Dans AdminPulse, vous pouvez rendre une relation inactive ou la supprimer définitivement. La différence entre ces deux actions est importante :
- Rendre inactive : La relation reste conservée dans le système, avec toutes les données associées telles que les tâches, les enregistrements de temps, les documents et les factures. La programmation de tâches et la facturation sont arrêtées. Vous pouvez réactiver la relation à tout moment par la suite.
- Supprimer définitivement : Cela signifie que la relation et toutes les données liées sont définitivement supprimées du système.
Comment rendre une relation inactive ou la supprimer ?
Il existe deux manières de rendre une relation inactive ou de la supprimer :
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Via l'écran Relations (Dossiers relations > Relations) : Cliquez sur l’icône de corbeille à la fin de la ligne de la relation. Cela rend la relation inactive, à moins que les conditions pour une suppression définitive soient réunies. Dans ce cas, la relation est à jamais supprimée.
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Via le dossier relation respectif : Indiquez une Date de fin dans le dossier relation.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Tâches et facturation : Toutes les tâches actives et les plannings de facturation sont arrêtés. Les tâches futures et les factures provisoires doivent être supprimées manuellement.
- Indicateur visuel : L'icône à côté de la relation devient rouge, indiquant que la relation est inactive.
Remarque : Les relations inactives ne sont pas prises en compte dans l’abonnement AdminPulse. Consultez cet article pour plus de détails sur les frais d’abonnement.
Réactivation d'une relation
Vous pouvez facilement réactiver une relation inactive. Toutes les données telles que les tâches, les enregistrements de temps et les documents restent intacts. Suivez ces étapes pour restaurer une relation :
- Cliquez sur 'Plus de filtres' dans l'écran Relations (Dossiers relations > Relations) et sélectionnez 'Relations inactives'.
- Activez la selection 'Relations inactives'
- Recherchez la relation inactive dans la liste et ouvrez le dossier de la relation
- Supprimez la date dans 'Date de fin' pour réactiver la relation, ou cliquez sur le bouton de réactivation dans la liste des relations
Consulter les informations d'une relation inactive
Même lorsqu'une relation est inactive, toutes ses informations historiques restent accessibles. Cela peut être utile si vous souhaitez consulter les données d'un ancien client, telles que les enregistrements de temps et les documents. Voici comment accéder à ces informations :
- Accédez à l'écran Relations et activez le filtre 'Relations inactives' sous 'Plus de filtres'
- Sélectionnez 'Relations inactives'
- Ouvrez le dossier de la relation inactive
- Dans le dossier de la relation, vous trouverez un aperçu complet de toutes les données, avec un accès rapide aux enregistrements de temps, aux documents, aux factures et à d'autres informations pertinentes via le bandeau du haut.
💡 Exemple : Vous souhaitez consulter les enregistrements de temps d'un ancien client ? Assurez-vous d’abord que les relations inactives sont affichées, comme expliqué ci-dessus. Ensuite, ouvrez le dossier de la relation et accédez rapidement aux enregistrements via le bandeau du haut.
Suppression définitive d'une relation
Une relation ne peut être supprimée définitivement seulement si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- Pas de relations liées : La relation ne doit pas avoir d'autres relations qui lui sont liées.
- Pas de documents : Aucun document ne doit être associé à la relation.
- Pas d'enregistrements : Aucun enregistrement de temps, activité ou note ne doit être associé à la relation.
- Pas de factures ou transactions : Aucune facture, transaction ou autre document financier ne doit être lié à la relation.
- Pas de tâches actives.
Si toutes ces conditions sont remplies, vous pouvez supprimer définitivement la relation en cliquant sur l’icône de corbeille à la fin de la ligne de la relation dans l'écran Relations (Dossiers relations > Relations).
Attention : Si toutes les conditions ne sont pas remplies, la relation ne pourra être que rendue inactive, en renseignant une date de fin.