Si vous souhaitez générer des lettres ou des documents en fonction de tâches spécifiques, vous pouvez le faire facilement grâce à un modèle de lettre. Pensez aux questionnaires annuels ou aux documents annuels liés aux tâches (brochures d'information).
- Génération de lettres et de documents
- Configuration du suivi des tâches
- Substituants
- Signature électronique
Génération de lettres et de documents
- Sur la base des modèles de lettres existants, vous pouvez générer une lettre/document pour chaque tâche.
- Accédez à l'aperçu des tâches.
- Sélectionnez les tâches pour lesquelles vous souhaitez générer une lettre et cliquez sur Actions globales > Générer des documents.
- Sélectionnez le modèle souhaité et indiquez si vous souhaitez créer le document sous forme de document Word ou PDF. La création de documents Word peut être utile si vous souhaitez que les clients complètent certaines informations dans le document. Pensez aux questionnaires.
Important : lorsque les clients renvoient des questionnaires complétés, ils ne peuvent être liés à la bonne relation et à la bonne tâche que si le questionnaire contient un code QR et qu'il est téléchargé en PDF. Donc, soit vous envoyez les questionnaires au format PDF et vos clients remplissent le PDF, soit vous envoyez des documents Word et vous les convertissez vous-même en PDF avant de les télécharger à nouveau dans AdminPulse.
Configuration du suivi des tâches
Vous pouvez configurer un suivi de tâches, de sorte qu'une certaine (sous-)tâche verra son statut modifié par AdminPulse lorsque vous réintroduisez ce document rempli dans l'écran des documents. Pour cela, vous devez générer un code QR lorsque vous mettez en forme le document.
Dans les paramètres du suivi des tâches, vous pouvez configurer un suivi pour votre (sous-)tâche spécifique :
Substituants
Vous pouvez utiliser 3 types de champs de saisie dans les modèles de lettres des tâches
- Les champs de relation standard
- Champs spécifiques à la tâche
- Champs spécifiques à la tâche créés par l'utilisateur
Ces champs de saisie sont accessibles via les boutons situés en bas de l'écran des modèles de lettres.
Signature électronique
Vous souhaitez signer des documents de manière simple et électronique (OK!Sign, Connective, SignHere, Adobe, ...) ? En savoir plus