Aperçu : Gérer et suivre les factures et notes de crédit dans l’écran Factures

L’écran Factures (Facturation > Factures) offre un aperçu clair de toutes les factures et notes de crédit numérotées. Il vous permet de consulter leur statut de paiement, leur statut d’envoi (e-mail ou Peppol), ainsi que leur statut d’exportation. Vous pouvez filtrer, ouvrir ou télécharger des factures, et effectuer des actions (globales) telles que les envoyer, les exporter ou les marquer comme payées.

Dans cet article, vous découvrez comment utiliser efficacement cet écran : filtrer les données, ajuster les colonnes visibles et exécuter des actions sur une ou plusieurs factures ou notes de crédit en même temps.

💡 Conseil de lecture : En trois écrans, de l’enregistrement à la facture :

1. À facturer – L’écran Enregistrements non liés vous donne un aperçu de toutes les prestations et coûts enregistrés.
   ⏭️ Aperçu : Consulter les enregistrements non liés et les ajouter aux factures provisoires
2. Préparer et vérifier – Dans Factures provisoires, vous préparez les factures : modifiez les lignes, vérifiez les montants et numérotez une fois tout validé.
   ⏭️ Aperçu : Modifier, contrôler et finaliser des factures provisoires
3. Finaliser – Dans Factures, vous gérez les factures et notes de crédit numérotées : vous suivez les envois et les paiements, exécutez des actions, et gardez une vue d’ensemble.
   👉 Vous êtes maintenant à cet écran.

Aperçu financier en haut de l’écran Factures

La partie supérieure de l’écran affiche six indicateurs clés permettant d’évaluer rapidement l’état de votre facturation. Les montants affichés varient selon les filtres que vous appliquez.

• Total excl. : somme de toutes les factures hors TVA.
• Montant total : montant cumulé incluant la TVA.
• Payé : montant déjà encaissé.
• Enregistrements à facturer : valeur des enregistrements encore à transférer vers une facture.
  Cliquez pour accéder à l’écran Enregistrements non liés.
• Factures provisoires : somme totale des propositions non numérotées.
  Cliquez pour accéder à l’écran Factures provisoires.
• Nombre de factures en traitement : (indépendant des filtres) lorsque vous numérotez une série de propositions dans l’écran Factures provisoires, ce compteur affiche combien sont encore en cours de traitement. Il est mis à jour automatiquement toutes les quelques secondes.

Rechercher et filtrer dans l'écran Factures

Pour retrouver rapidement une facture ou une note de crédit, utilisez les filtres disponibles en haut de l’écran Factures. Ils vous permettent aussi de constituer une sélection avant d’exécuter une action globale.

Filtres standards dans les factures et notes de crédit

• Chercher des factures : par numéro de facture, nom du client, etc.
• Type : affichez toutes les factures, ou filtrez uniquement sur les factures ou les notes de crédit.
• Type de facture : filtrez selon le type : forfait, acompte, régie, libre, etc.
• Date facture : choisissez une période manuellement ou utilisez des raccourcis comme ce mois, ce trimestre, cette année…
• Échéance : affichez uniquement les factures et notes de crédit dont l’échéance tombe dans une période donnée.
• Statut de paiement : filtrez les factures et notes de crédit payés, impayés ou toutes.
  Ce filtre fonctionne uniquement si le module suivi des paiements est activé dans AdminPulse.
• Statut d’erreur : affichez les factures avec ou sans erreurs internes détectées par AdminPulse (ex. compte grand livre manquant).
  👉 Remarque : cela ne concerne pas les erreurs remontées par votre logiciel de comptabilité.
• Mode d’envoi de la facture (relation) : filtrez selon la méthode d’envoi : e-mail, courrier, etc.
• État : filtrez selon le statut de la facture (envoyée par e-mail, via Peppol, exportée…).
• Propres entreprises : filtrez selon votre propre entreprise.
• Calendriers de facturation : affichez uniquement les factures liées à un calendrier donné, ou sans calendrier.

Boutons de filtre rapide dans les factures

Sous la zone des filtres, retrouvez des boutons pratiques qui appliquent en un clic les filtres les plus fréquents. Les totaux en haut de l’écran s’adaptent automatiquement.

• Toutes les factures : vue par défaut sans filtre actif.
• Impayé : affiche les montants encore ouverts — nécessite le module suivi des paiements.
• Expiré < 30 jours : factures dont l’échéance est dépassée depuis moins de 30 jours.
• Expiré > 30 jours : factures dont l’échéance est dépassée depuis plus de 30 jours.
• Factures non-envoyées : factures pas encore transmises via e-mail ou Peppol.
• Factures non exportées : factures non encore transférées vers le système comptable.
• Factures non livrées : factures envoyées mais dont la livraison a échoué (par e-mail ou Peppol).

Filtres sophistiqués dans les factures

Vous souhaitez affiner votre recherche ? Cliquez sur Filtres sophistiqués pour afficher des options avancées. Cliquez sur Cacher les filtres pour les masquer à nouveau.

Voici la liste des filtres supplémentaires que vous pouvez utiliser :

• Chercher relation : sélection rapide de la bonne relation.
• Type de relation : filtrez selon : Société, Entreprise individuelle, ou Personne.
• Forme juridique : filtrez selon, ASBL, SPRL, etc.
• Collaborateurs : filtrez selon le collaborateur responsable, le remplaçant, partenaire, facturation, senior, etc.
• Relations avec/sans tags : filtre selon la présence ou non d’un tag de relation spécifique.
• Groupes de relations : filtre selon les groupes de relations prédéfinis.
• Méthode de paiement : filtrez selon "Manuel" ou "Domiciliation".
• Statut de la relation : filtrez par type : Client, Prospect, Propre entreprise, Autre.
• Modèle de mission : affichez uniquement les factures liées à un modèle de mission précis.

💡 Astuce : vous pouvez combiner plusieurs filtres pour préparer des actions globales, comme la validation ou la numérotation de certaines factures.

Réinitialiser les filtres

Cliquez sur 'Supprimer les filtres' pour remettre tous les filtres à zéro d’un seul coup.

Travailler avec l’aperçu des factures et notes de crédit

Le bas de l’écran affiche un tableau contenant toutes les factures et notes de crédit correspondant à la sélection active. Vous pouvez ajuster ce tableau, filtrer dans les colonnes, et exécuter des actions individuelles ou groupées sur les factures et notes de crédit affichées.

Utiliser et ajuster le tableau des factures et notes de crédit

Le tableau affiche une ligne par facture ou note de crédit, avec des colonnes telles que le client, la date, l’échéance, les montants et le statut. Certaines colonnes peuvent être filtrées individuellement.

• Modifier les colonnes : cliquez sur 'Modifier les colonnes' en haut à droite du tableau pour définir les colonnes visibles. Colonnes disponibles : "F/C", "Mission", "Propre entreprise", "Code client", "Identifiant comptable", "Échéance", "Montant original", "Montant ajusté", "Montant TVA excl.", "Montant facture", "Payé", "Solde", "Type de facture", "Peppol", "État".
• Icône d'entonnoir : certaines colonnes affichent une icône en forme d’entonnoir, qui permet d’appliquer un filtre supplémentaire. Si l’icône devient rouge, un filtre est actif.
• Exporter vers Excel : exportez les résultats affichés (selon les filtres appliqués) dans un fichier Excel.

En cliquant sur une ligne du tableau d'aperçu des factures et notes de crédit, vous pouvez visualiser les lignes de facture ou de note de crédit, ainsi que les enregistrements sous-jacents avec leurs quantités, tarifs, sous-totaux, TVA, etc.

Créer de nouvelles propositions libres

Pour créer manuellement une facture ou une note de crédit, utilisez les boutons situés en haut à droite de l’écran.

• + Nouvelle facture provisoire libre : créez une nouvelle facture provisoire manuellement.
• + Nouvelle note de crédit libre : créez une note de crédit libre à partir de zéro.

Ces options permettent de générer une facture ou note de crédit hors enregistrements ou calendriers automatiques.

Actions globales sur plusieurs factures ou notes de crédit

Vous souhaitez traiter plusieurs factures ou notes de crédit en une seule opération ?

1. Sélectionnez les factures et notes de crédit souhaitées via les cases à cocher en début de ligne () ou utilisez la case en haut du tableau pour tout sélectionner. 
2. Cliquez sur 'Action globale' en haut à droite du tableau et choisissez une action dans la liste.

Actions globales disponibles pour les factures et notes de crédit

• Exporter toutes les factures non exportées : lance l’export de toutes les factures sélectionnées. Si rien n’est sélectionné, toutes les factures non encore exportées seront exportées.
• Télécharger fichier ZIP : crée un fichier ZIP contenant les factures choisies au format PDF et UBL.
• Ouvrir en PDF fusionné : regroupe les factures et notes de crédit sélectionnés dans un seul fichier PDF.
• Ouvrir en fichiers PDF séparés : ouvre chaque facture et note de crédit sélectionnée individuellement dans un nouvel onglet.
• Envoyer les factures : envoie par e-mail les factures sélectionnées aux clients.
• Marquer comme envoyé : modifie manuellement le statut des factures en "envoyé", par exemple si vous les avez envoyées en dehors d’AdminPulse.
• Marquer comme exportée : indique que les factures ont été exportées vers la comptabilité, même si cette opération n’a pas été faite depuis AdminPulse.
• Marquer comme payé : passe le statut en "payé". Cette action est disponible uniquement si le module suivi des paiements est actif.
• Effacer le statut d’exportation : permet de réinitialiser le statut et de réexporter les factures si nécessaire.

👉 Certaines actions globales nécessitent des droits spécifiques. Si une option ne s’affiche pas, il est possible que vous n’ayez pas les permissions nécessaires. Parlez-en à l’administrateur AdminPulse de votre bureau.

Actions individuelles sur les factures et notes de crédit

En bout de ligne, chaque facture ou note de crédit propose des raccourcis vers les actions les plus fréquentes. D'autres options sont disponibles via le menu déroulant à la droite.

Actions par facture et note de crédit, visibles directement

• Ajouter un paiement : enregistrez un paiement directement sur la facture (voir explication ici).
• Statut d’envoi : affiche à qui la facture ou note de crédit a été envoyée et permet un nouvel envoi. Consultez aussi le suivi des e-mails envoyés.
• Ouvrir PDF : ouvre la facture ou note de crédit dans un nouvel onglet au format PDF.
• Télécharger : télécharge le fichier PDF et XML au format ZIP.

Plus d’actions par facture et note de crédit, via le menu déroulant

Cliquez sur la flèche à droite de la facture ou note de crédit pour accéder à toutes les actions disponibles:

• Télécharger détail : télécharge un PDF détaillé, avec ou sans les enregistrements non facturables.
• Envoi de facture par e-mail : choisissez les destinataires et envoyez la facture par e-mail.
• Envoyez un rappel : envoie une relance par e-mail au client.
• Rechercher la relation sur le réseau Peppol : recherchez le destinataire sur le réseau Peppol. Ainsi, vous rendez possible l’envoi électronique par Peppol.
• Envoyer par Peppol : envoie la facture directement via le réseau Peppol.
• Marquer comme envoyé : change manuellement le statut d’envoi à “envoyé”.
• Marquer comme exportée : indique que la facture ou note de crédit a été comptabilisé, même sans export automatique.
• Ajouter annexe : ajoutez une ou plusieurs pièces jointes à la facture.
• Les e-mails envoyés : affiche le journal des envois par e-mail (horaire, destinataires, état).
• Événements : visualisez les actions effectuées sur la facture ou note de crédit (qui, quoi, quand).
• Aperçu de l’enregistrement : accédez aux enregistrements liés à la facture.
• Exporter les enregistrements : exporte les prestations vers Excel.
• Historique de facturation : consultez les montants des factures précédentes, les calendriers de facturation, etc.
• Copie facture : génère une nouvelle facture provisoire avec le même contenu.
• Créer une note de crédit : génère une note de crédit basée sur les lignes de cette facture.
• Modifier : ouvrez la facture pour l’éditer.
  👉 Remarque : le numéro de facture reste inchangé et le statut “envoyé” reste inchangé également si un envoi a déjà été fait.
• Dénuméroter : supprime le numéro de la facture. Disponible uniquement pour la dernière facture numérotée.

Bon à lire

Vous trouverez ci-dessous des articles complémentaires pour approfondir certaines fonctionnalités liées à la facturation dans AdminPulse.

• Vous pouvez modifier la date de facture d’une proposition avant de la numéroter. Lisez ici comment : Ajuster la date de la facture
• Vous souhaitez comprendre les différents statuts d’envoi d'e-mails dans AdminPulse ? Vous trouverez plus d'informations ici : Comment suivre l'envoi d'e-mails dans AdminPulse
• En savoir plus sur les rôles utilisateurs et les permissions dans AdminPulse ? Consultez : Gestion de comptes employés
• Vous débutez avec Peppol ? Commencez ici : Peppol et AdminPulse : Premiers pas