Dans cet article, vous découvrez comment envoyer des e-mails en masse via les tâches dans AdminPulse, plus précisément à l’aide de sous-tâches de type « Mail ».
Cette méthode est prévue pour les situations où les e-mails sont envoyés automatiquement lorsque vous définissez l’état d’une sous-tâche e-mail sur Accomplie. Vous pouvez procéder tâche par tâche via le Tableau des tâches, mais aussi pour plusieurs relations à la fois via l’Aperçu des tâches.
Condition : pour envoyer des e-mails de cette manière, une tâche doit être planifiée pour les relations concernées et contenir une sous-tâche de type « Mail ».
Étapes pour envoyer des e-mails en masse via les tâches
Exemple : dans les étapes ci-dessous, nous utilisons la tâche « IPP » comme exemple concret. Ce n’est pas une obligation : la même méthode s’applique à toute tâche contenant une sous-tâche e-mail, quel que soit le nom ou l’objectif de la tâche.
Étape 1 – Accédez à l’Aperçu des tâches
Dans AdminPulse, rendez-vous dans l’Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches) et sélectionnez la tâche « IPP ». Si vous utilisez plusieurs modèles IPP, répétez ces étapes pour chaque modèle.
Étape 2 – Sélectionnez les tâches
Sélectionnez toutes les tâches pour lesquelles vous souhaitez exécuter la sous-tâche e-mail. Dans cet exemple, il s’agit de tâches pour lesquelles des documents sont demandés par e-mail, mais il peut s’agir de n’importe quelle sous-tâche e-mail.
Utilisez la case de sélection en haut à gauche pour sélectionner toutes les tâches en une seule fois.
Étape 3 – Modifiez l’état de la sous-tâche
Cliquez sur Action globale et choisissez Modifier l’état d’une sous-tâche. Cette option devient disponible uniquement lorsque vous avez sélectionné au moins une tâche.
Dans la fenêtre de dialogue qui s’affiche :
- Choisissez la sous-tâche e-mail Demander les documents
- Définissez l’état sur Accomplie
- Cochez l’option Envoyer un e-mail
Étape 4 – Vérifiez le modèle d’e-mail
Le modèle d’e-mail standard lié au modèle de tâche s’ouvre. Vous pouvez encore adapter le contenu si nécessaire.
Étape 5 – Envoyez les e-mails
Cliquez sur OK pour envoyer les e-mails. La sous-tâche est définie sur Accomplie pour toutes les tâches sélectionnées et les e-mails sont envoyés aux relations concernées.
Suivre la progression de l’envoi
Vous pouvez suivre la progression et les résultats des e-mails envoyés via l’écran des processus en arrière-plan, accessible à l’aide du bouton suivant dans la barre de menu :
💡 Bon à lire
- Cette procédure décrit une méthode spécifique pour envoyer des e-mails en masse via les tâches. Vous souhaitez connaître les autres possibilités pour envoyer des e-mails dans AdminPulse — individuellement ou en masse, depuis d’autres écrans ? Consultez alors cet article : Envoyer des e-mails depuis AdminPulse
- Dans l’article suivant, vous découvrirez comment suivre les actions globales : Aperçu : suivre les processus en arrière-plan