Avec la gestion des budgets dans AdminPulse, vous gardez facilement une vue d'ensemble et un contrôle sur les budgets définis pour vos relations. Cela vous permet de suivre efficacement, d’ajuster si nécessaire et de prévenir les éventuels dépassements à temps.
Qu’est-ce que la gestion des budgets ?
Dans l’écran Budgets, vous configurez rapidement et facilement les budgets pour vos relations. Vous avez le choix :
- De les saisir manuellement
- De les calculer automatiquement
Une fois les budgets configurés, AdminPulse suit automatiquement le pourcentage du budget utilisé. Les relations susceptibles de dépasser leur budget sont clairement signalées, vous permettant ainsi de prendre les mesures nécessaires et de perfectionner votre gestion.
Paramètres généraux des budgets
Les paramètres qui déterminent les enregistrements pris en compte dans les calculs réalisés par AdminPulse peuvent être modifiés via Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres du budget.
💡 Bon à savoir
- Les paramètres de budget influencent à la fois l’écran Budgets et l’indicateur de budget dans le bandeau de relation.
- Les paramètres de budget doivent être configurés par propre entreprise.
- Si vous gérez plusieurs missions pour une relation, le budget est configuré et suivi par mission.
L’écran Budgets
Vous trouverez l’écran Budgets sous Dossiers relations > Budgets.
Utilisez les filtres ou le champ de recherche en haut de la page pour trouver rapidement des relations spécifiques. En plus des filtres standards, vous pouvez également appliquer des filtres spécifiques aux budgets :
- Avec budget : Montre uniquement les relations pour lesquelles un budget est configuré.
- Sans budget : Affiche les relations sans budget défini.
- Modèle de mission : Filtre les missions pour les relations ayant plusieurs missions.
💡 Conseils
- Vous ne trouvez pas un filtre ? Cliquez sur ‘Plus de filtres’ pour activer des options supplémentaires.
- En haut de l’écran, vous trouverez un raccourci vers les paramètres de budget.
Vue d’ensemble des relations dans l’écran Budgets
Au bas de l’écran, vous verrez un tableau présentant un aperçu des relations sélectionnées. Par défaut, les colonnes suivantes sont affichées :
- Relation : Nom de la relation.
- Mission : La mission spécifique pour laquelle le budget a été configuré.
- Année : L’année à laquelle le budget se rapporte.
- Budget (montant) : Le montant planifié pour l’année.
- Montant : Le montant enregistré jusqu’à présent.
- Utilisé % (montant) : Le pourcentage du montant planifié qui a été utilisé. Cela est accompagné d’un graphique.
- Budget (heures) : Le nombre d’heures planifiées pour l’année.
- Heures : Le nombre d’heures enregistrées jusqu’à présent.
- Utilisé % (heures) : Le pourcentage d’heures planifiées qui ont été utilisées (inclut un graphique).
À côté de ces colonnes, vous trouverez également des boutons d’action sur le côté droit pour supprimer des budgets, consulter l’historique de facturation ou voir les enregistrements.
Avec l’icône de crayon, vous ajoutez des budgets et, en cliquant sur un budget, vous pouvez le modifier manuellement.
Légende des couleurs
Les couleurs des pourcentages d’utilisation du budget indiquent le degré d’utilisation :
- Vert : Moins de 30 %
- Gris : Entre 30 % et 70 %
- Jaune : Entre 70 % et 100 %
- Rouge : Plus de 100 %
Actions globales dans l’écran Budgets
Via le menu ‘Action globale’, vous pouvez gérer plusieurs budgets simultanément. Cela permet de gagner du temps sur des modifications répétitives.
Actions globales disponibles :
- Modifier le budget (montant) : Définissez manuellement un nouveau montant budgétaire, utilisez un montant calculé (comme le montant du forfait, le montant des enregistrements, le total des factures ou le montant des avances) ou appliquez un ajustement en fonction d’un pourcentage d'indexation.
Remarque :
Si vous travaillez avec un client forfaitaire, vous pouvez définir le montant annuel du forfait comme budget. Cependant, pour la colonne « montant », AdminPulse calculera le total en fonction des enregistrements (le montant forfaitaire n’est donc pas pris en compte). Cela vous permet de comparer le forfait avec les prestations réellement effectuées. Les montants peuvent varier en fonction des filtres appliqués pour le calcul.
- Modifier le budget (heures) : Mettez à jour manuellement le nombre d’heures prévues ou basez-les sur les enregistrements des années précédentes.
- Copier un budget : Copiez un budget d’une année à une autre. Utilisez le filtre ‘Toutes les années’ dans l’écran Budgets pour pouvoir sélectionner des années spécifiques et les copier directement.
Informations sur les budgets dans le bandeau relation
Le bandeau relation d’une relation affiche l’état du budget si un budget est configuré. Cela vous fournit les informations essentielles d’un seul coup d’œil.
- Cliquez sur le pourcentage du budget pour ouvrir des informations détaillées (via une fenêtre pop-up).
- Modifiez le budget directement dans la fenêtre pop-up avec l'icône de crayon.
Budgets et planification de la facturation
Dans le bloc Planification de la facturation (section 'Facturation' du dossier relation), vous trouverez des informations budgétaires résumées pour une relation.
En cliquant sur l’icône de balance, une fenêtre contextuelle s’ouvre avec plus de détails, notamment :
- Le Budget (montant) et le Budget (heures) planifiés.
- Les montants et heures enregistrés jusqu’à présent.
- Le pourcentage d’utilisation des montants et des heures.
Accès à l’écran Budgets
Tous les utilisateurs ont accès à l’écran Budgets. Cependant, certains rôles ont un accès limité aux données affichées :
- Les utilisateurs ayant le rôle ‘Enregistrement uniquement’ ou ‘Gestionnaire de relations’ ne voient que les heures, pas les montants.