Dans AdminPulse, vous choisissez vous-même à quelle date une facture provisoire est numéroté. Cela peut se faire immédiatement ou à une date choisie — individuellement ou en masse.
Cet article vous explique comment définir une date, ce qu’il se passe lorsqu’une date est choisie, et quelles sont les règles applicables.
Pourquoi choisir une date de facture spécifique ?
Choisir une date de facture particulière est utile dans les situations suivantes :
- Vous souhaitez utiliser le dernier jour de la période facturée comme date de la facture.
- Vous facturez à un moment précis, par exemple au début du mois.
- Vous souhaitez attribuer un numéro à une facture dans l’exercice comptable précédent.
- Vous voulez aligner le moment de la facturation avec vos besoins en reporting.
Comment définir une date de facture ?
Vous pouvez définir une date de facturation spécifique de deux manières : individuellement ou via une action globale.
Définir la date de facture via une action globale
- Allez dans Factures > Factures provisoires.
- Sélectionnez les factures provisoires souhaitées via la case au début de la ligne ou en haut du tableau (
)
- Cliquez sur Action globale et choisissez Numéroter les factures.
- Dans la fenêtre pop-up qui apparaît :
- Choisissez la date de la facture souhaitée (et l’exercice précédent si souhaité).
- Activez les boutons pour indiquer si les factures doivent être envoyées immédiatement (si la date est aujourd’hui) et si les factures d’un montant de 0 doivent être incluses.
- En bas de la fenêtre, le système affiche des informations additionnelles sur le statut et la validité de la date choisie pour les factures provisoires sélectionnés.
Définir la date de facture individuellement
- Allez dans Factures > Factures provisoires.
- Dans le tableau d'aperçu, cliquez sur l’icône en forme de crayon dans la colonne Date de la facture souhaitée pour la facture provisoire à modifier.
- Sélectionnez une nouvelle date ou modifiez la date existante.
Que se passe-t-il après avoir défini une date de facture souhaitée ?
Dès que vous définissez une date de la facture souhaitée et que celle-ci est validée, le système met automatiquement à jour les données associées — comme la numérotation de la facture, la date d’échéance et la période couverte pour le reporting. En fonction de la date choisie, AdminPulse applique les actions suivantes :
-
Pour une date correspondant à aujourd’hui ou dans le passé :
- La facture est immédiatement numérotée.
- Le système génère les versions PDF et XML et prépare l’envoi.
-
Pour une date future :
- La facture sera automatiquement numérotée à cette date.
La date choisie détermine également automatiquement :
- La date d'expiration, calculée selon le délai de paiement configuré.
- L'exercice comptable dans lequel la facture est rapportée.
👉 Attention : les factures ne peuvent être numérotées que s’il n’y a plus d'autres factures en cours de traitement dans le même exercice.
Règles et restrictions pour les dates de facturation
Lorsque vous définissez une date de facturation souhaitée, AdminPulse vérifie automatiquement si celle-ci respecte les règles ci-dessous.
- La date de facturation choisie doit toujours se situer dans l’exercice comptable en cours ou dans l’exercice précédent. Pour chaque exercice, AdminPulse garantit automatiquement une numérotation chronologique correcte des factures.
- Pour une facture dans l’exercice comptable en cours, la date de facturation ne peut pas être antérieure à aujourd’hui et doit au minimum correspondre à la date de la dernière facture numérotée.
- Pour une facture dans l’exercice précédent, vous pouvez choisir n’importe quelle date à condition qu’elle ne précède pas la dernière facture numérotée de cet exercice.
💡Astuce : Si vous choisissez une date dans l’exercice précédent, la facture sera automatiquement intégrée à la bonne comptabilité et reprise correctement dans vos rapports.
Date de facture pour les notes de crédit
Les notes de crédit suivent les mêmes règles de date et de validation que les factures. AdminPulse garantit également ici le respect de l’ordre chronologique au sein de l’exercice.
Comme pour les factures, une note de crédit ne peut être numérotée que s’il n’y a plus de factures en cours de traitement pour le même exercice.
La date choisie détermine également automatiquement la date d’échéance de la note de crédit, qui correspond à la date de facturation.
Bon à lire
- Vous souhaitez en savoir plus sur les factures provisoires et les actions globales disponibles ? Lisez : Aperçu: Modifier, contrôler et finaliser des factures provisoires