Vous pouvez facilement envoyer des e-mails à plusieurs relations via les Tâches. En passant une sous-tâche de type 'mail' à l'état 'Accomplie', le modèle d'e-mail lié est automatiquement envoyé. Vous pouvez procéder e-mail par e-mail via le Tableau des tâches, mais également pour plusieurs relations simultanément dans l'Aperçu des tâches.
Condition
Pour envoyer des e-mails de cette manière, une tâche contenant une sous-tâche de type 'mail' doit être planifiée pour les relations concernées.
Nous vous expliquons ci-dessous avec la tâche 'IPP', mais la même méthode s'applique à toute tâche contenant une sous-tâche pour laquelle un e-mail doit être envoyé.
Étapes pour envoyer un e-mail à plusieurs relations
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Accédez à l'Aperçu des tâches
Rendez-vous dans AdminPulse, dans l'Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches) et sélectionnez la tâche "IPP". (Si vous utilisez plusieurs modèles IPP, vous devrez répéter ces étapes pour chaque modèle.)
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Sélectionnez les tâches
Sélectionnez toutes les tâches pour lesquelles vous souhaitez demander des documents. Utilisez la case de sélection en haut à gauche pour sélectionner toutes les tâches d’un coup.
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Modifier l'état de la sous-tâche
Cliquez sur 'Action globale' et choisissez 'Modifier l'état d'une sous-tâche'. Cette option ne devient active que lorsque vous avez sélectionné au moins une tâche.
Dans la fenêtre de dialogue qui s'affiche :
- Choisissez la sous-tâche 'Demander les documents'
- Mettez l'état sur 'Accomplie'
- Cochez l'option 'Envoyer un e-mail'
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Vérifiez le modèle d'e-mail
Le modèle d'e-mail par défaut lié au modèle de tâche pour cette tâche s'ouvrira. Ajustez le texte si souhaité.
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Envoyer
Cliquez sur 'OK' pour envoyer les e-mails; la sous-tâche sera mise à l'état 'Accomplie' pour toutes les tâches sélectionnées et les e-mails seront envoyés aux relations concernées.
Suivre la progression de l'envoi
Vous pouvez suivre la progression et les résultats des e-mails envoyés via le menu des 'Actions par lot' que vous pouvez ouvrir depuis la barre de menu en haut à droite: