Rendre des relations inactives, les restaurer ou les supprimer définitivement

Dans AdminPulse, vous pouvez rendre une relation inactive ou la supprimer définitivement. La différence entre ces deux actions est importante :

• Rendre inactive : la relation reste conservée dans le système, avec toutes les données associées telles que les tâches, les enregistrements de temps, les documents et les factures. Les tâches actives et les plannings de facturation sont arrêtés. Vous pouvez réactiver la relation par la suite.
• Supprimer définitivement : la relation et toutes les données liées sont supprimées définitivement du système.

Rendre une relation inactive ou la supprimer

Vous pouvez rendre une relation inactive ou la supprimer de deux manières :

• Via l’écran Relations (Dossiers relations > Relations) : cliquez sur l’icône de corbeille à la fin de la ligne de la relation. AdminPulse rend la relation inactive, sauf si les conditions pour une suppression définitive sont remplies. Dans ce cas, la relation est supprimée définitivement.
  
• Via le dossier relation : renseignez une date de fin dans le dossier relation.
  

Que se passe-t-il lorsqu’une relation devient inactive ?

• Tâches et facturation : toutes les tâches actives et tous les plannings de facturation sont arrêtés. Les tâches planifiées et les factures provisoires doivent être supprimées manuellement.
• Indication visuelle : l’icône à côté de la relation devient rouge. Vous voyez ainsi que la relation est inactive.

💡 Bon à savoir : les relations inactives ne sont pas prises en compte dans l’abonnement AdminPulse. Consultez cet article pour plus de détails sur les frais d’abonnement.

Réactiver une relation

Vous pouvez réactiver une relation inactive. Toutes les données, comme les tâches, les enregistrements de temps et les documents, restent conservées.

1. Accédez à l’écran Relations (Dossiers relations > Relations).
2. Cliquez sur Plus de filtres et sélectionnez Filtrer par relations inactives.
3. Choisissez l’option de filtre Uniquement inactives.
4. Recherchez la relation inactive dans la liste.
5. Ouvrez le dossier relation et supprimez la date dans Date de fin. Vous pouvez aussi réactiver la relation via le bouton de réactivation dans l’écran Relations.
   

👉 Vérifiez attentivement le dossier relation après la réactivation. Lorsqu’une relation est rendue inactive, toutes les programmations de tâches reçoivent une date de fin, et cette date est conservée. Le planning de facturation, lui, reprend automatiquement dès que la relation est à nouveau active.

💡 Astuce : nous conseillons de créer de nouvelles programmations de tâches après la réactivation, plutôt que de continuer à utiliser les anciennes en supprimant leur date de fin. C’est surtout important si la relation est restée inactive pendant une longue période.

Consulter les informations d’une relation inactive

Même lorsqu’une relation est inactive, ses informations historiques restent accessibles. Vous pouvez par exemple consulter les données d’un ancien client, comme les enregistrements de temps, les documents et les factures.

1. Accédez à l’écran Relations (Dossiers relations > Relations).
2. Cliquez sur Plus de filtres et sélectionnez Filtrer par relations inactives.
3. Choisissez l’option de filtre Uniquement inactives.
4. Ouvrez le dossier relation de la relation inactive.
5. Utilisez le bandeau supérieur du dossier relation pour accéder rapidement aux données liées, comme les enregistrements de temps, les documents, les factures et les autres informations pertinentes.

💡 Exemple : vous souhaitez consulter les enregistrements de temps d’un ancien client ? Affichez d’abord les relations inactives via le filtre. Ouvrez ensuite le dossier relation et accédez aux enregistrements via le bandeau supérieur.

Supprimer définitivement une relation

Une relation ne peut être supprimée définitivement que si toutes les conditions ci-dessous sont remplies :

• Aucune relation liée : la relation ne peut pas avoir d’autres relations liées.
• Aucun document : aucun document ne peut être associé à la relation.
• Aucun enregistrement : aucun enregistrement de temps, aucune activité ni aucune note ne peut être associé à la relation.
• Aucune facture ni transaction : aucune facture, transaction ou autre document financier ne peut être lié à la relation.
• Aucune tâche active : aucune tâche active ne peut être liée à la relation.

Si toutes ces conditions sont remplies, vous pouvez supprimer définitivement la relation via l’icône de corbeille à la fin de la ligne de la relation dans l’écran Relations (Dossiers relations > Relations).

👉 Attention : si une de ces conditions n’est pas remplie, vous pouvez uniquement rendre la relation inactive en renseignant une date de fin.