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Comment envoyer le solde de TVA aux clients de manière efficace ?

Mise à jour

Cet article explique comment communiquer les soldes de TVA à vos clients de manière rapide et efficace en utilisant des champs de saisie conditionnels.
La première partie concerne les paramètres et les modèles, la seconde la manière dont vous utilisez chaque période de TVA.

 

Paramètres et modèles

Méthode de travail

 

Paramètres et modèles

1. Modèle de tâche

  • Dans le modèle "Déclaration TVA", cliquez sur "Ouvrir les champs".
    mceclip12.png

 

  • Vous supprimez les champs existants et en ajoutez 4 nouveaux. 
    mceclip9.png

    Nom Type
    01. Payer Oui/non
    02. Remboursement Oui/non
    03. Transfert Oui/non
    04. Solde Nombre

mceclip10.png

 

2. Modèle e-mail

Créez un nouveau modèle de courrier électronique.

  • Dans "Contenu du modèle", vous sélectionnez "Gestion des tâches". (1)
  • Rajoutez des tags pour organiser le document dans l'arborescence. (2) Toutefois, ce n'est pas une exigence pour cette procédure.
  • Sous la rubrique "Inclure automatiquement les docu..." vous pouvez choisir d'inclure automatiquement l'accusé de reception de TVA. (3) Toutefois, ce n'est pas une exigence pour cette procédure non plus.

mceclip11.png

Dans le texte du modèle e-mail, vous utilisez les substituants que vous venez de crééer.

mceclip12.png

Un possible texte :

Bonjour  {relationOrContact.firstName} {relationOrContact.lastName}


Nous confirmons la présentation de la déclaration de TVA pour la période précédente. L'accusé de réception de la déclaration est ci-joint.

Le solde restant est actuellement de {Solde} euro. 
Il concerne pour cette première période {IF_Payer}un solde à payer.{ENDIF_Payer}{IF_Remboursement}un solde rétractable.{ENDIF_Remboursement}{IF_Transfert}un transfert à la période suivante.{ENDIF_Transfert}

{IF_Payer}Veuillez le verser à IBAN BE22 6792 0030 0047 du Service des recettes de la TVA,
avec la remarque suivante : {relation.vatStructuredMessage}

Afin d'éviter les intérêts de retard, ce paiement doit être effectué au plus tard le {task.deadline}.{ENDIF_Payer}

Cordialement,

{relation.responsible.fullname}

 

Important: le texte conditionnel doit être placé entre les bons champs.
Le texte entre {IF_To pay} et {ENDIF_To pay} ne sera affiché que si le champ "Oui/Non" "To pay" a la valeur "Oui".

{IF_Payer}un solde à payer.{ENDIF_Payer}

{IF_Remboursement}un solde rétractable.{ENDIF_Remboursement}

{IF_Transfert}un transfert à la période suivante.{ENDIF_Transfert}

{IF_Payer}Veuillez le verser à IBAN BE22 6792 0030 0047 du Service des recettes de la TVA, avec la remarque suivante : {relation.vatStructuredMessage} Afin d'éviter les intérêts de retard, ce paiement doit être effectué au plus tard le {task.deadline}.{ENDIF_Payer}

 

3. Modèle de tâche

Pour la dernière étape, vous retournez au modèle de tâche.

Pour la sous-tâche "Envoyer solde et copie au client", vous choisissez :

  • Type de sous-tâche : "Courrier électronique" (1)
  • Modèle e-mail : choisissez le modèle créé ( par exemple "Solde TVA au client") (2)

mceclip2.png

 

Méthode de travail

Dans l'aperçu des tâches choissisez la tâche "Déclaration TVA"

  1. Activez le bouton "Montrer les champs". 
  2. Cochez la bonne colonne.
  3. Saisissez le solde de la TVA.
    mceclip13.png

  4. Sélectionnez les clients pour lesquels vous souhaitez envoyer le courrier.
  5. Cliquez sur "Action globale" et puis sur "Modifier l'état d'une sous-tâche".
  6. La fenêtre s'ouvre. Sélectionnez la sous-tâche "Envoyer solde et copie au client".
  7. Sélectionnez l'état "Accomplie".
  8. Cochez "Envoyer un e-mail".
  9. Si un fichier est envoyé automatiquement, cela sera indiqué ici.

mceclip14.png

Si vous cliquez ici sur "Envoyer", AdminPulse remplira les champs de saisie, affichera le texte correct en fonction des champs de saisie conditionnels et enverra le courrier.

 

Première fois ? Contrôle !

Lorsque vous appliquez cette méthode pour la première fois, vous voulez évidemment vous assurer que tous les champs sont affichés correctement et que le bon fichier est lié avant d'envoyer le courrier à tous les clients.

Cela peut facilement être fait par le tableau des tâches : 

  • Allez à la tâche d'une relation que vous voulez vérifier
  • Déplacez la sous-tâche "Solde et copie au client" vers "en cours".

Parce que il ne concerne qu'une seule relation, AdminPulse remplit toutes les valeurs dans les champs de saisie. Le courrier est affiché tel qu'il sera envoyé au client.

mceclip15.png

Si, après vérification, l'e-mail apparaît correctement préparé, vous pouvez l'envoyer à plusieurs clients en même temps via l'aperçu des tâches.

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