Vous souhaitez envoyer automatiquement un e-mail d’anniversaire à vos clients ? Créez pour cela un modèle de tâche avec un calendrier des tâches annuel basé sur la date de naissance. Ajoutez ensuite une sous-tâche de type e-mail automatique et associez-y un modèle d’e-mail.
Dès que la programmation de tâche est définie pour une relation, AdminPulse crée automatiquement une tâche d’anniversaire chaque année. L’e-mail d’anniversaire est envoyé à la date limite de cette tâche.
👉 Cela fonctionne uniquement pour les relations pour lesquelles la date de naissance est complétée (Dossier relation > Information comptable > Date de naissance).
Créer un modèle de tâche et un calendrier des tâches
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Créez un nouveau modèle de tâche (Paramètres > Modèles de tâches), par exemple avec le nom Souhaits d’anniversaire.
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Après avoir créé le modèle, cliquez sur Ouvrir les calendriers et ajoutez un nouveau calendrier des tâches.
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Sélectionnez la ligne de planification Annuellement - par rapport à l'anniversaire. Définissez Date limite sur 0 jour, afin que la date limite tombe le jour de l’anniversaire de la relation.
Vous souhaitez que la tâche soit également créée le jour même de l’anniversaire ? Définissez alors aussi Planifier sur 0 jour.
Configurer l’e-mail d’anniversaire automatique
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Allez dans les modèles d’e-mails (Paramètres > Modèles d’e-mails et d’interactions) et créez un modèle d’e-mail avec l’objet et le contenu de l’e-mail d’anniversaire.
Vous souhaitez envoyer l’e-mail depuis une adresse e-mail spécifique ? Dans le modèle d’e-mail, décochez Utiliser les options de mail des paramètres généraux. Vous pouvez ensuite définir des options d’e-mail propres à ce modèle, comme une autre adresse d’expéditeur.
Voir aussi : Créer, modifier et utiliser des modèles d’e-mails.
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Retournez dans les modèles de tâches. Ajoutez au modèle de tâche une sous-tâche de type E-mail - Automatique et associez-y le modèle d’e-mail. AdminPulse envoie automatiquement l’e-mail à la date limite de la sous-tâche.
Votre modèle de tâche et son calendrier sont maintenant prêts à être utilisés.
Ajouter la programmation de tâche aux relations
Ajoutez la programmation de tâche aux relations souhaitées. Vous pouvez le faire via une action globale depuis :
- l’aperçu des programmations des tâches (Dossiers relations > Aperçu des programmations des tâches) ;
- l’écran Relations (Dossiers relations > Relations).
Sélectionnez les relations souhaitées et cliquez sur Action globale > Ajouter/supprimer une planification de tâche. Sélectionnez ensuite le modèle de tâche et le calendrier des tâches pour l’e-mail d’anniversaire.
Dès que la programmation de tâche est définie pour une relation, AdminPulse crée automatiquement une tâche d’anniversaire chaque année. Le jour de l’anniversaire de la relation, l’e-mail automatique est envoyé sans autre intervention. Vous ne devez donc pas sélectionner manuellement les relations concernées chaque jour.
💡 Bon à lire
Les articles ci-dessous vous aident à mieux comprendre les différents éléments de cette configuration.