Migration DMS (documents)

Introduction

Si vous souhaitez transférer un grand nombre de documents, nous vous recommandons de contacter notre service d'assistance. En suivant un certain nombre d'étapes, vous pouvez facilement transférer ces documents vers votre environnement AdminPulse.

Nous vous recommandons d'utiliser 7zip (gratuit) pour créer le fichier zip.

Méthode de travail

1. Avant de commencer, contactez [e-mail] . Ils conviendront avec vous d'une date pour le transfert effectif des documents.
2. Il est préférable de commencer à exporter les fichiers DMS à temps. Cela ne peut pas être fait le matin même de la migration, car il peut s'écouler un certain temps avant que le fichier d'exportation soit prêt. L'objectif est de recevoir vos fichiers DMS le matin de la migration.

3. Nous vous demandons de nous envoyer les documents DMS dans un seul fichier zip sur un lien dropbox que vous recevrez de notre part. 
   Remarque : N'oubliez pas qu'un fichier zip peut avoir une taille maximale de 50 Go. Si les fichiers combinés sont supérieurs à 50 Go (zip), nous vous recommandons de créer plusieurs fichiers zip et de les télécharger séparément dans notre environnement Dropbox.

   1. 7-Zip > Add to archive...
      

   2. Split to volumes, bytes :
      

4. Le transfert des documents peut prendre un certain temps. Vous le remarquerez dans Adminpulse et vous pourrez suivre en direct les documents qui sont déjà chargés. Bien entendu, vous pouvez utiliser AdminPulse pendant que le téléchargement des documents est en cours.
5. Puisque nous travaillons avec des tags dans AdminPulse, tous les dossiers seront convertis en des tags.
6. Ensuite, vous pouvez définir ces tags comme vous le souhaitez dans une structure arborescente. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sur le site suivant : Organiser les documents
   La structure arborescente sera exactement copiée dans AdminPulse en fonction de la structure arborescente dans votre explorateur Windows.
7. La relation sera reconnue sur la base du nom du dossier, qui doit correspondre au nom de la relation (ou au code APR dans AdminPulse).

Comment procéder si vous souhaitez exporter à partir d'Admin-DMS ?

1. L'administrateur dans Admin-Is peut exporter tous les fichiers via DMS - vous pouvez utiliser cet article comme guide.
2. Si vous rencontrez des problèmes avec le zippage des fichiers, nous vous demandons de contacter d'abord votre responsable TIC. Si cette personne rencontre également des problèmes, il est possible de contacter Syneton.
3. Il est préférable de zipper les fichiers DMS avec 7-zip, car l'expérience nous a appris que cela fonctionne mieux et donne moins de messages d'erreur.
4. Le fichier zippé peut être téléchargé via le lien de Dropbox mentionné ci-dessus.

Reconnaissance des documents

Pendant une migration de documents, le service "reconnaissance de documents" n'est pas actif. 

Dossiers non migrés

Si le nom du dossier dans le fichier livré ne correspond pas exactement au nom de la relation dans AdminPulse, ce dossier ne sera pas migré.

Après la migration, vous recevrez un fichier Excel contenant les dossiers qui n'ont pas pu être migrés. Si vous entrez manuellement le "Code identifiant unique" (APR______) de la relation à laquelle appartiennent les dossiers concernés, nous pouvons toujours migrer les dossiers qui n'ont pas pu être migrés sur la base de ce document et les lier à la bonne relation.