L’exportation des mandats vous permet d’obtenir, dans un seul fichier Excel, un aperçu des mandats par relation et de leur statut. Vous voyez ainsi rapidement quels mandats doivent encore être demandés ou signés et lesquels ont expiré.
Dans cet article, vous découvrez depuis quels écrans vous pouvez exporter les mandats, quelles données figurent dans le fichier Excel et où retrouver ce fichier.
Depuis quels écrans pouvez-vous exporter les mandats ?
Vous pouvez exporter les mandats depuis trois écrans. Le choix de l’écran détermine les relations qui figurent dans le fichier.
| Écran | Quelles relations figurent dans le fichier ? |
|---|---|
| Aperçu des relations (Relations > Relations) | Les relations cochées ou, si vous n’en cochez aucune, toutes les relations de la liste filtrée. |
| Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches) | Les relations associées aux tâches cochées ou, si vous n’en cochez aucune, à toutes les tâches de la liste filtrée. |
| Aperçu des programmations des tâches (Relations > Aperçu des programmations des tâches) | Les relations associées aux programmations cochées ou, si vous n’en cochez aucune, à toutes les programmations de la liste filtrée. |
👉 Si vous exportez depuis l’Aperçu des tâches ou l’Aperçu des programmations des tâches, chaque relation n’apparaît qu’une seule fois dans le fichier, même si plusieurs tâches ou programmations existent pour cette relation.
De quels droits avez-vous besoin ?
Vous devez disposer du droit de lecture correspondant à l’écran depuis lequel vous effectuez l’exportation :
- Aperçu des relations : droit de lecture des relations ;
- Aperçu des tâches : droit de lecture des tâches planifiées. Seules les relations associées aux tâches auxquelles vous avez accès sont reprises ;
- Aperçu des programmations des tâches : droit de lecture des programmations des tâches.
Comment exporter les mandats ?
Depuis l’Aperçu des relations
- Allez dans Relations > Relations.
- Filtrez la liste ou cochez les relations que vous souhaitez exporter.
- Cliquez sur Exporter.
- Choisissez Exporter les mandats.
Depuis l’Aperçu des tâches ou l’Aperçu des programmations des tâches
- Allez dans Tâches > Aperçu des tâches ou dans Relations > Aperçu des programmations des tâches.
- Filtrez la liste ou cochez les tâches ou programmations que vous souhaitez exporter.
- Cliquez sur Exporter les mandats.
💡 Dans l’Aperçu des tâches, vous travaillez par type de tâche. Vous souhaitez exporter les mandats de l’ensemble de votre cabinet dans un seul fichier ? Effectuez alors l’exportation depuis l’Aperçu des relations.
Que contient le fichier Excel ?
Chaque relation occupe une ligne distincte. Le fichier commence toujours par les six mêmes colonnes :
- Relation ;
- Code client ;
- Code d’identification unique ;
- Numéro d’entreprise ;
- Numéro de TVA ;
- Numéro du registre national.
Une colonne est ensuite ajoutée pour chaque mandat présent chez les relations exportées. Ces colonnes sont classées par ordre alphabétique selon le nom du mandat.
👉 Les mandats qui ne sont présents chez aucune des relations exportées ne reçoivent pas de colonne. Si aucune relation ne dispose, par exemple, du mandat TVA / Intervat, cette colonne ne figure pas dans le fichier. Si vous exportez une seule relation, vous voyez donc uniquement les colonnes correspondant aux mandats de cette relation.
Que contiennent les cellules ?
Une cellule contient le statut du mandat : Demander, En attente de signature, Actif ou Abandonné. Une cellule vide signifie que la relation ne possède pas de mandat de ce type.
La date indiquée dans Valable jusqu’au est-elle dépassée ? L’exportation affiche alors Expiré à la place du statut. Expiré n’est pas un statut distinct dans le dossier de la relation. AdminPulse déduit cette valeur de la date de fin du mandat lors de l’exportation.
💡 Une relation possède plusieurs mandats portant le même nom ? L’exportation reprend le mandat dont la date de fin est la plus tardive. Un mandat sans date de fin est toutefois prioritaire.
Comment obtenez-vous le fichier ?
AdminPulse génère l’exportation en arrière-plan. Le message « L’exportation vers Excel a démarré. Cela peut prendre quelques minutes. » apparaît d’abord. Dès que le fichier est prêt, le téléchargement démarre automatiquement.
Le fichier apparaît également dans vos Notifications. Vous pouvez ainsi le télécharger à nouveau ultérieurement. La notification reste disponible pendant deux jours.
Que faire si l’exportation échoue ?
- Le bouton est grisé : la liste ne contient aucune relation, tâche ou programmation de tâche. Adaptez vos filtres afin d’afficher des résultats, puis réessayez.
- Un message indique qu’aucun élément n’a été trouvé : vos filtres ou votre sélection ne correspondent à aucune relation. Vérifiez-les, puis relancez l’exportation.
💡 Bon à lire
Ces articles complètent les fonctionnalités présentées ci-dessus :