FAQ - Comment envoyer le solde de TVA aux clients de manière efficace ?

Dans cet article, vous apprendrez comment transmettre efficacement les soldes de TVA à vos clients à l'aide d'un modèle de tâche qui utilise des champs de saisie conditionnels.

Nous commencerons par aborder la configuration du modèle de tâche et des modèles d'e-mail, suivis d'une explication étape par étape sur l'utilisation lors de chaque période de TVA.

1. Configurer le modèle de tâche et les e-mails

A. Importer le modèle de tâche

Suivez les étapes ci-dessous pour importer le modèle de tâche dans AdminPulse :

1. Téléchargez le modèle de tâche en bas de cet article
2. Accédez aux paramètres > Modèles de tâches
3. Cliquez sur 'Importer un modèle de tâche' et suivez les instructions pour ajouter le modèle
   
4. Personnalisez le modèle de tâche selon vos besoins

B. Configurer les modèles d'e-mails + ajouter un code QR de paiement

Après l'importation du modèle de tâche, configurez vos modèles d'e-mails :

1. Allez dans les paramètres > Modèles d'e-mail
2. Modifiez les modèles par défaut 'Demander des documents' et 'Solde TVA au client' selon vos préférences

Utilisation correcte des champs de saisie conditionnels

Le modèle d’e-mail 'Solde TVA au client' utilise des champs de saisie conditionnels tels que {IF_A payer}, {IF_Remboursement} et {IF_Transfert}. Cela garantit que les clients ne reçoivent que les informations qui les concernent. Ces champs sont déjà configurés dans le modèle, mais il peut être utile de savoir comment ils fonctionnent, notamment si vous souhaitez personnaliser le modèle ultérieurement.

Le texte entre {IF_XXX} et {ENDIF_XXX} n'apparaît que si le champ "XXX" a la valeur "Oui". Veillez donc à toujours utiliser ces deux champs {IF_XXX} et {ENDIF_XXX} autour du texte conditionnel souhaité dans votre modèle.

Options additionnelles à ajouter dans vos e-mails

Pour une meilleure organisation et un traitement plus efficace, vous pouvez choisir d'ajouter les options suivantes :

• Ajouter des tags : Des tags peuvent être ajoutés à vos modèles d'e-mails (ou de tâches) pour une organisation optimisée dans AdminPulse. Cette option est facultative, mais utile pour garder vos documents et tâches bien organisés.
• Joindre automatiquement l'accusé de réception de TVA : Vous pouvez inclure automatiquement l'accusé de réception en pièce jointe de votre modèle 'Solde TVA au client'. Ceci n’est pas obligatoire, mais cela vous fait gagner du temps si vous envoyez systématiquement ce document à chaque client.
• Ajouter un code QR pour les paiements : Indiquez un code QR dans le modèle de l’e-mail afin que vos clients puissent effectuer leurs paiements facilement. Ce code est déjà inclus dans le modèle, mais vous pouvez utiliser la syntaxe suivante si vous souhaitez y apporter des modifications :

{PaymentQR:Service TVA;BE22679200300047;PCHQBEBB;{Solde};{relation.vatStructuredMessage}}

Ce code inclut :

• Le nom du service TVA
• Le numéro de compte IBAN et BIC du service TVA
• Le montant à partir du champ {Solde}
• La communication structurée à partir de {relation.vatStructuredMessage}

2. Processus pendant la période de TVA

À chaque période de TVA, vous devrez suivre les étapes, allant de la collecte des documents nécessaires à la soumission de la déclaration de TVA. Ces étapes sont configurées dans le modèle de tâche. Un aspect important de ce processus est la communication du solde de TVA à vos clients. Suivez les étapes suivantes pour gérer ce processus efficacement.

A. Calculer et saisir le solde de TVA

1. Allez dans la tâche 'Déclaration TVA' dans l'aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches)
2. Cliquez sur 'Montrer les champs' pour rendre visibles les six champs de saisie du modèle
3. Pour chaque client, cochez la colonne qui indique le solde correct de TVA : 'A payer', 'Remboursement' ou 'Transfert'
4. Calculez le solde et inscrivez celui-ci dans le champ 'Solde'

Résolution des problèmes

Si le solde ne s'affiche pas correctement :

• Vérifiez que les champs corrects ont été créés et renseignés dans le modèle
• Assurez-vous que les champs conditionnels correspondent bien aux éléments présents dans le modèle

B. Sélectionner les clients et envoyer les e-mails

Une fois les soldes de TVA calculés et renseignés, vous pouvez envoyer les e-mails à vos clients. Ce processus peut être réalisé en masse, ce qui le rend beaucoup plus rapide.

1. Sélectionnez les clients en cochant la case à côté de leur nom
2. Allez dans 'Action globale' et choisissez 'Modifier l'état d'une sous-tâche'
3. Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez la sous-tâche 'Envoyer solde et copie pour le client'
4. Changez le statut de la sous-tâche à 'Accomplie'
5. Cochez l'option 'Envoyer e-mail' pour envoyer automatiquement les e-mails aux clients sélectionnés
6. Si applicable, l'accusé de réception de TVA sera joint à l’e-mail

AdminPulse fait en sorte que tous les champs dans les e-mails sont correctement remplis en fonction des informations TVA encodées et que les e-mails sont envoyés à vos clients.

💡Conseil : vérifications lors de la première utilisation

Il est recommandé de tester ce processus à la première utilisation. Cela vous permet d'éviter des erreurs potentielles et de vous assurer que tout fonctionne correctement avant que vos clients ne reçoivent les e-mails.

1. Dans le tableau des tâches (Tâches > Tableau des tâches), allez à la tâche 'Déclaration TVA' pour un client spécifique
2. Faites glisser la sous-tâche 'Envoyer solde et copie au client' vers le statut “En cours”, ce qui ouvrira un écran avec l'e-mail
3. Vérifiez que les champs sont correctement remplis et que l'e-mail généré correspond à vos attentes. Note : comme il s'agit d'un exemple pour un seul client, AdminPulse remplit tous les champs automatiquement.
4. Confirmez en cliquant sur 'OK' pour envoyer l'e-mail

Si le test est concluant, vous pouvez appliquer ces mêmes étapes à plusieurs clients en utilisant l'action globale "Modifier l'état d'une sous-tâche" dans l'Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches).