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AdminPulse – Commencer étape par étape

Mise à jour

Lorsque vous démarrez avec un nouvel outil, il y a de nombreux éléments à compléter et à configurer. Avec ce plan par étapes, structuré par thématiques, nous vous proposons un guide pratique pour bien démarrer avec AdminPulse.

Vous préférez une approche visuelle ? En plus de cette liste, nous avons préparé plusieurs courtes vidéos dans lesquelles nous expliquons différents sujets. N’hésitez pas à consulter AdminPulse étape par étape. Dans la liste ci-dessous, l’icône 🎥 indique qu’une vidéo est disponible pour ce sujet.

Configuration générale de votre environnement AdminPulse

Renseigner les données de votre propre entreprise

Commencez par compléter les informations de votre entreprise via Paramètres > Propre entreprise 🎥. Si vous introduisez d’abord votre numéro d’entreprise, AdminPulse récupère automatiquement l’adresse, les données TVA et d’autres informations via la BCE.

Vous complétez ensuite les autres champs manuellement. Une grande partie de ces données apparaîtront sur vos factures et autres documents : veillez à ce que tout soit correct.

Articles utiles :

Bon à savoir :

  • Une relation est toujours liée à une seule entreprise. Vous ne pouvez donc pas facturer une même relation depuis deux entreprises différentes.
  • Dans plusieurs écrans, un filtre par entreprise propre est disponible.
  • Vous ne pouvez pas supprimer vous-même une entreprise propre. Contactez le Support si nécessaire.

Gestion des licences et accès des collaborateurs

Via Paramètres > Gestion des licences, vous définissez votre méthode de paiement et indiquez le nombre de licences souhaitées. Une licence est nécessaire pour chaque collaborateur devant pouvoir se connecter à AdminPulse.

Créez ensuite les comptes pour vos collaborateurs via Paramètres > Employés 🎥. Veillez à compléter notamment :

  • Rôle
  • Équipe(s)
  • Coût interne (par heure) pour les calculs de rentabilité

Articles utiles :

Paramètres

Vérifiez l’ensemble des paramètres généraux (Paramètres > Paramètres généraux) et complétez ce qui est pertinent pour votre cabinet.

Articles utiles :

Page d’accueil comme tableau de bord personnel

Visitez votre page d’accueil et adaptez la mise en page pour en faire votre tableau de bord quotidien. 🎥

💡 Reprenez cette étape plus tard : lorsque davantage de données seront disponibles, vos widgets deviendront encore plus utiles.

Article utile :

Aperçu : Page d'accueil

Intégrations

Intégrez AdminPulse dans votre écosystème logiciel en le reliant à vos autres outils via Paramètres > Applications connectées.

Intégrations utiles et fréquemment utilisées :

Découvrez plusieurs modules spécifiques d’AdminPulse

Dossiers relations (qui sont vos clients et contacts ?)

Maintenant que la configuration de base de votre environnement AdminPulse est mise en place, vous pouvez commencer à ajouter vos relations 🎥. Chaque personne ou entité pertinente possède son propre dossier relation.

Créer des dossiers relations

Articles utiles :

Compléter les dossiers relations

Voici, par section de dossier relation, quelques conseils pratiques.

💡 Vous pouvez compléter les dossiers relations plus tard, une fois que votre environnement est davantage configuré.

Conseils et articles utiles par section :

Revue qualité

La revue qualité vous aide à vérifier rapidement si chaque relation répond aux exigences légales et internes grâce à des points de contrôle clairs par client. 🎥

Article utile :

Documents

Dans cette étape, vous configurez la gestion documentaire dans AdminPulse afin que vos documents puissent être facilement importés, liés aux relations, étiquetés et retrouvés. 🎥

Liste de prix et tableaux de prix (comment facturez-vous votre travail ?)

Dans AdminPulse, vous enregistrez votre travail et vos frais afin de pouvoir les facturer ensuite à vos clients. Veillez donc à bien configurer votre structure tarifaire via Enregistrement > Liste de prix et Enregistrement > Tableaux de prix. 🎥

La liste de prix correspond à votre prix de base par type de travail. Commencez par la configurer correctement.

👉 Quand créer un nouvel élément de liste de prix ?

  • Lorsqu’il s’agit d’un tarif différent.

  • Lorsque vous souhaitez afficher une autre description sur votre facture (dans les lignes de facture).
    Une ligne de facture est la somme de tous les enregistrements liés au même élément principal de la liste de prix, au même tarif et avec le même taux de TVA.
    💡 Les descriptions des sous-classes sont visibles uniquement dans le détail de la facture.

Bon à savoir :

  • Pas besoin d’éléments de liste de prix pour la simple analyse de temps enregistré via les tâches. Pour les activités qui ne passent pas par les tâches, il peut en revanche être utile de créer différents éléments pour faciliter le reporting.
  • Le compte grand livre par défaut est utilisé au moment de la création d’un nouvel élément de la liste de prix et pour des lignes de facture basées sur un type de prestation de la liste de prix sans compte grand livre propre. Il est donc important de compléter le compte grand livre pour tous les éléments de votre liste de prix. 

Articles utiles :

  • La liste de prix
  • Crééer et associer des profils de prix aux collaborateurs : Profils de prix

  • Tableaux des prix : modifier le prix par profil de prix (colonnes) (navigation possible via la touche tabulation) : Tableaux de prix

  • Tableaux des prix : créer un ou plusieurs tableaux supplémentaires pour différents clients (tableaux à gauche).

Enregistrements (comment enregistrez-vous votre travail ?)

Dans AdminPulse, vous enregistrez votre temps travaillé, vos kilomètres et vos frais. Ces données servent de base pour la facturation et la rapportage. 🎥
Les enregistrements planifiés complètent les enregistrements manuels.

Articles utiles :

Planification des tâches et modèles de tâches (comment organiser votre travail ?)

Utilisez les tâches pour structurer le travail dans votre cabinet. Vous liez des tâches à vos clients, les suivez à travers différents écrans (Dashboard, Tableau des tâches, Aperçu des tâches, Liste de tâches) et vous ajustez vos modèles de tâches pour garantir une planification et une attribution correctes.

Lier des tâches aux relations

Suivre les tâches

Modèles de tâches

Vérifiez et personnalisez vos modèles de tâches : ils vous permettent de garantir que les tâches uniques ou récurrentes par relation suivent toujours la même structure, avec les mêmes sous-tâches – idéal pour ne rien oublier et pour standardiser votre manière de travailler.

Conseils utiles :

  • Renseignez le champ « Assigner à » dans la tâche principale (et dans les sous-tâches si elles doivent être attribuées différemment). Vous pouvez aussi laisser la valeur « Non attribué » si cela correspond mieux à votre organisation. 
    Les tâches peuvent également être filtrées selon le collaborateur responsable du dossier, même si elles ne sont pas attribuées.

  • Liez un article de la liste de prix à la tâche principale (et aux sous-tâches si elles doivent différer de la tâche principale).

  • Vérifiez et adaptez le calendriers des tâches si nécessaire. Cette étape est facultative : un schéma par défaut est prévu pour les tâches standard.

  • Ajustez le type de sous-tâche si besoin.

  • Modèles d’e-mails 🎥

    • Créez ou adaptez les modèles d’e-mails utilisés pour la gestion des tâches.

    • Liez-les aux sous-tâches lorsque c’est pertinent.

Articles utiles :

Planification de facturation (comment fluidifier votre facturation ?)

Grâce à la planification de facturation, vous automatisez une étape importante de votre flux de facturation. Vous créez un calendrier de facturation sur mesure et le liez individuellement ou en masse à vos clients pour que AdminPulse génère automatiquement des propositions de factures prêtes à numéroter et envoyer.

Articles utiles et étapes :

 

Une fois cette liste parcourue, la base de votre environnement AdminPulse est solidement en place et vous pouvez continuer à évoluer avec les autres fonctionnalités.

Des questions ou vous restez bloqué quelque part ?
Posez-les durant la formation à votre formateur, consultez les articles de ce Centre d’aide, utilisez notre chat IA dans AdminPulse ou contactez le Support via un ticket. Nous vous aiderons avec plaisir.

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