprise.
- Complétez les champs Nom, Numéro d'entreprise et Pays.
- Cliquez sur Ajouter.
Un onglet supplémentaire apparaît en haut de l'écran Propre entreprise. Ouvrez cet onglet pour compléter les autres données de la nouvelle propre entreprise.
💡 Lorsque vous ajoutez une propre entreprise, AdminPulse consulte immédiatement la BCE sur la base du numéro d'entreprise. AdminPulse complète les champs suivants s'ils sont encore vides : Téléphone, E-mail, Forme juridique et Adresse. Le nom que vous avez saisi reste inchangé.
Si l'entreprise figure dans la BCE, AdminPulse complète également le Numéro de TVA avec le code du pays suivi du numéro d'entreprise.
Si le numéro d'entreprise ne figure pas dans la BCE, complétez vous-même les données dans l'onglet de la nouvelle entreprise.
💡 Lorsque vous ajoutez une propre entreprise, AdminPulse effectue automatiquement plusieurs opérations :
- AdminPulse crée les exercices comptables ;
- AdminPulse crée une relation de type Propre entreprise ;
- AdminPulse copie les modèles de documents ;
- AdminPulse associe les modèles d'e-mails par défaut ;
- AdminPulse crée les signatures d'e-mail.
Quels éléments sont configurés par propre entreprise et lesquels sont partagés ?
Certains éléments et paramètres s'appliquent à une seule propre entreprise. D'autres sont disponibles dans tout votre environnement AdminPulse ou peuvent être associés à plusieurs propres entreprises.
| Élément | Fonctionnement avec plusieurs propres entreprises |
|---|---|
| Relations | Chaque relation est rattachée à une seule propre entreprise. |
| Employés | Chaque employé n'est créé qu'une seule fois dans l'environnement AdminPulse. Il est rattaché à une propre entreprise, mais peut travailler pour les relations de toutes les propres entreprises. |
| Équipes | Les équipes existent au niveau de l'environnement et peuvent être associées à une ou plusieurs propres entreprises. |
| Exercices comptables et numérotation des factures | Chaque propre entreprise possède ses propres exercices comptables et sa propre numérotation. |
| Jours fériés | Vous les configurez par propre entreprise. |
| Modèles de lettres et de factures | Un modèle peut s'appliquer à une propre entreprise ou à toutes les propres entreprises. |
| Signatures d'e-mail, paramètres d'e-mail et MagicMail | Vous les configurez par propre entreprise. |
| Intégrations pour la facturation | Vous les configurez par propre entreprise. |
| Grilles tarifaires, profils de prix, éléments de liste de prix et étiquettes | Ces éléments sont partagés dans tout l'environnement. |
| Paramètres généraux | Vous les configurez généralement par propre entreprise. Les paramètres accompagnés d'une icône en forme de globe s'appliquent à toutes les entreprises. |
| Code d'identification unique (d'une relation) | AdminPulse génère ce code automatiquement. Le code est unique dans tout l'environnement. |
| Code client | AdminPulse vérifie si le code client est déjà utilisé dans tout l'environnement. |
| Identifiant comptable | AdminPulse vérifie si l'identifiant est déjà utilisé au sein de la même propre entreprise. |
👉 AdminPulse vous avertit en cas de valeur en double, mais vous pouvez quand même enregistrer les données.
Paramètres généraux
Dès que votre environnement contient plusieurs propres entreprises, l'écran Paramètres généraux affiche un onglet distinct pour chaque entreprise.
Certains paramètres s'appliquent à tout votre environnement. Vous les reconnaissez à l'icône en forme de globe. Toute modification de l'un de ces paramètres s'applique immédiatement à toutes les propres entreprises.
Les paramètres suivants s'appliquent à tout l'environnement :
- toute la section Revue qualité ;
- Attribution obligatoire d'une relation aux documents et Documents nécessitant une signature ;
- les paramètres de téléchargement et de traitement d'une liste de mandats ;
- Verrouillage des enregistrements autorisé, Enregistrements autorisés à partir de, Absences autorisées à partir de et Enregistrements d'heures supplémentaires autorisés pendant un jour d'absence ;
- Enregistrement initié du Tableau des tâches et Article de la liste de prix par défaut pour enregistrement initié du Tableau des tâches ;
- Utilisez le même format de code client pour toutes les propres entreprises et Utilisez le même format pour le l'identifiant comptable pour toutes les propres entreprises ;
- Renommer les profils de collaborateurs.
Employés et équipes
Vous créez chaque employé une seule fois dans votre environnement. Chaque employé est toutefois rattaché à une seule propre entreprise. Vous sélectionnez cette entreprise dans le champ Propre entreprise de la fiche employé. Elle détermine notamment la liste de prix par défaut et le compteur d'absences de l'employé.
Un employé peut enregistrer des prestations pour les relations de toutes les propres entreprises.
Les équipes existent au niveau de l'ensemble de l'environnement. Vous pouvez toutefois associer une équipe à une ou plusieurs propres entreprises. Les employés et les relations d'une entreprise associée deviennent alors automatiquement membres de cette équipe. AdminPulse tient à jour ces attributions liées à l'entreprise.
Si vous déplacez un employé ou une relation vers une autre propre entreprise, AdminPulse supprime les équipes attribuées via l'entreprise précédente. Une équipe que vous aviez également attribuée manuellement reste associée.
💡 Les équipes vous permettent de limiter l'accès aux données d'une propre entreprise. Pour savoir comment les configurer, consultez Équipes propre entreprise : limiter l'accès par propre entreprise.
Jours fériés
Vous configurez les jours fériés par propre entreprise. Pour les enregistrements, AdminPulse tient compte des jours fériés de la propre entreprise à laquelle l'employé est rattaché.
Modèles de lettres et de factures
Vous pouvez associer les modèles de lettres et de factures à une propre entreprise ou les utiliser pour toutes les propres entreprises. Lorsque vous sélectionnez une entreprise dans le filtre, AdminPulse affiche ses modèles ainsi que ceux qui s'appliquent à toutes les entreprises.
Chaque propre entreprise peut utiliser des modèles de factures avec sa propre mise en page et son propre logo.
Dans l'Aperçu des modèles de factures actifs par propre entreprise, vous voyez quel modèle est actif pour chaque entreprise, type de modèle et langue. Les icônes fournissent les informations suivantes :
- un symbole d'avertissement rouge : aucun modèle de facture n'est disponible pour cette combinaison ;
- une icône d'information : AdminPulse utilise un modèle d'un autre type ;
- une icône en forme de globe : AdminPulse utilise un modèle applicable à toutes les propres entreprises.
Facturation et numérotation
Chaque propre entreprise possède ses propres exercices comptables et sa propre numérotation des factures. Pour chaque entreprise, vous définissez le format, la valeur de départ et le compteur continu des factures et des notes de crédit. Les numérotations des différentes entreprises restent ainsi distinctes.
Vous configurez également les intégrations de facturation par propre entreprise. Il s'agit notamment de la stratégie d'exportation vers le logiciel comptable, du format de la facture électronique et des plateformes connectées. Chaque entreprise peut donc utiliser une intégration différente.
Pour les actions suivantes, AdminPulse tient compte de la propre entreprise :
- vous pouvez uniquement fusionner des factures de la même propre entreprise ;
- vous pouvez uniquement exporter les factures d'une seule propre entreprise à la fois. Sélectionnez une propre entreprise dans les Filtres sophistiqués ou sélectionnez uniquement des factures rattachées à la même propre entreprise.
Modèles de missions
Lorsque vous utilisez plusieurs propres entreprises, une colonne Propre entreprise apparaît dans l'aperçu des modèles de missions. Vous y choisissez l'entreprise à laquelle le modèle s'applique. Si vous ne sélectionnez aucune propre entreprise, la colonne affiche Utilisez le paramètre de relation et le modèle suit la propre entreprise de la relation.
Documents, MagicMail et domaines d'e-mail
Chaque propre entreprise possède sa propre adresse MagicMail. Si vous envoyez un document à l'adresse d'une entreprise, il est associé à cette entreprise. Pour consulter ou modifier l'adresse, ouvrez Paramètres généraux, sélectionnez l'onglet de la propre entreprise et accédez au champ Adresse pour e-mail à 'Documents' (dans à, CC ou CCI).
Si plusieurs propres entreprises utilisent le même domaine d'e-mail, vous ne devez le vérifier qu'une seule fois. Une fois le domaine vérifié pour une propre entreprise, AdminPulse affiche le statut Vérifié par une autre propre entreprise pour les autres.
Notifications
Dans les Paramètres des notifications, vous indiquez pour chaque propre entreprise si vous souhaitez recevoir des notifications. Vous pouvez, par exemple, suivre uniquement les relations de l'entreprise pour laquelle vous travaillez.
Le choix par propre entreprise n'a d'effet que si vous avez également activé les notifications pour toutes les relations.
Relations avec plusieurs propres entreprises
Ajouter une relation
Lorsque vous ajoutez une relation, vous choisissez la propre entreprise à laquelle elle est rattachée. Ce choix est disponible, que vous ajoutiez la relation depuis la BCE ou que vous l'ajoutiez manuellement.
💡 Par défaut, AdminPulse propose la propre entreprise de l'employé qui crée la relation. Vous pouvez encore modifier ce choix pendant la création.
Rechercher des relations existantes
Dans la section Identification de la fiche relation, vous voyez à quelle propre entreprise la relation est rattachée.
Dans l'aperçu des relations, utilisez les Filtres sophistiqués / Plus de filtres pour afficher les relations d'une ou de plusieurs propres entreprises.
Déplacer une relation vers une autre propre entreprise
👉 Vous pouvez modifier le champ Propre entreprise d'une relation existante. AdminPulse effectue alors automatiquement les adaptations suivantes :
- AdminPulse supprime les modèles de factures définis pour la relation ;
- AdminPulse déplace les factures provisoires de la relation vers la nouvelle propre entreprise ;
- AdminPulse recalcule les équipes et supprime celles qui avaient été attribuées par l'intermédiaire de l'ancienne propre entreprise. Les équipes que vous aviez également attribuées manuellement restent associées ;
- AdminPulse réexécute les contrôles d'erreurs sur les missions de la relation.
👉 Une mission peut être rattachée à une autre propre entreprise que la relation. Vous choisissez cette entreprise dans la fenêtre Ajouter mission ou directement dans la mission. Si vous ne sélectionnez aucune propre entreprise, la mission reprend celle de la relation.
Travailler avec plusieurs propres entreprises
Facturation interne
Si un employé d'une propre entreprise travaille pour une relation d'une autre propre entreprise, vous pouvez refacturer ces prestations en interne. AdminPulse crée alors, au nom de l'entreprise de l'employé, une facture destinée à la propre entreprise de la relation.
👉 Pour facturer une propre entreprise en interne, renseignez le champ Relation facturation interne pour cette entreprise. Ce champ se trouve sur l'écran Propre entreprise et renvoie à la relation de type Propre entreprise qui représente cette entreprise. La relation liée doit également disposer d'une planification de facturation sans mission.
💡 Vous ne pouvez pas fusionner une facture interne avec une autre facture, même avec une autre facture interne. Pour en savoir plus, consultez Travailler avec la facturation interne : configuration et utilisation.
Mandats
Lorsque vous importez une liste de mandats, AdminPulse utilise le numéro d'entreprise ou le numéro de TVA du mandataire pour identifier la propre entreprise concernée. Les nouvelles relations sont automatiquement rattachées à cette propre entreprise. Vous pouvez ainsi importer une seule liste pour tout votre environnement.
👉 AdminPulse ignore une ligne dans les situations suivantes :
- le numéro d'entreprise ou le numéro de TVA du mandataire ne correspond à aucune propre entreprise de votre environnement ;
- la relation est déjà rattachée à une autre propre entreprise.
Filtrer par propre entreprise
Dès que votre environnement contient deux propres entreprises, un filtre supplémentaire apparaît dans plusieurs écrans d'aperçu. Il vous permet de sélectionner une ou plusieurs propres entreprises.
| Groupe de menus | Écrans |
|---|---|
| Enregistrement | Aperçu |
| Dossiers relations | Relations, Aperçu des planifications de facturation, Aperçu des programmations des tâches et Interactions |
| Facturation | Enregistrements non liés, Factures provisoires, Factures, Transactions et Facturation interne |
| Tâches | Aperçu des tâches, Liste de tâches, Dashboard des tâches, Capacité des employés, Matrice des attributions par relation et Matrice de planification des tâches par relation |
| Documents | Documents et E-mails |
| Grh | Heures par employé, Absences par employé et Calendrier d'absences |
| Rapports | Rapports |
| Paramètres | Employés |
Sur certains écrans, le filtre apparaît en haut, par exemple dans Enregistrement > Aperçu. Sur d'autres écrans, notamment ceux de la facturation, vous le trouverez dans les Filtres sophistiqués / Plus de filtres.
👉 Le Dashboard, c'est-à-dire l'écran d'accueil, et les Compteurs d'absences fonctionnent avec une seule propre entreprise à la fois. Sur ces écrans, sélectionnez une entreprise dans la liste déroulante.
💡 Bon à lire
Les articles suivants concernent les fonctionnalités présentées ici :
- Propre entreprise : compléter et gérer les données de votre cabinet
- Équipes propre entreprise : limiter l'accès par propre entreprise
- Définir une propre entreprise par mission
- Comment utiliser le même format pour le code client et l'identifiant comptable par propre entreprise ?
- Travailler avec la facturation interne : configuration et utilisation
- FAQ - Puis-je supprimer ou désactiver une propre entreprise ?