Dans le dossier client, vous conservez toutes les données relatives au client.
Cliquez sur une icône "téléphone" pour téléphoner via Skype (ou une autre appli VoIP). Cliquez sur un icône "e-mail" pour envoyer un e-mail immédiatement. Si cela ne fonctionne pas, consultez la section Tips & tricks de ce menu d'aide pour obtenir des instructions détaillées.
En cliquant sur le bouton "Dérouler", toutes les sections sont immédiatement visibles. De cette façon, vous pouvez facilement rechercher un certain champ via le champ de recherche de votre navigateur (via CTRL+F).
Les données de communication affichées ici sont celles qui figurent dans la boîte Communication > Canaux de communication, marquées d'un astérisque noir.
Le dossier relation peut comporter un nombre différent de sections, en fonction du statut et du type de client. Ces sections sont:
Identification
Les détails généraux sur le dossier relation se trouvent dans la section Identification.
Quelques champs spécifiques :
- Statut : Le statut indique le type de relation. Soit un prospect, un client, votre propre entreprise ou «autre». Choisissez «autre» pour les relations dont vous gardez les données seulement parce que ce sont des contacts pour d’autres dossiers.
- Nom court / commercial : ici se trouve un nom à côté du nom officiel
- Type de relation : Une société/ Entreprise individuelle / Une personne
- Date de fin (inactive) : Si des enregistrements pour une relation ne peuvent plus être effectués, définissez la date de fin ici. A partir de ...
- Identifiant comptable : La référence à ce dossier dans votre logiciel de comptabilité.
- Balises : assignez des balises à une relation pour la classer dans différents groupes
- Remarque : Notez des remarques personnalisées ici.
- Responsable du dossier / Collaborateur du dossier : Indiquez ici qui remplit les profils pour ce dossier. Les tâches peuvent être attribuées automatiquement à ces personnes à partir des modèles de tâches.
Information Contact
Moyens de communication
Ici vous voyez tous les moyens pour joindre cette relation. Si aucun contact n'est précédé d'une étoile noire, l'e-mail et le numéro de téléphone reliés à cette relation ayant une étoile noire, apparaitront dans le ruban en haut de l'écran.Remarque : Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez cliquer sur l'astérisque pour qu'il soit décoché.
Paramètres de communication
Définissez ici comment les factures (ou autres communications) sont envoyées.
Relations liées
Liez d'autres dossiers relations à cette relation. Le type de lien peut être : contact, bénéficiaire, mandataire, dirigeant, partenaire. Pour un contact, indiquez s'il s'agit du contact le plus important avec l'astérisque noir. Ces données apparaîtront en haut.
Facturation
Cette partie est uniquement visible pour les relations ayant le statut Client.
Vous voyez ce que vous pouvez toujours facturer, ainsi que les paramètres et les données permettant d’établir des factures pour ce client.
En haut, vous pouvez voir un résumé de ce que vous pouvez encore facturer
En dessous se trouve la case pour les données et les paramètres de la facture pour ce client. Les données saisies ici ne s'appliquent qu'à ce client. Certaines valeurs peuvent être définies comme Utilisez le paramètre général. La valeur définie dans les paramètres généraux sera utilisée à cet effet.
Si vous établissez toujours des factures avec un type de transaction TVA différent pour ce client, vous pouvez le définir immédiatement sur le client. (Si ce n'est qu'à titre exceptionnel, il est préférable de ne le modifier que sur la facture provisoire correspondante).
Vous pouvez paramétrer une ristourne pour ce client: cette ristourne sera appliquée sur chacune de ses factures. Modifiez la lors de la facturation.
Vous pouvez configurer différents tableaux de prix. De cette façon, vous liez cette relation à une certaine table de prix telle que définie sous Enregistrement > Tableau de prix.
Si vous voulez faire apparaitre un texte sur chaque facture pour ce client, vous le mettez dans "Texte sur facture". Par exemple: "Exonoré de la TVA en vertu de l'art.W39a. TVA".
Si vous voulez mettre le même texte sur toutes tes factures, par exemple "Bonnes Fêtes", mettez-le sous Paramètres généraux > Facturation: Création de PDF > Texte sur facture.
La planification de la facturation et les enregistrements planifiés peuvent également être définis ici. Ceci est expliqué sur la page d'aide à propos de la facturation.
Dans le cadre ci-dessous, vous pouvez définir le calendrier de facturation pour ce client. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans cet article.
Si vous effectuez régulièrement le même enregistrement pour un client (frais d'abonnement, etc.), vous pouvez le configurer dans la case Enregistrements planifiés.
Vous pouvez ajouter un enregistrement planifié via le bouton +. Dans l'écran qui s'ouvre, choisissez un calendrier et les dates souhaitées du calendrier. Choisissez un type d'article de la liste de prix et remplissez les détails. Cliquez sur Enregistrer et l'enregistrement sera automatiquement exécuté au moment indiqué. Via l'icône info, vous pouvez visualiser les dates suivantes auxquelles cet enregistrement programmé sera effectué. Vous pouvez également les supprimer ici.
Information comptable
Dans cette case, vous pouvez remplir toutes les informations concernant la fiscalité et la TVA. Vous pouvez également ajouter une procuration ou télécharger une lettre de procuration ici. Les lettres de mission peuvent également être rédigées ou téléchargées ici. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les lettres de mission ici. Les documents que vous ajoutez ici sont stockés dans le DMS (système de gestion des documents) d'AdminPulse
.
Fin de l'exercice comptable : vous pouvez ajuster la fin de l'année financière ici. En cliquant sur Montrer les exercices, vous obtenez une vue d'ensemble des exercices passés et futurs et vous pouvez prolonger ou raccourcir un exercice financier.
Prochaine Assemblée Générale : purement informative. Vous pouvez ajuster ce champ dans la section "Legal".
Activité complémentaire:cochez cette case si la relation implique une profession secondaire.
Numéro de cabinet : vous pouvez saisir ici le numéro de référence d'une archive physique qui est utilisé pour consulter des documents physiques.
Activité complémentaire: cochez cette case si la relation implique une profession secondaire.
Logiciel de comptabilité : vous pouvez indiquer ici le logiciel de comptabilité utilisé par cette relation.
Boîte aux lettres comptable : vous pouvez suivre la boîte aux lettres comptable de cette relation.
Code d'accès comptable : vous pouvez saisir ici le code d'accès
TVA
Vous saisissez ici toutes les informations relatives à la TVA pour la relation.
Légal
Remplissez toute information juridique concernant votre entreprise (fondation, mission, bilan financier, assemblée générale, ...) dans cette section.
Actions
Dans la section Relations Liées, vous indiquez qui sont les actionnaires et combien d'actions et de droits de vote ils possèdent.
Nombre total d'actions : indiquez ici le nombre total d'actions
Nombre d'actions inconnues : AdminPulse calcule automatiquement ce champ (le nombre total d'actions - les actions saisies dans les relations liées).
Nombre total de droits de vote : indiquez ici le nombre total de droits de vote
Nombre de droits de vote inconnus : AdminPulse calcule automatiquement ce champ (nombre total de droits de vote - droits de vote saisis dans les relations liées).
Registre : indiquez comment les actions sont enregistrées. Remarque : vous pouvez ajuster ce champ pour plusieurs relations à la fois via l'action globale > modifier champ.
Comptes bancaires
Vous pouvez enregistrer ici les numéros IBAN de la relation. Notez que lorsque vous saisissez un numéro IBAN belge, AdminPulse complète automatiquement le BIC et le nom de la banque.
Si vous choisissez un compte de type "Autre", vous ne saisissez plus de numéro IBAN, mais vous pouvez compléter les données correctes dans le champ de saisie "Compte bancaire". Vous pouvez alors saisir un numéro de compte étranger ou un compte crypto, par exemple.
Vous pouvez conserver plusieurs comptes bancaires. Avec l'astérisque, vous indiquez alors lequel est le compte par défaut.
Fiscalité
Dans cette section, vous pouvez suivre les données fiscales de la relation de manière structurée. Aucun calcul n'est effectué avec ces informations, elles sont purement informatives
Vous pouvez ajouter une nouvelle ligne de données en cliquant sur le signe plus. Vous pouvez supprimer la ligne en cliquant sur la poubelle.
Dans l'aperçu, vous pouvez voir les informations les plus importantes. Tous les champs peuvent être visualisés en cliquant sur le "i". Si des commentaires ont été saisis, vous pouvez les visualiser immédiatement en passant la souris sur la bulle.
Vous pouvez également télécharger immédiatement les documents correspondants ici. Remarque : les documents que vous téléchargez ici sont bien sûr également disponibles dans l'écran des documents.
Remarque : si vous supprimez un document ici, AdminPulse vous demandera si vous souhaitez supprimer le document de cette vue d'ensemble uniquement (et donc qu'il reste disponible dans l'écran des documents) ou si vous souhaitez supprimer le document partout.
Les champs n'ont jamais été rendus obligatoires, de sorte que vous ne pouvez remplir que les champs pertinents.
Les champs suivants sont disponibles :
Flotte
Type : à choisir : Voiture particulière, Camion, Camion léger, Remorque, Cyclomoteur, Bicyclette, Scooter
Marque et type : Indiquez la marque et le type du véhicule.
Combustible : au choix : Diesel, Essence, Hybride Diesel, Hybride Essence, Électrique, GPL, Énergie musculaire, Autre
Date d'achat : la date d'achat du véhicule
Enregistrement initial : la date de la première immatriculation du véhicule.
Date de vente : la date à laquelle le véhicule a été vendu
Remarque : lorsque cette date est remplie, les données du véhicule sont barrées dans la vue d'ensemble.
Plaque de numéro : la plaque d'immatriculation du véhicule
Numéro de châssis : le numéro de châssis du véhicule.
Carte de combustible : ici vous pouvez remplir les données de la carte de carburant.
CO2 - NEDC : vous pouvez saisir ici les émissions de CO2 - NEDC
CO2 - WLTP: vous pouvez saisir ici les émissions de CO2 - WLTP
Valeur catalogue : le prix de catalogue du véhicule
Valeur d'achat : le montant effectivement payé au moment de l'achat.
Chauffeur: Sélectionnez ici une relation existante ou créez-en une nouvelle immédiatement en cliquant sur le signe plus. Veuillez noter que la nouvelle relation est par défaut une Personne avec le statut Autre. Vous pouvez changer le status si vous le souhaitez.
Utilisation professionnelle : indiquez ici le pourcentage d'utilisation professionnelle.
Déduction de la TVA : remplissez le pourcentage de déduction de la TVA.
Remarque : ici, vous pouvez saisir vous-même des informations supplémentaires.
Prêts
Établissement de crédit : l'établissement auprès duquel le prêt est accordé
Référence : la référence du prêt
Date : la date de début du prêt
Objectif: le but du prêt
Montant : le montant du prêt
Rédemption : le montant du rédemption
Durée en mois : la durée du prêt
Remarque : vous pouvez ajouter vous-même des informations supplémentaires.
Dépenses déductibles
Type : choix de : Chauffage, Electricité, Eau, Téléphone, GSM, Internet, Fax, TV, Autre
Référence : le numéro de référence
Utilisateur: Sélectionnez ici une relation déjà existante ou créez-en une nouvelle immédiatement en cliquant sur le signe plus. Veuillez noter que la nouvelle relation est par défaut une Personne avec le statut Autre. Vous pouvez changer cela si vous le souhaitez.
Utilisation professionnelle : le pourcentage d'utilisation professionnelle
Déduction de la TVA : remplissez le pourcentage de déduction de la TVA.
Remarque : Vous pouvez entrer des informations supplémentaires ici
Assurance
Type : à choisir : Feu, Revenu garanti, Vol, Responsabilité civile, Hospitalisation, EIP, PLCI, Voiture, Camion, Bicyclette, Speedpedelec, Aide juridique, Assurance contre les accidents du travail, autre
Société d'assurance : la compagnie où l'assurance a été souscrite.
Référence : numéro de référence de l'assurance
Date : la date de début de l'assurance
Remarque : ici, vous pouvez donner vous-même des informations supplémentaires.
Biens Immeubles
Adresse : l'adresse du bien
Numéro de parcelle: le numéro de parcelle du bien
Propriétaires : veuillez préciser le propriétaire
Nature: à chosir: Appartement, Autre, Bloc d'appartements, Bâtiment industriel, Chemin, Conservatoire, Exploitation agricole, Forêt Garage, Hébergement de vacances, Jardin, Magasin, Maison, Maison de commerce, Prairie, Terrain, Terrain constructible, Terrain à batîr, Terre de foin.
Type : à choisir : Plein propriétaire, Nu propriétaire, Usufruit, Opstal, Propriété louée.
Utilisation professionnelle : le pourcentage de l'utilisation professionnelle
Revenue cadastral: le revenu cadastral
Loyer mensuel: le loyer mensuel
Remarque : ici, vous pouvez donner vous-même des informations supplémentaires