Pour votre bureau, vous souhaitez pouvoir vérifier que les budgets préétablis pour vos relations ne sont pas compromis.
Via l'écran Budgets, vous définissez d'abord les budgets de vos relations. Cela peut se faire à l'aide d'actions globales où vous pouvez baser le montant par exemple sur le montant fixe ou les enregistrements de l'année précédente.
AdminPulse calculera ensuite le nombre d'enregistrements effectués. Au cours de l'année, vous pouvez alors facilement suivre le pourcentage du budget qu'une relation a déjà utilisé, de sorte que vous pouvez rapidement voir quelles relations sont susceptibles de dépasser le budget.
Budgets dans le dossier relation
Planification de la facturation
Paramètres budget
Dans les Paramètres généraux, vous pouvez spécifier quels enregistrements AdminPulse doit prendre en compte lors du calcul du budget :
Ces paramètres s'appliqueront partout, tant dans l'écran des budgets que pour le compteur de budget dans le dossier relation.
Attention : ces paramètres doivent être définis pour chaque Propre Entreprise !
L'écran Budgets
Filtres
Outre les filtres standard que l'on trouve sur les autres écrans, il existe des filtres supplémentaires spécifiques à l'écran budget :
Avec budget : seules les relations pour lesquelles un budget a été fixé sont affichées.
Sans budget : montre les relations pour lesquelles un budget n'a pas encore été fixé.
En haut à droite, vous pouvez cliquer sur . Cela vous mènera directement aux paramètres spécifiques sous Paramètres généraux qui vous permettent de spécifier quels enregistrements AdminPulse doit prendre en compte lors du calcul du budget.
Aperçu
Budget (montant) : Le budget prédéterminé pour l'année entière pour cette relation. Voir Modifier le budget (montant) pour savoir comment ajouter ce montant.
Montant : Le montant des enregistrements à ce jour en fonction du filtre que vous avez défini.
Note : S'il s'agit d'une relation avec un forfait, vous pouvez mettre le montant annuel du forfait dans le montant du budget. Dans le champ "montant", AdminPulse calcule le montant des enregistrements (c'est-à-dire que le montant forfaitaire n'est pas inclus ici). De cette façon, vous pouvez voir si votre montant forfaitaire est supérieur ou inférieur aux services rendus. Le montant peut varier en fonction des filtres utilisés pour calculer le budget.
Utilisé % (montant) : Le pourcentage du montant facturé par rapport au budget prédéfini.
Budget (heures) : Le nombre prédéterminé d'heures de travail prévues pour cette relation tout au long de l'année. Voir Modifier le budget (heures) pour ajouter ce montant.
Heures : Le nombre d'heures déjà enregistrées cette année pour cette relation.
Utilisées % (heures) : Le pourcentage d'heures travaillées par rapport au nombre d'heures prédéfini.
Légende des couleurs
Les couleurs suivantes sont utilisées pour le % de la quantité utilisée et le % des heures utilisées :
Actions globales
Modifier le budget (montant)
Il existe plusieurs méthodes pour attribuer un montant budgétaire. Vous pouvez fixer votre propre montant ou le baser, par exemple, sur le montant de l'inscription de l'année dernière.
De plus, vous pouvez également indexer vos budgets via l'option "ajouter ou soustraire un pourcentage".
Modifier le budget (heures)
Il existe différentes méthodes pour répartir les heures budgétaires. Vous pouvez fixer votre propre nombre ou vous baser, par exemple, sur le nombre d'heures de l'année dernière.
Copier le budget
Vous pouvez utiliser cette action globale pour copier le budget actuel sur l'année suivante.
Remarque : Vous pouvez également copier le budget d'une autre année en choisissant "tous" au lieu d'une année en haut des filtres. Vous pouvez ensuite sélectionner une année spécifique.
Accès
Tous les utilisateurs d'AdminPulse ont également accès à l'écran des budgets.
Les utilisateurs ayant le rôle "enregistrement uniquement" et "gestionnaire de relatios" ne peuvent pas voir les montants, mais seulement les heures.
Budgets dans le dossier relation
L'en-tête
Pour une relation pour laquelle un budget a été fixé, vous verrez également immédiatement le statut dans l'en-tête.
Déplacez votre souris ici pour voir également les détails du montant du budget et du budget en heures.
Grâce à l'icône du crayon, vous pouvez également ajuster le budget immédiatement si nécessaire.
Calcul de ce compteur budgétaire
Le compteur budgétaire dans le fichier de relations est basé sur les paramètres des budgets.
Planification de la facturation
Ici vous pouvez voir le budget actuel. Si vous cliquez sur l'échelle, vous obtiendrez l'aperçu du budget :