L'écran des Enregistrements (Enregistrement > Aperçu) offre une vue claire de tous vos enregistrements. L’écran se compose de deux parties principales :
- Filtres en haut : Ces filtres vous permettent de sélectionner les enregistrements spécifiques que vous souhaitez consulter.
- Liste des enregistrements en bas : Un aperçu des enregistrements filtrés où vous pouvez effectuer différentes actions, individuellement ou globalement.
Cet article vous apprend tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation des filtres, les informations affichées dans la liste et les actions à effectuer.
Partie supérieure : Filtres
Les filtres en haut de l'écran des enregistrements vous aident à trouver des enregistrements spécifiques. Vous pouvez configurer les filtres suivants :
- Utilisateur : Choisissez de quel utilisateur vous souhaitez voir les enregistrements.
- Relation : Sélectionnez une relation spécifique.
- Période : Sélectionnez une période, comme "Aujourd'hui", "Ce mois" ou configurez une période personnalisée en indiquant des dates de début et de fin.
- Type d'article de liste de prix : Filtrez selon le type d'article de liste de prix.
- Modèle de tâche : Filtrez les enregistrements en fonction d'un modèle de tâche spécifique.
- Prospect/Client/Propre entreprise : Choisissez si les enregistrements concernent un prospect, un client ou des activités internes de votre entreprise.
Vous pouvez trier et affiner davantage les résultats directement dans les colonnes de la liste des enregistrements :
- Par Type : Temps, Produit/Coût, Distance, Absence ou Récuperation.
- Par caractéristique de facturation : Facturable, Dans le forfait, Ne jamais facturer ou Facture.
Lorsqu'un filtre supplémentaire est appliqué à une colonne, la petite icône de filtre située à côté du nom de la colonne devient rouge. Cela vous permet de voir rapidement les filtres actuellement actifs.
Pour trier les données dans une colonne, cliquez sur le nom de la colonne. Vous pouvez trier les données par ordre croissant ou décroissant. Un petit triangle à côté du nom de la colonne indique qu’un tri est actif et montre la direction du tri.
Filtres avancés
Si l'option de filtre souhaitée n'est pas visible, cliquez sur "Filtres sophistiqués" pour activer des options de filtres supplémentaires, comme les tags, la date de la facture, le groupe de relations, le modèle de mission, et plus encore.
Informations disponibles immédiatement
En haut de l'écran, en fonction des filtres définis, les valeurs suivantes s'affichent automatiquement :
- Durée totale : Le nombre total d'heures et de minutes des enregistrements filtrés.
- Montant moyen par heure : Le tarif horaire moyen calculé, basé sur le montant facturable divisé par le nombre total d'heures.
- Montant enregistré : Le montant initialement enregistré, indépendamment des modifications effectuées lors de la facturation.
- Montant facturable : Le montant pouvant être facturé, calculé uniquement sur la base des enregistrements facturables dans la liste.
- Total : La somme des montants facturables pour les enregistrements sélectionnés. Pour les enregistrements non modifiés, ceci est égal au montant enregistré.
Partie inférieure : Liste des enregistrements
La liste des enregistrements affiche tous les enregistrements correspondant aux filtres définis. Pour chaque enregistrement, vous trouvez les détails suivants :
- Date : La date à laquelle l'enregistrement se réfère.
- Utilisateur : La personne qui a saisi l'enregistrement.
- Relation : La relation pour laquelle l'enregistrement a été fait.
- Détails de l'enregistrement : Des informations telles que le type d’enregistrement (temps, coût, distance), le début et la fin, la quantité (heures, produits ou kilomètres), la mission, la tâche et d'autres informations pertinentes.
- Facturable : Indique si l’enregistrement peut être facturé.
- Dans le forfait : Montre si l'enregistrement est inclus dans le forfait.
- Ne jamais facturer : Pour les enregistrements qui ne doivent pas figurer sur une facture (ni sur une facture provisoire).
- Facture : Indique si un enregistrement a été facturé sur une facture numérotée, ou se trouve sur une facture provisoire (avec un lien cliquable).
- Remarque : Une bulle de texte apparaît s'il y a des remarques saisies.
Modifier les colonnes
À l’aide du bouton "Modifier les colonnes" en haut de la liste, vous pouvez définir quelles informations vous souhaitez rendre visibles.
Actions disponibles dans l'écran Enregistrements
Actions par enregistrement
Avec des actions individuelles, vous pouvez modifier un seul enregistrement. Cliquez sur le bouton correspondant dans la colonne 'Actions' pour :
- Enregistrements non facturés : Ajouter à une facture provisoire, modifier ou supprimer.
- Enregistrements sur une facture provisoire : Remettre l'enregistrement à l’état "à facturer" ou consulter.
- Enregistrements facturés : Uniquement consulter (modifications non autorisées).
Actions globales
En sélectionnant un ou plusieurs enregistrements, vous pouvez effectuer des actions globales :
- Modifier champ : Apportez des modifications à plusieurs enregistrements en une seule fois, par exemple passer à "Ne jamais facturer," "Dans le forfait" ou "Facturable."
- Ajouter à la facture provisoire : Sélectionnez plusieurs enregistrements et ajoutez-les en un seul clic à une facture provisoire.
Ajouter un enregistrement/une absence/ une récup
Dans l'écran des Enregistrements, vous pouvez ajouter un nouvel enregistrement ou une absence, que ce soit pour vous-même ou pour un autre utilisateur. Suivez les étapes ci-dessous selon la situation.
Ajouter un enregistrement/une absence/une récup pour vous-même
- Cliquez sur 'Ajouter' : En haut à droite de l’écran, trouvez le bouton vert 'Ajouter'.
- Voulez-vous ajouter une Absence ou une Récup ? Cliquez sur le triangle à côté de 'Ajouter' et sélectionnez l’option souhaitée dans le menu déroulant.
- Remplissez les détails : Entrez toutes les informations nécessaires, notamment le type, l'heure de début et de fin, la quantité, la description, le résumé de communication et d'autres informations pertinentes.
- Enregistrez : Cliquez sur 'Enregistrer' ou 'Sauvegarder' pour valider l'enregistrement ou l'absence. Le nouvel enregistrement sera ajouté.
Ajouter un enregistrement/une absence/une récup pour un autre utilisateur
- Sélectionnez l’utilisateur : Utilisez le filtre 'Utilisateur' en haut de l’écran et choisissez l’utilisateur pour lequel vous voulez ajouter un enregistrement ou une absence.
- Cliquez sur le triangle à côté de 'Ajouter' : Une fois l’utilisateur sélectionné, cliquez en haut à droite sur le triangle à côté du bouton vert 'Ajouter.' Vous verrez des options pour ajouter un enregistrement, une absence ou un temps de récup.
- Remplissez les détails : Renseignez les informations nécessaires, comme le type, la durée, la mission ou la raison de l’absence.
- Enregistrez : Cliquez sur 'Enregistrer' ou 'Sauvegarder' pour valider l'enregistrement.
Exporter vers Excel
Exportez la liste des enregistrements vers Excel, en fonction des filtres définis. Lors de l'export, des colonnes supplémentaires sont ajoutées, telles que :
- Date de création : La date à laquelle l’enregistrement a été créé.
- Créé par : L’utilisateur qui a saisi l’enregistrement.
- Dernière modification : La date de la dernière mise à jour de l’enregistrement.
- Modifié par : La personne qui a effectué la modification.
Les enregistrements générés automatiquement par AdminPulse affichent "no-reply@syneton.be" comme utilisateur.