Contenu
3. Liste de prix et tableaux de prix
4. Calendrier de facturation (automatiser la première étape manuelle)
5. Planning des tâches - Adapter les 'Modèles des tâches'
6. Compléter la fiche relation
1. Paramètres généraux
- Compléter Propre(s) entreprise(s)
Une relation est toujours liée à une propre entreprise. Il n’est donc pas possible de facturer à une relation depuis 2 propre entreprises.
Le filtre propre entreprise n’est visible que si vous avez plus d’une propre entreprise.
Il n’est pas possible de supprimer soi-même une propre entreprise.
- Gestion des licences – nombre de licences + confirmer contrat mensuel/annuel
- Vérifier et compléter Paramètres généraux
! Ne pas oublier AdminConnect ou Exporter
Exporter des factures avec Exporter
Le format du numéro de facture: beaucoup de logiciels compta ne peuvent pas traiter des lettres ou des symboles spéciaux dans le numéro de facture. Il est donc préférable de choisir un format avec que des chiffres (donc pas ‘FAC-0001’ par exemple).
POM : Cette intégration contribue à réduire le nombre de factures impayées.
Connective/SignHere/Ok!Sign/Adobe Sign: Cette intégration permet la signature digitale et fait gagner énormément de temps.
- Créer Team(s) (pas d’application pour la plupart des clients)
- Créer les Collaborateurs et remplir les champs suivants:
- Rôle
- Team(s)
- Coût interne (par heure) (important pour la rentabilité)
2. Relations
- Importer et/ou créer les Relations
Import CSAM: Reconnaissance de documents
La création d'une nouvelle relation
- Vérifiez s'il existe des relations en double et, dans ce cas, les supprimer
Utilisez certainement les Actions Globales dans la partie Relations pour enrichir AdminPulse d’une manière efficace.
Dossiers relations vue d'ensemble
3. Liste de prix et tableaux de prix
- Configurer la Liste de prix (= prix de base / = colonne standard du tableau de prix) Quand créer un nouvel article dans la liste de prix?
- Si il s’agit d’un autre tarif
- Si vous voulez une autre description sur votre facture (dans les lignes de facture). Une ligne de facture est la somme de tous les enregistrements du même article de prix (principal) au même tarif.
- Descriptions de sous-classes ne peuvent apparaître que sur le détail d’une facture
- Il ne faut pas d’article de prix pour le rapportage via les tâches. Pour des actions en dehors des tâches, il peut être intéressant de créer différents articles de prix en fonction des rapports.
- Compte grand livre standard: est uniquement utilisé lors de la création d’un nouvel article de prix. Et donc pas pour des lignes de factures dans lesquelles il n’y a pas de compte grand livre rempli. Il est donc important de remplir le compte grand livre dans chaque article de prix.
- Créer des profils de prix & les lier aux collaborateurs
- Tableaux de prix: adapter les prix par profil de prix (colonnes) (Ceci est possible avec la touche de tabulation)
- Tableaux de prix: créer des tableaux de prix supplémentaires pour les différents clients (tableaux à gauche)
- Lier les tableaux de prix aux relations si nécessaire
4. Calendrier de facturation (automatiser la première étape manuelle)
- Calendriers de facturation: supprimer ceux que vous n’utiliserez pas et adapter ce que vous utilisez.
Planification de la facturation
- Adapter les textes de factures et les lier aux calendriers de facturation
- Lier le calendrier de facturation aux relations:
- En régie via Actions Globales dans Relations ou via Aperçu des Calendriers de facturation
- Forfait dans la fiche relation ou via Aperçu des Calendriers de facturation
Forfait comme méthode de facturation
Aperçu des calendriers de facturation
- Modèles de facture: supprimer ce que vous n’utiliserez pas et adapter ce que vous utilisez (logo, lay-out,…) – ceci pour la facture, le détail et la note de crédit et dans les langues qui sont d’application dans votre fiduciaire.
Comment ajouter un nouveau substituant dans un modèle de facture
- Adapter modèle e-mail pour la facturation
- Adapter les modèles e-mail pour les rappels automatiques (dans le cas de suivi des paiements & rappel automatique dans AdminPulse) Si vous activez les rappels automatiques, vous devez bien savoir ce que vous faites. Trois conditions:
- Adapter la configuration des rappels
- Adapter le contenu des mails utilisés pour les rappels
- Indiquer dans AdminPulse si les factures ont été payées
5. Planning des tâches – Adapter les ‘Modèles des tâches’
- Lier ‘Article (de liste de prix)’ à la tâche principale (et à la sous-tâche si différent de la tâche principale)
- Remplir ‘Assigner à’ dans la tâche principale (et dans la sous-tâche si différent de la tâche principale). Ou laisser ‘Non attribué’ si cela correspond mieux à la manière de travailler de la fiduciaire. Vous pouvez également les tâches sur collaborateur/responsable du dossier sans qu’elles ne soient attribuées.
- Vérifier & adapter le calendrier de tâche si nécessaire. Ceci est optionnel, il y a déjà un calendrier dans les tâches existantes.
- Vérifier et adapter les ‘Modèles des tâches’ si nécessaire (contrôler chaque champ ‘gras’).
- Adapter les sous-tâches si nécessaire La ‘temps par défaut’ n’est qu’enregistré sous des conditions spécifiques, c’est à dire UNIQUEMENT dans le ‘Tableau des tâches’ avec la configuration d’un enregistrement de temps automatique (donc pas dans ‘l’aperçu des tâches’, avec une action globale ou suite à la reconnaissance d’un document). C’est donc possible, mais c’est une manière de travailler que nous vous déconseillons fortement. Il vaut mieux enregistrer du temps pour ces sous-tâches via une action globale. Il est donc conseillé de mettre partout le temps par défaut à 0. Dans les nouveaux comptes test c’est déjà à 0.
- Créer et/ou adapter les ‘Modèles e-mail’
- Lier les modèles e-mail aux sous-tâches si nécessaire.
Automatiser les périodicités des tâches
6. Compléter la fiche relation
A. Identification
- Responsable du dossier & collaborateur
- Partenaire & Collaborateur (remplaçant)
- Teams
- Propre entreprise
- Identifiant comptable
- Balises
Partenaire responsable du dossier et collaborateur remplaçant
B. Relations liées
Lier la même relations plusieurs fois (bénéficiaire, dirigeant, actionnaire)
C. Communication
- Moyens de communication
- Paramètres de communication Dans 90 % des cas, il n'est pas nécessaire de rajouter des paramètres de communication : seulement en cas d'envoi à plusieurs adresses mail en même temps ou lorsqu'il est nécessaire d’utiliser une autre adresse que l'adresse mail principale.
D. Facturation
- Données de facturation si différent des paramètres généraux
- Sélectionner le ‘Calendrier de facturation’
- Enregistrements planifiés
- Informations financières
E. Information comptable
- Mandats (éventuellement via les mandats CSAM)
- Périodicité TVA
- eID
F. Lettres
Vous pouvez modifier et/ou ajouter des modèles de lettres dans la partie ‘Configuration’.
Il est conseillé de supprimer après tous les modèles que vous n’utilisez pas.
G. Légal
- Fin de l’exercice comptable
- La date de clôture du premier exercice comptable
- Formule pour la date d'AG
H. Anti-blanchiment
I. UBO
J. Gestion des tâches
Il est également possible de lier des tâches à des relations via les Actions Globales dans Relations ou via Aperçu des Programmations des Tâches.
Automatiser les périodicités des tâches
Aperçu des programmations des tâches
7. Documents
- Configuration du suivi des tâches
Configuration du suivi des tâches
- Créer les Tags pour les documents + automatiser éventuellement que les tags soient automatiquement rajoutés à certains types de documents
- Arborescence + automatiser éventuellement que certains types de documents se mettent automatiquement dans certains dossiers
- Importer les documents
- Lier et organiser les documents si nécessaire