Lorsqu’un événement important se produit dans votre environnement – comme un nouveau to-do assigné, un document partagé ou une échéance qui approche (en dehors de la gestion des tâches) – vous recevez une notification dans AdminPulse.

Les nouvelles notifications sont indiquées par un cercle vert à côté de l’icône de cloche en haut à droite dans la barre de menu. En cliquant sur l’icône de cloche, vous ouvrez le panneau de notifications. Cliquez sur 'Aperçu' pour consulter les notifications précédentes.

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Ci-dessous, vous trouvez la liste complète des événements pour lesquels AdminPulse peut envoyer des notifications. Vous choisissez vous-même les types de notifications que vous souhaitez recevoir ou non. Vous pouvez facilement configurer cela via Mon profil > bouton 'Configurer' à côté de 'Ouvrir les paramètres des notifications'.

Le système envoie des notifications à deux moments :

Automatiquement – chaque nuit, tôt le matin (par exemple pour les anniversaires, les dates d’échéance, les clés API expirées, …)
Immédiatement lors d’un événement (comme des to-do assignés ou finalisés, des documents signés, des problèmes d’envoi d'e-mails, …)

💡 Vous souhaitez en savoir plus sur le paramétrage des notifications ? Consultez cet article : Notifications sur mesure : paramétrez quelles notifications vous recevez

💡 Vous voulez en savoir plus sur la consultation et la gestion des notifications ? Lisez ceci : Aperçu : le panneau de notifications et l’écran de notifications expliqués

Liste des notifications que vous pouvez activer ou désactiver

Catégorie de notifications : Relation

Notifications liées à la carte d'identité

Se rapporte à : Dossier relation > section Information comptable

Nom du déclencheur	Quand / À partir de	Fréquence	Conditions
Carte d'identité expire bientôt	30 jours avant la date d'expiration	Quotidiennement	Une date d'expiration est renseignée La date d'expiration est dans moins de 30 jours
Carte d'identité est expirée	À la date d'expiration	Une seule fois	Une date d'expiration est renseignée La date d'expiration est dépassée

Les notifications liées à la carte d'identité concernent les champs « Date d’expiration carte ID » et « Date d’expiration passeport ».

💡 Le fait de définir le critère « Carte d'identité » de la revue qualité comme 'Non applicable' dans le bandeau de relation n’a aucun impact sur la réception des notifications concernant l’expiration de la carte d'identité.

Notifications liées à la lettre de mission

Se rapporte à : Dossier relation > Lettres

Nom du déclencheur	Quand	Fréquence	Conditions
Lettre de mission expire bientôt	Dans les 30 jours précédant l’échéance	Quotidiennement	Une lettre de mission est présente Elle est signée La date d’expiration survient dans les 30 jours
Lettre de mission est expirée	À la date d’expiration	Une seule fois	Une lettre de mission est présente Elle est signée La date d'expiration est dépassée

Notifications liées aux procurations & mandats

Se rapporte à : Dossier relation> Information comptable > Mandats et Dossier relation > Relations liées

Nom du déclencheur	Quand	Fréquence	Conditions
Mandat expire bientôt	30 jours avant la date d'expiration	Quotidiennement	Le mandat possède une date d'expiration Celle-ci survient dans 30 jours Le mandat est encore valable
Mandat est expiré	À la date d'expiration	Une seule fois	Le mandat possède une date d’expiration La date d’expiration est dépassée
Mandat d'un dirigeant expire bientôt	30 jours avant la date de renouvellement	Quotidiennement	Le champ 'Date d'expiration du renouvellement du mandat' d’un dirigeant est rempli Cette date approche
Mandat d'un dirigeant est expiré	À ou juste après la date de fin	Une seule fois	La 'Date d'expiration du renouvellement du mandat' est dépassée

Notifications liées au contrôle anti-blanchiment — Analayse du risque

Se rapporte à : Dossier relation > Anti-blanchiment

Nom du déclencheur	Quand	Fréquence	Conditions
Analyse du risque expire bientôt	20 jours avant la date d'expiration	Quotidiennement	La vérification expirera dans moins de 20 jours Elle est encore valable
Analyse du risque expirée	30 jours après la date d'expiration	Une seule fois	La vérification est expirée depuis plus de 30 jours

Une date d’expiration est calculée lors de la finalisation de l’évaluation des risques. Cette date dépend du niveau de risque déterminé :

En cas de risque élevé, la réévaluation est requise chaque année.
En cas de risque faible ou standard, une réévaluation est nécessaire tous les 3 ans.

AdminPulse envoie une notification lorsque la date d’expiration approche ou est dépassée.

Notifications liées à l'enregistrement UBO

Se rapporte à : Dossier relation > UBO

Nom du déclencheur	Quand	Fréquence	Conditions
La date de mise en ligne de l'UBO depuis n'a pas été saisie	Lorsque le système tente de planifier une tâche sur base de 'Date d'entrée dans le registre'	Quotidiennement, jusqu’à ce que la date soit renseignée et que la tâche ait pu être planifiée avec succès	Une Programmation de tâche est actieve et utilise la 'Date d'entrée dans le registre', mais ce champ est encore vide pour la relation concernée
Date limite d'un mois après un changement de structure d'UBO expire bientôt	20 jours après la date de modification de la structure UBO (soit 10 jours avant l'échéance)	Quotidiennement	Une modification récente de la structure UBO a eu lieu et l’échéance pour la communiquer approche
Date limite d'un mois après un changement de structure d'UBO est expirée	30 jours après la date de modification de la structure UBO	Une seule fois	Le délai légal pour notifier une modification de la structure UBO est dépassé
Le contrôle annuel d'UBO annuel expire bientôt	11 mois après la dernière vérification	Quotidiennement	Une structure UBO doit être présente La vérification expirera dans moins d’un mois La vérification est encore valable
Le contrôle annuel d'UBO est expiré	365 jours après la dernière vérification	Une seule fois	Une structure UBO doit être présente La vérification annuelle UBO date de plus de 365 jours

La structure UBO doit être communiquée une fois par an aux autorités. AdminPulse envoie une notification lorsque l’échéance pour cette nouvelle vérification approche (dans un délai d’un mois) et également lorsqu’elle est dépassée.

En plus de ce contrôle annuel, une modification intermédiaire peut aussi survenir. Dans ce cas, la nouvelle structure UBO doit être transmise aux autorités dans un délai d’un mois. AdminPulse avertit l’utilisateur via un triangle d’avertissement () dans le bandeau relation si une nouvelle vérification s’avère nécessaire, lorsque l’utilisateur effectue l’une des actions suivantes sur la société:

ajout/modification/suppression d’une relation liée de type « contrôle par autres moyens », « actionnaire » ou « administrateur »
modification du nombre d’actions inconnues
modification du nombre de droits de vote inconnus

L’utilisateur peut indiquer si la structure UBO a effectivement été modifiée. Si c’est le cas, elle doit être transmise aux autorités dans un délai d’un mois. Une notification est envoyée lorsque l’échéance approche (dans les 10 jours) et lorsqu’elle est dépassée.

Notifications liées à la structure / exercice comptable / AG / infos de base

Se rapporte à : Dossier client > Informations comptable

Nom du déclencheur	Quand	Fréquence	Conditions
Date de la prochaine assemblée générale incorrecte	AdminPulse tente de planifier une tâche qui dépend de la date de l’assemblée générale	À chaque tentative de planification	La relation est une société La date de l’AG tombe avant la date de fin de l’exercice comptable La date de l’AG tombe plus de 6 mois après la date de fin de l’exercice comptable
Fin d'exercice comptable vide	Lors de la planification d’une tâche qui dépend de la date de fin de l’exercice comptable Répétition : Vérifié chaque mois	À chaque tentative de planification	La relation est une société La date de fin du (premier) exercice comptable n’est pas renseignée
La fin de l'exercice en combinaison avec la formule pour l'AG n'est pas valide	Lors de la modification de la fin de l’exercice comptable ou de la formule de l’AG	À chaque modification	La relation est une société La formule de l’AG n’est pas correctement remplie : - En cas de date fixe : la date n’est pas renseignée - En cas de formule : le mois, le jour ou la semaine n’est pas renseigné - La formule n’est pas correcte pour le pays de la relation
Anniversaire non rempli	Le système tente de planifier une tâche qui dépend de la date de naissance Répétition : Vérifié tous les 1 à 3 jours	À chaque tentative de planification	La relation est une personne (pas une société) La date de naissance n’est pas renseignée
Date limite vide sur le calendrier des tâches dans le dossier relation	Lors de la planification d’une tâche dépendant de la date limite Répétition : Vérifié tous les 1 à 3 jours	À chaque tentative de planification	La relation est une société Un programmation de tâches est configurée pour cette relation Le programmation est de type périodique et nécessite une échéance La date limite n’est pas renseignée

Catégorie de notifications : Document

Notifications liées aux documents

Nom du déclencheur	Quand	Fréquence	Conditions
Document signé	Lorsqu’un document est signé avec succès via un prestataire de signature électronique	Une seule fois	Le document doit avoir été signé avec succès
Votre fichier est prêt à être téléchargé	Après génération d’un rapport (Excel/PDF) Après exportation de documents au format ZIP Après traitement d’un document	Juste après la finalisation	Le fichier a bien été généré Le document est sauvegardé et disponible pour téléchargement

Catégorie de notifications : Partager

Notifications liées au partage

Nom du déclencheur	Quand	Fréquence	Conditions
Un document a été partagé avec vous	Lorsqu’un autre utilisateur partage un document – immédiatement après l’action	Une seule fois	Un autre utilisateur partage un document avec vous Vous avez les droits nécessaires pour consulter le document
Une interaction a été partagée avec vous	Lorsqu’un autre utilisateur partage une interaction – immédiatement après l’action	Une seule fois	Un autre utilisateur partage une interaction avec vous Vous avez les droits nécessaires pour consulter l'interaction
Un to-do a été partagé avec vous	Lorsqu’un autre utilisateur partage un to-do – immédiatement après l’action	Une seule fois	Un autre utilisateur partage un to-do avec vous Vous avez les droits nécessaires pour accéder au to-do
Une relation a été partagée avec vous	Lorsqu’un autre utilisateur partage une relation – immédiatement après l’action	Une seule fois	Un autre utilisateur partage une relation avec vous Vous avez les droits nécessaires pour consulter la relation
Une tâche a été partagée avec vous	Lorsqu’un autre utilisateur partage une tâche – immédiatement après l’action	Une seule fois	Un autre utilisateur partage une tâche avec vous Vous avez les droits nécessaires pour consulter la tâche

Catégorie de notifications : To-do

Notifications liées aux to-do’s

Nom du déclencheur	Quand	Fréquence	Conditions
To-do attribué à vous	Lorsqu’un to-do vous est assigné – immédiatement après l’attribution	Une seule fois	Un autre utilisateur vous assigne un to-do Vous avez les droits nécessaires pour voir le to-do
To-do terminé	Lorsqu’un autre utilisateur termine un to-do que vous avez créé – immédiatement après la finalisation	Une seule fois	Vous êtes le créateur du to-do Le to-do a été finalisé par une autre personne

Catégorie de notifications : Clé API

Notifications liées aux clés API

Nom du déclencheur	Quand	Fréquence	Conditions
Une clé API expirera demain	Exactement 1 jour avant expiration	Une seule fois par clé	La clé API doit avoir une date d’expiration La date d’expiration est exactement dans 1 jour
Une clé API expirera dans une semaine	Exactement 7 jours avant expiration	Une seule fois par clé	La clé API doit avoir une date d’expiration La date d’expiration est exactement dans 7 jours
Une clé API expirera dans deux jours	Exactement 2 jours avant expiration	Une seule fois par clé	La clé API doit avoir une date d’expiration La date d’expiration est exactement dans 2 jours

Catégorie de notifications : Autres

Notifications liées à Admin-Connect

Nom du déclencheur

Quand

Fréquence

Conditions

Admin-Connect : message du fournisseur externe

Immédiatement après la réception

Crédits insuffisants dans OkSign pour la signature de documents
Échec de la signature de document avec un message d’erreur spécifique
Problèmes de connexion avec le fournisseur externe

Une seule fois

Un message a été reçu d’un fournisseur externe

Admin-Connect : la configuration n'est plus active

Immédiatement après l’erreur

La connexion avec le service externe a expiré
Les identifiants ne sont plus valides
La connexion doit être réautorisée