L’écran des dossiers relation est un aperçu fréquemment utilisé où vous pouvez rechercher et gérer des données de dossiers relations. Dans cet écran, vous pouvez appliquer des filtres, ajuster les colonnes et, avec l'aide des "actions globales", exécuter rapidement des actions pour plusieurs dossiers en même temps.
Filtrer dans votre aperçu de relations
En haut de l’écran des Relations, vous pouvez rechercher des relations en fonction de certaines données de dossiers, comme le nom, le numéro de TVA, le numéro de téléphone, etc. Cela est pratique pour retrouver rapidement des relations spécifiques. Vous pouvez également ajouter des filtres de base pour obtenir des résultats de recherche plus pertinents.
Si les filtres standards ne suffisent pas pour votre recherche, vous pouvez configurer des filtres supplémentaires via le bouton 'Plus de filtres'. Ces filtres resteront visibles et actifs dans votre aperçu.
Personnaliser l’aperçu
Avec le bouton 'Modifier les colonnes', vous décidez vous-même quelles informations seront affichées dans la liste d'aperçu.
Afficher le numéro de TVA/d'entreprise
Si vous choisissez d’ajouter les numéros de TVA / les numéros d’entreprises, les données suivantes seront affichées :
- si un numéro de TVA valide est renseigné : le numéro de TVA apparaît
- si un numéro de TVA est en demande & que le numéro d’entreprise est rempli : le numéro d’entreprise est affiché
- si le numéro de TVA n’est pas rempli & que le numéro d’entreprise est renseigné : le numéro d’entreprise est affiché
Astuce : agrandir l'aperçu
Si vous affichez de nombreuses colonnes en même temps, vous pouvez élargir l’écran en masquant les 'Dossiers ouverts récemment'. Cela offre une vue plus large de votre aperçu.
Actions globales dans l'écran des Relations
Avec les actions globales, vous pouvez facilement exécuter des actions simultanément pour plusieurs dossiers relations sélectionnés. Ces actions sont utiles pour automatiser des tâches répétitives sur plusieurs dossiers. Vous pouvez ainsi exécuter efficacement des actions comme la planification de tâches, la planification de factures ou l'envoi d'e-mails.
Sélectionner des relations
Pour effectuer une action sur plusieurs dossiers relation, vous devez d'abord sélectionner les relations souhaitées. Vous le faites en cochant les cases à gauche de chaque relation listée. Vous souhaitez sélectionner toute la sélection actuelle ? Utilisez la case à cocher en haut de la liste.
Une fois les relations sélectionnées, le bouton 'Actions globales' en haut à droite devient actif, vous permettant d'exécuter plusieurs actions simultanément.
Actions globales disponibles dans l'écran des Relations
Les actions globales suivantes sont disponibles dans l’écran des Relations :
- Ajouter / supprimer une planification de tâche
- Ajouter une tâche ponctuelle
- Modifier un champ
- Modifier utilisateur
- Nouvel enregistrement
- Ajout planification de facturation
- Ajouter mission
- Envoyer e-mail
- Ajouter / supprimer une équipe
- Ajouter / supprimer des tags
- Générer des documents
- Rechercher sur le réseau Peppol
Dans la prochaine section, certaines des principales actions globales sont expliquées étape par étape.
Actions globales courantes : étape par étape
Ajouter / supprimer une planification de tâche
- Cliquez sur 'Actions globales' et sélectionnez 'Ajouter / supprimer la planification de tâche'
- Choisissez dans le pop-up un modèle de tâche et un calendrier de planification, ou supprimez la planification existante
- Cliquez sur 'OK' pour appliquer les modifications
Ajouter une tâche ponctuelle
- Sélectionnez 'Ajouter une tâche ponctuelle' dans le menu 'Actions globales'
- Remplissez les détails de la tâche, comme la date limite et l’employé responsable
- Cliquez sur 'OK' pour ajouter la tâche aux relations sélectionnées
Modifier champ
- Dans le menu 'Actions globales', choisissez 'Modifier un champ'
- Sélectionnez le champ que vous souhaitez changer, comme la Langue, et remplissez la nouvelle valeur
- Cliquez sur 'OK' pour enregistrer les modifications
Modifier collaborateur
- Cliquez sur 'Modifier collaborateur' dans le menu 'Actions globales'
- Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez modifier (comme l’associé, l’employé ou le remplaçant)
Optionnel : cochez l’option pour assigner l’utilisateur également aux tâches existantes - Cliquez sur 'OK' pour appliquer la modification
Nouvel enregistrement
- Choisissez 'Nouvel enregistrement' dans le menu 'Actions globales'
- Ajoutez les informations nécessaires pour l’enregistrement (par ex. le temps). L'encodage sera réparti sur toutes les relations sélectionnées.
- Confirmez l’entrée en cliquant sur 'OK'
Ajout planification de facturation
- Dans 'Actions globales', choisissez 'Ajout planification de facturation'
Définissez un calendrier de facturation, y compris le montant et la fréquence pour les relations sélectionnées - Cliquez sur 'OK' pour appliquer la planification
Générer des documents
- Sélectionnez 'Générer des documents' dans le menu 'Actions globales'
- Choisissez un modèle de document pour les relations. Si les relations ont des paramètres linguistiques différents, AdminPulse vous demandera des modèles distincts pour chaque langue.
- Cliquez sur 'OK' pour générer les documents
Rechercher sur le réseau Peppol
- Choisissez 'Rechercher sur le réseau Peppol' dans le menu 'Actions globales'
AdminPulse récupérera les informations concernant les relations sélectionnées via Peppol - Cliquez sur 'OK' pour lancer la recherche
Exécution en arrière-plan et suivi du statut
Certaines actions globales, telles que la modification de champs ou la génération de documents, peuvent prendre plusieurs minutes. AdminPulse exécute ces actions automatiquement en arrière-plan. Une fois que vous cliquez sur OK, vous recevrez une confirmation que le processus est lancé.
Vous pouvez vérifier le statut et l'avancement des actions via le bouton de statut dans votre barre de menu. Vous y verrez un aperçu des actions que vous avez lancées et qui sont en cours d’exécution. Cliquez sur l'icône d'information en bout de ligne pour voir plus de détails sur chaque action.