Dans le dossier client, vous conservez toutes les données relatives au client.
Cliquez sur une icône "téléphone" pour téléphoner via Skype (ou une autre appli VoIP). Cliquez sur un icône "e-mail" pour envoyer un e-mail immédiatement. Si cela ne fonctionne pas, consultez la section Tips & tricks de ce menu d'aide pour obtenir des instructions détaillées.
Les données de communication affichées ici sont celles qui figurent dans la boîte Communication > Canaux de communication, marquées d'un astérisque noir.
Un clic sur Factures impayées vous permet d'accéder directement aux factures impayées de ce client. Le Complé à indique quelles données sont encore manquantes pour compléter le dossier. Un clic sur Nombre de documents permet d'accéder aux documents de ce client déjà présents dans AdminPulse.
En cliquant sur le bouton "Dérouler tous", toutes les sections sont immédiatement visibles. De cette façon, vous pouvez facilement rechercher un certain champ via le champ de recherche de votre navigateur (via CTRL+F).
Le dossier relation peut comporter un nombre différent de sections, en fonction du statut et du type de client. Ces sections sont:
- Identification
- Relations liées
- Communication
- Facturation
- Information comptable
- Lettres
- Légal
- Fiscalité
- Anti-blanchiment
- Ubo
- Gestion des tâches
Identification
Les détails généraux sur le dossier relation se trouvent dans la section Identification.
Quelques champs spécifiques :
- Statut : Le statut indique le type de relation. Soit un prospect, un client, votre propre entreprise ou «autre». Choisissez «autre» pour les relations dont vous gardez les données seulement parce que ce sont des contacts pour d’autres dossiers.
- Type de relation : Une société/ Entreprise individuelle / Une personne
- Responsable du dossier / Collaborateur du dossier : Indiquez ici qui remplit les profils pour ce dossier. Les tâches peuvent être attribuées automatiquement à ces personnes à partir des modèles de tâches.
- Equipes: Ce paramètre vous permet de donner aux employés l'accès à certaines relations en les assignant aux équipes appropriées. En savoir plus Equipes.
- Code identifiant unique: AdminPulse attribue automatiquement à chaque relation un code unique qui est techniquement nécessaire pour reconnaître la relation.
- Code client: ici vous pouvez entrer un code interne pour ce client
- Nom court / commercial : ici se trouve un nom à côté du nom officiel
- Langue: Langue de la relation.
- Date de fin (inactive) : Si des enregistrements pour une relation ne peuvent plus être effectués, définissez la date de fin ici. A partir de ...
- Identifiant comptable : La référence à ce dossier dans votre logiciel de comptabilité. Ce numéro est important pour l'exportation des factures.
- Tags : assignez des tags à une relation pour la classer dans différents groupes
- Remarque : Notez des remarques personnalisées ici.
- Liens externes: Vous pouvez utiliser ces liens pour consulter les détails de cette relation dans le BCE, le Moniteur Belge, la Banque Nationale de Belgique et Companyweb.
Relations liées
Dans cette case, vous pouvez lier d'autres fichiers de relation à cette relation. Pour lier une relation, cliquez sur l'icône + en bas. La type du lien peut être : contact, partenaire, contrôle par d'autres moyens, bénéficiaire, agent, gestionnaire, actionnaire ou auditeur. Pour un contact, vous pouvez indiquer qu'il s'agit du contact le plus important à l'aide de l'astérisque noir. Ce contact est également indiqué en haut de la barre bleue. Les actionnaires, les administrateurs de la société et le contrôle par d'autres moyens jouent également un rôle dans le calcul de l'UBO.
Communication
Moyens de communication
Ici vous voyez tous les moyens pour joindre cette relation. Les moyens de communication possibles que vous pouvez ajouter sont l'adresse, l'e-mail, le téléphone, les médias sociaux, le téléphone portable et la boîte postale.Remarque : Les données marquées d'un astérisque sont également affichées en haut de l'en-tête de la relation. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez cliquer sur l'astérisque pour le décocher.
Paramètres de communication
Si des moyens de communication sont saisis, vous pouvez définir ici quel moyen est utilisé pour quoi. Définissez ici l'adresse à laquelle les factures doivent être envoyées. Cette adresse est utilisée par défaut mais peut toujours être modifiée. Vous pouvez également indiquer ici une adresse électronique pour la gestion des tâches. Celle-ci sera alors utilisée pour les sous-tâches du type d'émail. Pour les autres communications, sélectionnez également ici le paramètre de communication par défaut.
Facturation
Cette partie est uniquement visible pour les relations ayant le statut Client.
Vous voyez ce que vous pouvez toujours facturer, ainsi que les paramètres et les données permettant d’établir des factures pour ce client.
En haut, vous pouvez voir un résumé de ce que vous pouvez encore facturer
En dessous se trouve la case pour les données et les paramètres de la facture pour ce client. Les données saisies ici ne s'appliquent qu'à ce client. Certaines valeurs peuvent être définies comme Utilisez le paramètre général. La valeur définie dans les paramètres généraux sera utilisée à cet effet.
Si vous établissez toujours des factures avec un type de transaction TVA différent pour ce client, vous pouvez le définir immédiatement sur le client. (Si ce n'est qu'à titre exceptionnel, il est préférable de ne le modifier que sur la facture provisoire correspondante).
Vous pouvez paramétrer une ristourne pour ce client: cette ristourne sera appliquée sur chacune de ses factures. Modifiez la lors de la facturation.
Vous pouvez configurer différents tableaux de prix. De cette façon, vous liez cette relation à une certaine table de prix telle que définie sous Enregistrement > Tableau de prix.
Si vous voulez faire apparaitre un texte sur chaque facture pour ce client, vous le mettez dans "Texte sur facture". Par exemple: "Exonoré de la TVA en vertu de l'art.W39a. TVA".
Si vous voulez mettre le même texte sur toutes tes factures, par exemple "Bonnes Fêtes", mettez-le sous Paramètres généraux > Facturation: Création de PDF > Texte sur facture.
La planification de la facturation et les enregistrements planifiés peuvent également être définis ici. Ceci est expliqué sur la page d'aide à propos de la facturation.
Dans le cadre ci-dessous, vous pouvez définir le calendrier de facturation pour ce client. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans cet article.
Si vous effectuez régulièrement le même enregistrement pour un client (frais d'abonnement, etc.), vous pouvez le configurer dans la case Enregistrements planifiés.
Vous pouvez ajouter un enregistrement planifié via le bouton +. Dans l'écran qui s'ouvre, choisissez un calendrier et les dates souhaitées du calendrier. Choisissez un type d'article de la liste de prix et remplissez les détails. Cliquez sur Enregistrer et l'enregistrement sera automatiquement exécuté au moment indiqué. Via l'icône info, vous pouvez visualiser les dates suivantes auxquelles cet enregistrement programmé sera effectué. Vous pouvez également les supprimer ici.
En cliquant sur le crayon, vous pouvez visualiser tous les détails de l'enregistrement prévu et les ajuster si nécessaire.
Information comptable
Dans cette case, vous pouvez remplir toutes les informations concernant la fiscalité et la TVA. Vous pouvez également ajouter une procuration ou télécharger une lettre de procuration ici. Les lettres de mission peuvent également être rédigées ou téléchargées ici. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les lettres de mission ici. Les documents que vous ajoutez ici sont stockés dans le DMS (système de gestion des documents) d'AdminPulse.
Fin de l'exercice comptable : vous pouvez ajuster la fin de l'année financière ici. En cliquant sur Montrer les exercices, vous obtenez une vue d'ensemble des exercices passés et futurs et vous pouvez prolonger ou raccourcir un exercice financier.
Prochaine Assemblée Générale : purement informative. Vous pouvez ajuster ce champ dans la section "Legal".
Activité complémentaire: cochez cette case si la relation implique une profession secondaire.
Numéro de cabinet : vous pouvez saisir ici le numéro de référence d'une archive physique qui est utilisé pour consulter des documents physiques.
Logiciel de comptabilité: indiquez ici le logiciel de comptabilité utilisé par cette relation
Autres logiciels : indiquez également ici les autres logiciels utilisés par cette relation.
Note : les liens externes afficheront automatiquement les icônes correspondantes, afin que vous puissiez facilement cliquer dessus.
Boîte aux lettres comptable : vous pouvez suivre la boîte aux lettres comptable de cette relation.
Code d'accès comptable : vous pouvez saisir ici le code d'accès
Mandats
TVA
Vous saisissez ici toutes les informations relatives à la TVA pour la relation.
Fiscal
Ici, vous pouvez indiquer si cette relation implique un versement anticipé. De plus, le message structuré pour le versement anticipé est automatiquement généré par AdminPulse.
Financier
Indiquez ici si cette relation paie par domiciliation. Vous pouvez utiliser cette information ultérieurement pour adapter votre message dans vos modèles d'e-mail ou de facturation s'il s'agit d'une domiciliation. Cliquez ici pour plus d'informations.
Comptes bancaires
Vous pouvez enregistrer ici les numéros IBAN de la relation. Notez que lorsque vous saisissez un numéro IBAN belge, AdminPulse complète automatiquement le BIC et le nom de la banque.
Si vous choisissez un compte de type "Autre", vous ne saisissez plus de numéro IBAN, mais vous pouvez compléter les données correctes dans le champ de saisie "Compte bancaire". Vous pouvez alors saisir un numéro de compte étranger ou un compte crypto, par exemple.
Vous pouvez conserver plusieurs comptes bancaires. Avec l'astérisque, vous indiquez alors lequel est le compte par défaut.
Lettres
Dans cette case, vous pouvez créer une lettre pour l'envoyer ensuite pour signature. Pour créer votre lettre, vous devez d'abord avoir créé un modèle de lettre dans vos paramètres de modèle de lettre.
Légal
Remplissez toute information juridique concernant votre entreprise (fondation, mission, bilan financier, assemblée générale, ...) dans cette section. Sur la constitution de sa société, sa mission, sur les comptes annuels et l'assemblée générale. Vous pouvez faire calculer automatiquement la date de la prochaine assemblée générale.Constitition
Vous saisissez ici les données relatives à la constitution de la relation. Ces données sont purement informatives.
Date de constitution: la date d'enregistrement de l'acte constitutif
Date de dépôt constitution: date de dépôt de l'acte constitutif
Date de publication de la constitution: date de publication de la constitution
Constitution : n° publication: le numéro sous lequel la constitution a été publiée
Devise: Sélectionnez ici la devise correcte
Capital souscrit: le montant que les actionnaires s'engagent à verser lors de la constitution de la société
Capital libéré: la part du capital libéré que l'entreprise a effectivement reçue
Apport: l'apport des associés lors de la constitution
Secteur : sélectionner le secteur dans lequel la relation est active
Actions
Dans la section Relations Liées, vous indiquez qui sont les actionnaires et combien d'actions et de droits de vote ils possèdent.
Nombre total d'actions : indiquez ici le nombre total d'actions
Nombre d'actions inconnues : AdminPulse calcule automatiquement ce champ (le nombre total d'actions - les actions saisies dans les relations liées).
Nombre total de droits de vote : indiquez ici le nombre total de droits de vote
Nombre de droits de vote inconnus : AdminPulse calcule automatiquement ce champ (nombre total de droits de vote - droits de vote saisis dans les relations liées).
Registre : indiquez comment les actions sont enregistrées. Remarque : vous pouvez ajuster ce champ pour plusieurs relations à la fois via l'action globale > modifier champ.
Mission
Financier
Indiquez ici le type de schéma des comptes annuels et vous pouvez également compléter d'autres données financières qui appartiennent à cette catégorie.
Assemblée Générale
Vous pouvez y indiquer les détails de l'assemblée générale et la prochaine assemblée générale sera calculée automatiquement.
Fiscalité
Dans cette section, vous pouvez suivre les données fiscales de la relation de manière structurée. Aucun calcul n'est effectué avec ces informations, elles sont purement informatives
Vous pouvez ajouter une nouvelle ligne de données en cliquant sur le signe plus. Vous pouvez supprimer la ligne en cliquant sur la poubelle.
Dans l'aperçu, vous pouvez voir les informations les plus importantes. Tous les champs peuvent être visualisés en cliquant sur le "i". Si des commentaires ont été saisis, vous pouvez les visualiser immédiatement en passant la souris sur la bulle.
Vous pouvez également télécharger immédiatement les documents correspondants ici. Si vous chargez un document dans l'écran, vous pouvez choisir de laisser AdminPulse reconnaître le document automatiquement ou d'indiquer vous-même immédiatement le type de document correct.
Remarque : les documents que vous téléchargez ici sont bien sûr également disponibles dans l'écran des documents.
Remarque : si vous supprimez un document ici, AdminPulse vous demandera si vous souhaitez supprimer le document de cette vue d'ensemble uniquement (et donc qu'il reste disponible dans l'écran des documents) ou si vous souhaitez supprimer le document partout.
Les champs n'ont jamais été rendus obligatoires, de sorte que vous ne pouvez remplir que les champs pertinents.
Remarque : les données saisies dans les sections fiscales peuvent également être exportées vers Excel via l'aperçu des relations.
Les champs suivants sont disponibles :
Flotte
Type : à choisir : Voiture particulière, Camion, Camion léger, Remorque, Cyclomoteur, Bicyclette, Scooter
Marque et type : Indiquez la marque et le type du véhicule.
Combustible : au choix : Diesel, Essence, Hybride Diesel, Hybride Essence, Électrique, GPL, Énergie musculaire, Autre
Date d'achat : la date d'achat du véhicule
Enregistrement initial : la date de la première immatriculation du véhicule.
Date de vente : la date à laquelle le véhicule a été vendu
! Remarque : lorsque cette date est remplie, les données du véhicule sont barrées dans la vue d'ensemble.
Plaque de numéro : la plaque d'immatriculation du véhicule
Numéro de châssis : le numéro de châssis du véhicule.
Carte de combustible : ici vous pouvez remplir les données de la carte de carburant.
CO2 - NEDC : vous pouvez saisir ici les émissions de CO2 - NEDC
CO2 - WLTP: vous pouvez saisir ici les émissions de CO2 - WLTP
Valeur catalogue : le prix de catalogue du véhicule
Valeur d'achat : le montant effectivement payé au moment de l'achat.
Chauffeur: Sélectionnez ici une relation existante ou créez-en une nouvelle immédiatement en cliquant sur le signe plus. Veuillez noter que la nouvelle relation est par défaut une Personne avec le statut Autre. Vous pouvez changer le status si vous le souhaitez.
Utilisation professionnelle : indiquez ici le pourcentage d'utilisation professionnelle.
Déduction de la TVA : remplissez le pourcentage de déduction de la TVA.
Type de financement: choisir parmi Propriété - Leasing - Prêt - Renting
Société: Ici, vous pouvez saisir la société de leasing, par exemple
Remarque : ici, vous pouvez saisir vous-même des informations supplémentaires.
Prêts
Établissement de crédit : l'établissement auprès duquel le prêt est accordé
Référence : la référence du prêt
Date : la date de début du prêt
Objectif: le but du prêt
Montant : le montant du prêt
Mensualité : le montant du mensualité.
Durée en mois : la durée du prêt
Remarque : vous pouvez ajouter vous-même des informations supplémentaires.
Dépenses déductibles
Type : choix de : Chauffage, Electricité, Eau, Téléphone, GSM, Internet, Fax, TV, Autre
Référence : le numéro de référence
Utilisateur: Sélectionnez ici une relation déjà existante ou créez-en une nouvelle immédiatement en cliquant sur le signe plus. Veuillez noter que la nouvelle relation est par défaut une Personne avec le statut Autre. Vous pouvez changer cela si vous le souhaitez.
Utilisation professionnelle : le pourcentage d'utilisation professionnelle
Déduction de la TVA : remplissez le pourcentage de déduction de la TVA.
Immobilier : se réfère ici à la propriété à laquelle le coût appartient
Remarque : Vous pouvez entrer des informations supplémentaires ici
Assurance
Type : à choisir : Feu, Revenu garanti, Vol, Responsabilité civile, Hospitalisation, EIP, PLCI, Voiture, Camion, Bicyclette, Speedpedelec, Aide juridique, Assurance contre les accidents du travail, autre
Société d'assurance : la compagnie où l'assurance a été souscrite.
Référence : numéro de référence de l'assurance
Date : la date de début de l'assurance
Immobilier : se réfère ici à la propriété à laquelle appartient l'assurance
Remarque : ici, vous pouvez donner vous-même des informations supplémentaires.
Biens Immeubles
Adresse : l'adresse du bien
Pays : le pays du bien
Numéro de parcelle: le numéro de parcelle du bien
Propriétaires : veuillez préciser le propriétaire
Nature: à chosir: Appartement, Autre, Bloc d'appartements, Bâtiment industriel, Chemin, Conservatoire, Exploitation agricole, Forêt Garage, Hébergement de vacances, Jardin, Magasin, Maison, Maison de commerce, Prairie, Terrain, Terrain constructible, Terrain à batîr, Terre de foin.
Type : à choisir : Plein propriétaire, Nu propriétaire, Usufruit, Opstal, Propriété louée.
Utilisation professionnelle : le pourcentage de l'utilisation professionnelle
Revenue cadastral: le revenu cadastral
Loyer mensuel: le loyer mensuel
Remarque : ici, vous pouvez donner vous-même des informations supplémentaires
Anti-blanchiment
Remplissez toute information juridique concernant la législation anti-blanchiment dans cette section.UBO
Ici, vous pouvez effectuer le calcul de l'UBO. Plus d'informations à ce sujet dans cet article.
Gestion des tâches
Dans cette case, vous pouvez ajouter plusieurs calendriers de tâches pour cette relation en une seule fois. Cliquez sur le bouton Ajouter la programmation des tâches courantes. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous verrez une liste des modèles de tâches. Supprimez ceux dont vous n'avez pas besoin et cliquez sur Enregistrer. Les tâches seront créées pour cette relation et apparaîtront sur le tableau des tâches. Vous trouverez plus d'informations sur la gestion des tâches dans cette section.