Dans AdminPulse, vous pouvez facilement enregistrer du temps, des distances et des produits/coûts en passant par Enregistrement > Nouvel enregistrement. Il est également possible d’ajouter des absences ou de la récupération de temps à cet endroit.
L’écran "Nouvel enregistrement" est divisé en deux parties : à gauche, une vue d’ensemble des enregistrements du jour, et à droite, un formulaire pour saisir de nouveaux enregistrements.
Disposition de l’écran
Côté gauche : Vue d’ensemble des enregistrements
Sur la partie gauche de l’écran, vous avez un aperçu de tous vos enregistrements de la journée sélectionnée. Utilisez les flèches vertes pour naviguer entre les jours.
Cette partie d'écran contient des informations telles que :
- L’heure de début, de fin et la durée de chaque enregistrement de temps
- le type de prestation correspondant de la liste de prix
- Les distances et quantités enregistrées pour les déplacements ainsi que les produits/coûts
- Le montant total associé
Le total du temps enregistré pour la journée est affiché en haut de la liste. Vous pouvez activer l’option Montrer les détails pour enrichir la vue avec des données supplémentaires.
Si un planning horaire a été défini, vous verrez aussi les heures manquantes et heures supplémentaires. Enfin, un bouton bascule à droite vous permet d’indiquer si vous avez travaillé à domicile ou au bureau.
Pour consulter ou modifier une saisie spécifique, cliquez dessus : elle s’ouvrira sur la partie droite de l’écran. Là, vous pourrez vérifier les informations, les éditer ou même les supprimer, à condition que l’enregistrement n’ait pas encore été intégré à une facture provisoire ou une facture.
Côté droit : Saisie d’un nouvel enregistrement
À droite de l’écran se trouve le formulaire pour créer un nouvel enregistrement. Vous y renseignez la date, la relation, le temps, la distance, les coûts ainsi que des remarques éventuelles. Ces différents éléments seront expliqués en détail ci-dessous.
💡 Vous pouvez configurer des enregistrements récurrents comme des frais d’abonnement, frais administratifs ou autres coûts. Ceux-ci peuvent être planifiés directement dans le dossier relationnel. Pour savoir comment procéder, consultez : Aperçu : Gérer les enregistrements planifiés.
Créer un nouvel enregistrement
1. Définir la date
Commencez par indiquer la date souhaitée dans le champ situé en haut du formulaire. Vous pouvez entrer la date manuellement ou la sélectionner via le calendrier. L’enregistrement sera automatiquement associé à cette journée.
2. Sélectionner une relation
Dans le champ Relation, saisissez les premières lettres du nom de la relation. AdminPulse vous proposera des suggestions : sélectionnez la bonne relation pour continuer.
Une fois la relation choisie, vous pourrez associer votre enregistrement à une mission et tâche ou to-do en cours. Nous vous recommandons toujours d’utiliser des tâches pour l’enregistrement du temps, car cela :
- Offre des rapports plus détaillés sur la répartition du temps selon les tâches
- Génère des factures claires et bien structurées, avec une liste des tâches réalisées pour chaque client (selon vos préférences)
- Évite de multiplier inutilement les éléments dans votre liste de prix
Vous pouvez également mettre à jour le statut de la tâche ou to-do en cliquant sur l’indicateur coloré.
Enregistrer de temps
La section Temps vous permet d’enregistrer une période ou une durée de temps de manière simple. Choisissez un élément dans la liste des prix via le champ Sujet. Les paramètres par défaut (comme le tarif et le caractère facturable) seront appliqués automatiquement, mais vous pouvez les ajuster si nécessaire.
Comment enregistrer du temps ?
- Renseignez une heure de début et une heure de fin dans les champs De et Jusqu'à.
- Ou, si vous ne connaissez pas ces heures précisément, saisissez directement une durée.
Vous pouvez également utiliser les boutons pour ajouter rapidement 5, 10 ou 15 minutes d’un simple clic.
Les boutons avec les barres verticales arrondissent automatiquement votre saisie au multiple proche.
Enregistrer une distance et des coûts
Distance
Si l’adresse du client a été enregistrée dans son dossier relation, AdminPulse peut calculer automatiquement les kilomètres à l’aide de l’icône calculatrice. Sinon, vous pouvez entrer la distance manuellement.
Produit/Coût
La section Produit/Coût vous permet d’ajouter des frais engagés pour le client. Choisissez un élément dans la liste des prix et ajustez, si nécessaire, la quantité, le tarif et la TVA.
Champs disponibles pour les enregistrements de temps, distance et produit/coût
En plus des champs spécifiques liés à chaque type d’enregistrement, des champs généraux sont également disponibles pour tous les enregistrements :
- Tarif : Saisi automatiquement depuis la liste des tarifs, mais modifiable pour chaque enregistrement.
- Ristourne : Ajoutez une réduction si nécessaire.
- TVA : Adaptez le pourcentage de TVA si besoin.
- Total excl. : Affiche le total hors TVA.
- Facturable : Indiquez si l’enregistrement est facturable.
- Dans le forfait : Ce champ est automatiquement rempli si une planification forfaitaire est configurée pour la relation.
👉 Remarque : la disponibilité de certains champs dépend du rôle de l’utilisateur. Par exemple, les utilisateurs ayant le rôle "Enregistrement uniquement" n’ont pas accès au champ indiquant si un enregistrement est inclus dans un forfait.
💡 Découvrez ici comment modifier la liste de prix.
Ajouter des remarques
Dans le bas du formulaire d’enregistrement, sous la section Description, vous pouvez ajouter deux types de remarques :
- Remarque de facturation : Une note optionnelle qui, selon votre modèle de facture, peut apparaître sur la facture.
- Remarque interne : Une note interne, uniquement visible dans le système, mais jamais sur une facture.
Rapport de communication
Lors de la création d’un enregistrement, vous avez la possibilité d’ajouter directement un rapport de communication. Vous pouvez choisir parmi les types d’interactions suivants :
- Appel téléphonique
- Note
- Compte-rendu de réunion
Ensuite, remplissez un titre et une description. Si nécessaire, vous pouvez également ajouter des pièces jointes pour compléter votre rapport.
Les rapports de communication sont consultables dans la ligne du temps de la relation dans le dossier relaté. Apprenez-en plus ici : Ligne du temps relationnel: aperçu et utilisation.
Boutons d’action
Enfin, les boutons d’action situés en bas du formulaire vous offrent les options suivantes :
- Annuler : Réinitialisez le formulaire en supprimant toutes les données saisies.
- Enregistrer : Sauvegardez les données et validez l’enregistrement.
- Ajouter une récup ou une absence : Utilisez ces options pour enregistrer du temps de récup ou déclarer une absence. Pour en savoir plus, consultez : GRH (HRM).