Cet article vous explique, étape par étape, comment transférer les dossiers relations et les tâches d’un (ex-)collaborateur vers un remplaçant lorsqu’une personne quitte le cabinet.
Préparation
Pour garder un environnement bien organisé, rendez inactifs les collaborateurs qui ne sont plus employés.
Rendre un (ex-)employé inactif
- Allez dans Paramètres > Employés pour consulter la liste de vos collaborateurs. Supprimez, le cas échéant, les filtres appliqués.
- Dans le tableau récapitulatif, cliquez sur l’icône de corbeille à l’extrême droite de la ligne du collaborateur que vous souhaitez supprimer.
- Confirmez l’action et choisissez si le collaborateur doit rester visible.
💡 Nous vous recommandons de laisser le collaborateur visible jusqu’à ce que toutes ses relations et ses tâches aient été transférées à un autre collaborateur. Cela facilitera la transition. - Après confirmation, AdminPulse ajoute automatiquement une date de fin à la fiche du collaborateur.
Autre possibilité : dans le tableau récapitulatif, cliquez sur le nom du collaborateur pour ouvrir sa fiche. En bas de la page, cliquez sur Supprimer employé. AdminPulse complétera également automatiquement la date de fin.
Créer un nouvel employé (si nécessaire)
Le remplaçant de l'employé sortant n’existe pas encore dans AdminPulse ? Créez d’abord un nouvel employé.
- Allez dans Paramètres > Employés et cliquez sur +Ajouter un employé.
- Renseignez les données de base, comme le prénom, le nom, l’adresse e-mail, le rôle et le profil de prix.
- Cliquez sur Ajouter pour créer l'employé.
💡 Le remplaçant existe déjà comme employé dans AdminPulse ? Vous pouvez alors ignorer cette étape et passer directement au transfert des relations et des tâches.
Transférer les relations et les tâches vers un autre collaborateur
Attribuez les relations et les tâches du collaborateur sortant à un autre collaborateur.
Transférer les relations vers un autre collaborateur
Suivez les étapes ci-dessous pour réassigner les relations d’un collaborateur sortant à un remplaçant.
- Allez dans Dossiers relations > Relations.
- Via Plus de filtres, ajoutez les filtres suivants :
- les profils collaborateurs concernés (Collaborateur partenaire, Collaborateur responsable du dossier, Collaborateur senior…)
- Attribué à
- Dans le filtre de profil (par exemple Collaborateur responsable), sélectionnez le collaborateur à remplacer.
- Dans la liste des relations, sélectionnez celles que vous souhaitez transférer :
- Cochez la case tout en haut du tableau pour sélectionner toutes les relations, ou
- Cochez uniquement les relations souhaitées.
- Cliquez sur Action globale et choisissez Modifier le collaborateur.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez d’abord le bon champ (profil collaborateur), puis dans le deuxième champ, choisissez le nouveau collaborateur ou l’option 'Non attribué' si le rôle peut rester temporairement vacant.
- Répétez ces étapes pour chaque profil concerné.
👉 Si des tâches ou sous-tâches sont liées au profil sélectionné, cochez la case “Voulez-vous également changer l'utilisateur assigné dans les tâches existantes ?” Ainsi, vous modifierez non seulement le collaborateur dans les relations, mais aussi dans toutes les tâches et sous-tâches encore pertinentes (non terminées ou terminées avec une date d’échéance future).
💡Utilisez le filtre Attribué à pour vérifier si le collaborateur reste encore associé à certaines relations dans un des profils.
Transférer les tâches vers un autre collaborateur
Après avoir transféré les relations, vous pouvez, de la même manière, réassigner les tâches à un remplaçant.
- Allez dans Tâches > Liste de tâches.
- Utilisez le filtre Tâche assignée à et sélectionnez le collaborateur concerné.
- Sélectionnez les tâches à transférer :
- Cochez la case en haut du tableau pour tout sélectionner en une fois, ou
- Cochez uniquement les tâches souhaitées.
- Via Action globale, choisissez Changement d'employé affecté.
- Dans la fenêtre, sélectionnez soit un profil collaborateur, soit un utilisateur spécifique.
💡 Utilisez des filtres supplémentaires pour un meilleur aperçu, par exemple :
- Afficher uniquement les tâches principales ou uniquement les sous-tâches.
- Sélectionner une période : Ce mois, Ce trimestre, Cette année ou Toutes.
💡Bon à lire
- Plus d’informations sur la gestion des utilisateurs : Gestion de comptes employés