Dans AdminPulse, vous pouvez ajouter des pièces jointes aux e-mails de facturation. C’est pratique, par exemple, pour envoyer vos conditions de facturation, conditions générales ou une documentation complémentaire au client avec votre facture. Il existe trois manières de procéder :
- Via un modèle d'e-mail : la pièce jointe est envoyée automatiquement avec chaque e-mail de facture.
- De manière ad hoc : vous ajoutez une pièce jointe lors de l’envoi d’une facture spécifique.
- Via la facture provisoire : la pièce jointe est liée à la facture provisoire et sera automatiquement envoyée dès que la facture est envoyée.
👉 Bon à savoir :
- Chaque pièce jointe peut faire jusqu’à 50 MB avec une limite totale de 200 MB par e-mail.
- Les formats de fichiers pris en charge sont : PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), RTF et fichiers texte (.txt).
💡 Astuce : Vous envoyez souvent les mêmes documents ? Ajoutez-les au modèle d'e-mail, ils seront alors envoyés automatiquement avec chaque facture.
Envoyer automatiquement une pièce jointe via le modèle d'e-mail
Vous souhaitez qu’un fichier spécifique soit toujours envoyé avec toutes vos factures ? Ajoutez le fichier au modèle d'e-mail utilisé pour l’envoi des factures.
- Allez dans Paramètres > Modèles d'e-mail.
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du modèle d’e-mail utilisé pour l’envoi des factures. Par défaut, il s’intitule "Envoyer la facture".
- Cliquez sur le bouton +Ajouter annexe et sélectionnez le fichier que vous souhaitez joindre.
💡 Vous utilisez différentes langues ? Ajoutez alors la pièce jointe à chaque modèle d’e-mail dans la langue correspondante (par exemple, en anglais et en néerlandais), afin que chaque client reçoive le document.
Ajouter une pièce jointe de manière ad hoc à une facture spécifique
Vous voulez joindre un document unique à une facture ? Ajoutez alors la pièce jointe au moment de l’envoi de celle-ci par e-mail.
- Allez dans Facturation > Factures.
- Trouvez la facture ou la note de crédit dans le tableau et cliquez sur le menu déroulant à la fin de la ligne (
).
- Sélectionnez Envoi de la facture par e-mail.
- Dans la fenêtre de composition de l’e-mail, glissez-déposez le document dans la zone de dépôt, ou cliquez sur parcourir pour sélectionner un fichier depuis votre ordinateur.
Joindre une pièce à une proposition de facture
Vous pouvez également ajouter une pièce jointe à une proposition de facture. Lorsque la facture définitive est envoyée, la pièce jointe est automatiquement incluse dans l’e-mail.
- Allez dans Facturation > Factures provisoires.
- Cliquez sur une ligne de proposition pour l’ouvrir.
- Cliquez sur +Ajouter annexe et choisissez un fichier depuis votre ordinateur.
Bon à savoir
- Vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation des modèles d'e-mail ? Consultez l’article Modèles e-mail