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Cliquez sur Nouvel enregistrement dans le menu Enregistrement.
Saisie
Saisissez d'abord la date pour laquelle vous souhaitez créer l'enregistrement. Les enregistrements répétitifs (frais d'abonnement, frais administratifs, dépenses,...) peuvent être créés par relation comme des enregistrements planifiés dans son fichier de relations. Pour savoir comment, cliquez ici.
Dans le champ Relation, tapez une partie du nom du client. AdminPulse vous proposera alors des noms et les champs à saisir pour que l'inscription devienne active. S'il s'agit d'une nouvelle relation, vous pouvez la créer immédiatement en cliquant sur le "plus " à droite.
Une fois que vous avez sélectionné la relation, vous verrez également l'option d'enregistrement dans une tâche ou to-do ouverte pour cette relation. Nous vous recommandons de toujours travailler avec des tâches pour enregistrer votre temps. De cette façon, vous obtenez de meilleurs rapports et vous avez une vue d'ensemble du temps passé sur une certaine tâche. Vous éviterez également d'avoir des articles de liste de prix trop longs, car il n'est plus nécessaire de diviser les articles de liste de prix. Vous pouvez également décider de lister les tâches dans votre modèle de facture. Vous pouvez aussi modifier immédiatement le statut de la (sous-)tâche ici.
Temps
Dans la liste déroulante Quoi, vous pouvez choisir un article dans la liste des prix. Lisez ici comment modifier la liste de prix.
Les informations qui sont définies dans la liste de prix (telles que le taux, la facturation, etc.) sont automatiquement remplies par AdminPulse. Si vous le souhaitez, vous pouvez vous en écarter pour un enregistrement spécifique.
Pour regsitrer votre temps, vous pouvez utiliser "de" et "jusqu'à" ou vous pouvez aussi entrer directement une "durée".
Les boutons ci-dessous ajoutent automatiquement 5, 10 ou 15 minutes :
Les boutons ci-dessous arrondissent la durée du travail à 10 ou 15 minutes :
Tarif : il est extrait de la liste des prix, mais peut être modifié ici.
Ristourne : vous pouvez choisir d'ajouter une remise
TVA % : vous pouvez ajuster le pourcentage de TVA
Total excl : ici vous voyez le montant total hors TVA
Facturable : indiquer si l'enregistrement est facturable ou non.
Dans le forfait : disponible si une planification forfaitaire a été mise en place dans la relation, celle-ci est également reprise dans la liste des prix et peut être ajustée ici.
Note : Selon le rôle de l'utilisateur, tous ces champs ne sont pas disponibles. Par exemple, le rôle "enregistrer seulement" ne peut pas indiquer si l'enregistrement relève du forfait.
Distance
Si vous avez remplis l'adresse du client dans son dossier relation AdminPulse peut calculer la distance. Cliquez sur l'icône calculatrice dans le champs Distance :
Produit/Coût
Enregistrez touts les coûts effectués pour votre client ici.
Description
Remarque de facturation : vous pouvez saisir ici une remarque. Sur votre modèle de facture, vous pouvez ensuite choisir d'ajouter la remarque sur la facture.
Remarque interne : Une remarque qui n'est pas destinée au client. Vous ne pouvez pas placer cette remarque sur le modèle de facture.
Rapport de communication
En même temps que votre inscription, vous pouvez également ajouter une interaction. Celle-ci est ensuite enregistrée dans l'écran d'interaction de la relation. .
Boutons d'action en bas
Cliquez sur Annuler pour supprimer les données ou sur Enregistrer pour sauvegarder l'enregistrement.
Vous pouvez également ajouter une Récupération ou une Absence. Vous trouverez de plus amples informations ici.