Twikey vous permet de proposer à vos clients des méthodes de paiement telles que la domiciliation et Bancontact de manière intelligente et automatisée. Twikey assure une conversion maximale de vos clients au mode de paiement par domiciliation, l'automatisation du processus de domiciliation avec gestion des défaillances et des paiements en ligne tels que Bancontact et Payconiq.
Il n'y a pas de frais supplémentaires facturés par AdminPulse. Pour configurer l'intégration, vous devez disposer au minimum d'un abonnement à Twikey Plus, car AdminPulse exploitera l'API Twikey.
Contenu
Aperçu des fonctionnalités possibles en rapport avec Twikey
Configurer la conexion entre AdminPulse et Twikey
Ajouter un code QR et un lien de paiement au modèle de facture
Ajouter un lien de paiement au modèle d'e-mail
Attention: dénumérotation des factures
Attention: envoi de factures et de rappels
Intégration dans AdminPulse
1. Aperçu des fonctionnalités possibles en rapport avec Twikey
L'intégration entre AdminPulse et Twikey automatise les choses suivantes :
- obtenir un lien de paiement qui peut être utilisé sur le PDF de votre facture et dans l'e-mail d'accompagnement, ainsi qu'un code QR qui peut être placé sur le PDF de la facture.
- marquage des factures dans AdminPulse comme payées lorsque le paiement est enregistré dans Twikey
- lorsque le client choisit un prélèvement automatique et signe le mandat:
- importation du mandat dans AdminPulse
- importation du numéro de compte bancaire utilisé pour la domiciliation dans AdminPulse
- modification du champ de relation "Mode de paiement" en domiciliation dans AdminPulse
2. Compte Twikey
Pour l'intégration avec Twikey, vous avez besoin d'un compte Twikey. Ce compte peut être demandé en ligne à l'adresse https://www.twikey.com.
Veuillez noter que vous devez disposer au minimum d'un abonnement Twikey Plus pour l'intégration avec AdminPulse.
3. Configurer la connexion entre AdminPulse et Twikey
Dans AdminPulse
Lorsque votre compte Twikey est prêt à être utilisé, vous devez saisir les données API sur Admin-Connect.
Allez dans Paramètres généraux -> Applications connectées > Twikey : cliquez sur "connect".
Dans l'écran AdminPulse, les données suivantes doivent être saisies :
Numéro de client, clé API et clé privée :
Vous pouvez le trouver dans Twikey sous Configuration >Intégrations > Facturation & ERP > Cliquez sur le logo d'Adminpulse > Initialise
Dans AdminPulse
Après avoir rempli les données, vous pouvez tester et enregistrer la connexion. Si la connexion a échoué, vous pouvez créer un ticket de support avec le code d'erreur.
Ajouter un code QR et un lien de paiement au modèle de facture
Il y a deux nouveaux champs qui peuvent être utilisés dans le modèle de facture pour obtenir le code QR et le lien de paiement sur la facture.
Pour plus d'informations et pour copier et coller facilement, cliquez ici.
Vous trouverez plus d'informations sur la personnalisation de votre modèle de facture ici.
- {Image:PaymentQrCode}
- {PaymentUrl}
Ajouter un lien de paiement au modèle d'e-mail
Outre le PDF, le lien de paiement peut également être ajouté au modèle d'e-mail. Le champ qui doit être utilisé pour cela est le suivant :
- {invoice.paymentqrcode}
- {invoice.paymenturl}
Lorsque le client clique sur cette URL dans l'e-mail, il est dirigé vers la page de paiement de Twikey
Domiciliations
Twikey vous offre, en tant qu'entrepreneur, la possibilité de proposer facilement des débits directs à vos clients. Vous pouvez obtenir plus d'aide sur la mise en place de la domiciliation elle-même auprès de votre contact chez Twikey.
Vous pouvez activer une domiciliation de deux manières différentes :
- via le lien de paiement lors de l'envoi de la facture
- via le dossier relation (indépendamment d'une facture)
Via le lien de paiement lors de l'envoi de la facture
Lorsque le lien avec Twikey est actif et qu'une facture est envoyée au client depuis AdminPulse avec un lien de paiement, il existe deux possibilités:
Le client n'a pas encore de mandat de domiciliation :
Lorsque le client n'a pas encore signé de mandat de prélèvement et qu'il clique sur le lien de paiement, il a la possibilité de payer la facture via l'une des options de paiement direct, comme bancontact.
Toutefois, il peut également choisir de procéder à une domiciliation immédiate, via le bouton ci-dessous. À ce moment-là, le client est invité à signer le mandat. Lorsque cela est fait, le mandat de prélèvement automatique sera actif et le montant de cette facture et de toutes les factures futures sera automatiquement encaissé par la banque.
Une fois le mandat signé, AdminPulse ajoutera le contrat signé au format PDF à l'aperçu des documents de ce client. En outre, le numéro de compte bancaire sera également ajouté à la fiche de relation et le champ "Mode de paiement" deviendra "Débit direct"
Le client dispose déjà d'un mandat de domiciliation en cours.
Lorsque le client a déjà signé un mandat de prélèvement automatique et que celui-ci est actif, il n'obtiendra aucune option de paiement en cliquant sur le lien de paiement. Twikey affiche le message ci-dessous pour indiquer que le montant sera collecté automatiquement.
C'est pourquoi nous vous conseillons également d'adapter le modèle de facture de manière à ce que la référence du paiement ne figure pas sur le PDF de la facture mais qu'un message indique que le paiement sera effectué par prélèvement automatique.
Pour ce faire, il faut adapter le modèle de facture (fichier Word) avec les champs suivants (copie intégrale):
{IF RelationPaymentMethodDirectDebit} Paiement par débit direct {ENDIF RelationPaymentMethodirectDebit}
{IF RelationPaymentMethodManual} Référence du paiement : {PaymentReference} {ENDIF RelationPaymentMethodManual}
Ces champs sont utilisés dans le modèle d'e-mail :
{IF_relation.paymentmethod.direct}
Paiement par débit direct
{ENDIF_relation.paymentmethod.direct}
{IF_relation.paymentmethod.manual}
Référence du paiement : {invoice.paymentReference}
{ENDIF_relation.paymentmethod.manual}
Via le dossier relation (indépendamment d'une facture)
Dans AdminPulse
À partir du bouton "Plus d'actions" de la fiche relation vous pouvez cliquer sur "inviter au prélèvement via Twikey". Assurez-vous de configurer correctement l'intégration des e-mails chez Twikey à l'avance afin que les invitations soient envoyées via votre propre adresse e-mail. Voir l'article d'aide Twikey.
Vous sélectionnez ensuite le contrat que vous souhaitez envoyer à cette relation. Pour votre information : vous gérez ce document dans Twikey.
La relation confirme la domiciliation
La relation devra ensuite saisir et signer ses coordonnées :
Dans AdminPulse
Une fois que la relation a signé, vous trouverez le document signé parmi les documents dans AdminPulse. Ces documents sont de type "Mandat de domiciliation".
Dans la relation dans AdminPulse, le mode de paiement sera également automatiquement modifié en "domiciliation".
Attention: dénumérotation des factures
AdminPulse envoie la facture à Twikey dès qu'elle est numérotée. Ceci est nécessaire pour placer le code QR de paiement sur la facture.
Si vous souhaitez dénuméroter la facture dans AdminPulse, l'action dans Twikey est différente selon que le client paie ou non par domiciliation et qu'il s'agit d'une facture zéro. Ces différences sont expliquées ci-dessous :
- Si vous dénuméroter une facture d'un client qui ne paie pas par domiciliation, et qu'il ne s'agit pas non plus d'une facture zéro, cette facture sera également automatiquement supprimée de Twikey.
- Si vous dénumérotez une facture déjà numérotée d'un client qui paie par domiciliation, la facture ne sera pas automatiquement supprimée de Twikey. Lorsque vous essayez ensuite de renuméroter la facture dans AdminPulse, l'opération échoue car la (vieille) facture existe toujours dans Twikey.
Pour résoudre ce problème, vous devez suivre les étapes suivantes :
1. vérifiez quelle facture est en cours de traitement dans AdminPulse. Le numéro de la facture n'est pas encore visible, mais vous pouvez utiliser le numéro de la facture numérotée précédente pour connaître le numéro de la facture en cours de traitement.
2. Allez dans Twikey et ouvrez la liste des factures. Vérifiez de quel client il s'agit et quel est le montant de la facture en recherchant la facture via le numéro de facture.
3. allez dans transactions ->à envoyer. La transaction liée à la facture apparaît dans la liste. Supprimez la transaction.
4. Retournez à la vue de la facture dans Twikey et ouvrez les détails de la facture. Supprimez la facture via le bouton plus d'actions en haut à droite.
5. AdminPulse sera maintenant en mesure de renvoyer la facture en cours de traitement à Twikey. Cela se fait automatiquement et est tenté fréquemment. Si la facture est toujours en cours de traitement après 30 minutes, contactez notre service d'assistance.
- Vous avez dénuméroté une facture zéro dans AdminPulse et vous souhaitez également la supprimer dans Twikey ? Dans ce cas, vous devez d'abord archiver la facture dans Twikey et ensuite la supprimer.
Attention: envoi de factures et de rappels
AdminPulse et Twikey vous permettent tous deux d'envoyer votre facture et d'éventuels rappels par e-mail, mais il est bien sûr préférable de ne le faire qu'avec l'un des deux systèmes, afin que le client ne reçoive pas de double facture. Vous pouvez choisir quel système envoie la facture et quel système envoie les rappels. Assurez-vous que la configuration est correcte dans les deux systèmes :
Envoi des factures
Si vous choisissez AdminPulse
- Envoyez vos factures manuellement via l'écran Factures.
- Si vous souhaitez que les factures soient envoyées automatiquement, cochez l'option suivante dans les Paramètres généraux :
Si vous choisissez Twikey
Vous pouvez l'activer ici : Menu configuration > profils > choissisez le profil > onglet factures
Envoi des rappels
Si vous choisissez AdminPulse
- Envoyez vos rappels manuellement via l'écran Factures.
- Si vous souhaitez que les rappels soient envoyés automatiquement, cochez les options suivantes dans les Paramètres généraux :
Si vous choisissez Twikey
L'envoi de rappels pour les factures expirées peut se faire via Twikey. Pour mettre cela en place, veuillez contacter support@twikey.com .