Contenu
Introduction
Cliquez le pignon dans le coin droit supérieur de l'écran por accéder aux Paramètres généraux.
Général
- AdminPulse proposera par défaut le taux de TVA standard (lors de la création de la liste de prix ou lors d'un enregistrement sur les factures) si aucun autre tarif TVA est remplis.
- Vous trouvez plus d'information sur les intégrations entre AdminPulse et d'autres logiciels ici.
- Plus d'information sur l'e-mail à 'Documents' se trouve ici.
- Vous trouverez plus d'informations sur l'utilisation du domaine du bureau comme expéditeur ici.
- Plus d'infos sur les paramètres des e-mails (réponse à, cc, cci) peuvent être trouvées ici.
- E-mail remarque: vous pouvez insérer ici une remarque générale que vous souhaitez voir apparaître dans vos e-mails. Pensez à la prochaine période de congés de votre bureau. Dans vos modèles d'e-mail, vous faites apparaître ce message en utilisant le champ {company.emailRemark}.
- Vous trouverez plus d'informations sur la configuration des notifications ici.
Paramètres de facturation
Type de date d'expiration par défaut
Choisissez ici comment la date d'échéance des factures doit être calculée.
Nombre des jours par défaut pour la date d'expiration
Si dans "type de date d'expiration" vous avez choisis "nombre de jours...", vous remplissez ici ce nombre.
Référence du paiement
Voulez-vous que votre client met une communication structurée dans son paiement ou le numéro de facture?
Déduire la remise sur facture TVA incluse ou excluse de la ligne de facture groupée
Paramètres pour l'utilisation de l'Exporter. Si la facture comporte une ligne de facture avec une remise (un certain montant, pas un pourcentage), vous pouvez indiquer ici de regrouper cette remise sur une ligne de facture existante et donc de ne pas l'exporter comme une ligne séparée.
Exercice actuel - Exercice suivant
Changez la date de début de l'année fiscale ici. Ainsi que le format de facture et de numéro de note de crédit. Dès que vous avez créé 1 facture plus rien peut être changé dans Exercice actuel.
Attention: Dans certains logiciels de tenue de livres, les numéros de facture ont une longueur maximale. Pour éviter les problèmes, consultez le manuel du logiciel de comptabilité avant de définir le format des numéros de facture.
Facturation : Création de PDF
Toutes les factures sont créées sous forme éléctronique et PDF. Ici vous déterminez comment le PDF devrait ressembler.
Langue de facturation standard
La législation TVA prévoit la langue du Siége Social de votre société.
La langue des factures
La loi prévoit la langue standard, mais vous pouvez choisir la langue du client pour ses factures.
Texte sur facture
Si vous voulez mettre le même texte sur toutes les factures, (par exemple "Bonnes Fêtes" !), vous tapez ce texte ici.
Un texte qui doit apparaître pour certains clients uniquement, vous mettez dans le dossier relation de ce client.
Détail de facture
AdminPulse rassemble des régistrations pour créer des lignes de facture. Les régistrations individuelles peuvent apparaitre de différentes façons sur la facture :
- Aucun : ne montre aucune régistration sur la facture
- Sur page séparée : les régistrations apparaissent sur une page séparée dans le même PDF que la facture
- Dans une annexe séparée : un PDF séparé de toutes les régistrations est créé
E-mail de facturation
AdminPulse offre plusieurs options pour envoyes vos factures.
Numérotez les factures provisoires sur un autre date. Si vous cochez l'option Envoi automatique de factures avec date future les factures numérotée dans le futur seront envoyer automatiquement.
Méthode d'envoi des factures : vous pouvez définir ici la méthode d'envoi par défaut. Vous pouvez vous en écarter pour certaines relations en définissant un paramètre différent dans la fiche de relation. Vous avez le choix entre les options suivantes : "e-mail", "par la poste" ou "peppol et e-mail".
Si vous utilisez l'un des boutons d'action dans AdminPulse, tel que "numéroter et envoyer la facture", la méthode d'envoi définie sera suivie.
Si vous utilisez l'action globale "envoyer les factures" dans l'écran des factures, la méthode d'envoi sera la suivante :
- e-mail : la facture sera envoyée par e-mail
- par courrier : pour ces relations, la facture sera également envoyée par e-mail via l'action globale
- peppol et e-mail : cela dépend de la case à cocher dans la fenêtre contextuelle :
Si cette case est cochée : la facture sera envoyée à la fois par e-mail et par peppol
Si elle n'est pas cochée : la facture sera uniquement envoyée par e-mail
Pièces jointes à l'e-mail de la facture : vous indiquez ici comment les données de la facture seront envoyées. Vous avez le choix entre "PDF uniquement", "XML (UBL) uniquement" ou "PDF et XML (UBL)".
Choisissez la fonction du bouton envoi sur la page des factures avec l'option Ouvrir le mail editor avec le bouton envoi : Envoyer immédiatement ou editer d'abord.
Chaque e-mail est basé sur un modèle. Dans les paramètres (Gérer les modèles e-mail), adaptez le contenu des modèles.
Derrière Répondre à vous remplissez l'adresse e-mail vers laquelle le récepteur des factures peut envoyer des remarques ou des questions.
L'e-mail dans lequel la facture est envoyée, peut comprendre une annexe supplémentaire (par exemple les conditions de vente). Choisissez un fichier de votre propre ordinateur qui sera envoyé avec chaque facture. Ce fichier sera sauvé dans AdminPulse.
Contrôle des paiements
Voulez-vous vérifier si vos clients ont payé leurs factures? Dans cette section activez la contrôle des paiements. Cochez la case à côté de Activer la contrôle des paiements. Plus d'info sur paiement vous trouvez ici
Voulez-vous qu'AdminPulse envoie automatiquement des rappels aux retardataires? Cochez cette case et déterminez la régularité des rappels dans l'écran Préférences des rappels dans le menu de paramètrage.
Voulez-vous que le client reçoive un e-mail après avoir payé? Ensuite, activez "E-mail de confirmation automatique après paiement enregistré". Deux modèles sont disponibles pour remercier vos clients pour un paiement total ou partiel. Ceux-ci peuvent être ajustés sur la page Gérer les modèles e-mail.
Gestion des tâches
Ici, vous pouvez définir la manière dont l’enregistrement est effectué à partir du tableau de tâches. En savoir plus sur ce paramètre ici. Choisissez le poste de liste de prix standard à utiliser pour cette inscription ici. En savoir plus sur la liste de prix ici.
Définir l'adresse e-mail comme expéditeur
Lorsque vous envoyez des e-mails depuis AdminPulse, vous pouvez décider quel expéditeur vous souhaitez utiliser, ainsi qu'ajouter automatiquement une adresse CC / CCI. Cela peut être fait à un niveau général, mais aussi spécifiquement pour les tâches et les factures.
- Si les champs ci-dessus sont laissés vides, l'adresse e-mail saisie de la propre entreprise sera utilisée.
Documents
- Ici, vous pouvez configurer une connexion pour utiliser la signature numérique.
- Seuls les utilisateurs ayant un rôle qui donne accès au module de facturation peuvent y consulter les factures. Ici, vous avez également la possibilité de rendre les factures visibles via l'écran des documents aux utilisateurs n'ayant pas accès au module de facturation .
- Pour plus d'informations sur l'« attribution obligatoire d'une relation aux documents », cliquez ici.
Revue qualité
Vous pouvez définir les rubriques de la revue qualité que vous souhaitez suivre dans AdminPulse.
Il y a également une différence entre les mandats saisis et l'existence d'une lettre de mandat signée enregistrée. De cette façon, vous pouvez suivre séparément les mandats et la lettre de mandat.
Attention si vous avez plusieurs propres entreprises : ces paramètres s'appliquent à chaque propre entreprise. Ils ne peuvent pas être réglés séparément.