Dans l'écran 'E-mails' (Documents > E-mails), vous trouverez un aperçu de tous les e-mails conservés dans AdminPulse. Grâce aux filtres situés en haut de l'écran, vous pouvez facilement retrouver des e-mails en fonction de différents critères, par exemple en utilisant le filtre "De" pour effectuer une recherche par expéditeur. De plus, cet écran vous permet de répondre rapidement aux e-mails, de les transférer ou de prendre d'autres actions.
Filtres dans l'écran 'E-mails'
Utilisez les filtres suivants pour affiner les résultats et afficher uniquement les e-mails pertinents :
- Chercher relation : Recherchez des e-mails associés à une relation spécifique en tapant (une partie de) son nom
- De - Jusqu'à : Filtrez les e-mails sur une période spécifique en définissant une date de début et de fin
- Ce mois / Ce trimestre / Filtres annuels / Tous : Utilisez ces filtres rapides pour filtrer sur une période prédéfinie
- Sujet : Faites des recherches sur l'objet des e-mails
- Créé par : Filtrez selon l'utilisateur qui a ajouté l'e-mail
- Sans relations : Affichez uniquement les e-mails qui ne sont pas encore associés à une relation
- Plusieurs relations : Filtrez les e-mails qui sont liés à plusieurs relations
- De : Recherchez en fonction de l'adresse e-mail de l'expéditeur
- À / CC : Filtrez à partir des adresses e-mail dans les champs À ou CC
- Avec ces tags de document : Affichez les e-mails contenant un ou plusieurs tags de document
- Sans ces tags de document : Affichez les e-mails sans certains tags de document
- Statut de l'e-mail : Filtrez en fonction du statut de livraison ou de lecture de vos e-mails. Pour plus d'informations sur les différents statuts d'e-mails et leur signification, consultez notre article dédié aux statuts d’e-mails
- Propres entreprises : Si vous travaillez avec plusieurs "Propres Entreprises", il est possible de filtrer par entreprise
En cliquant sur 'Plus de filtres', vous pouvez ajouter des filtres supplémentaires, tels que les types de collaborateur ou les Groupes de relation, pour affiner davantage vos résultats.
Actions globales pour les e-mails dans l’écran 'E-mails'
Grâce aux Actions globales, vous pouvez éditer ou modifier plusieurs e-mails à la fois, ce qui est particulièrement utile pour traiter rapidement un grand nombre de messages :
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Ajouter/supprimer des tags : Sélectionnez plusieurs e-mails et ajoutez un ou plusieurs tags, ou supprimez-les
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Lier/supprimer des relations : Reliez plusieurs e-mails simultanément à une ou plusieurs relations, ou dissociez-les
- Télécharger fichier ZIP : Si vous souhaitez télécharger plusieurs e-mails à la fois, vous pouvez le faire via les Actions globales en tant que fichier ZIP
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Supprimer les e-mails : Supprimez plusieurs e-mails d’un seul coup via les Actions globales. Attention, les e-mails supprimés ne peuvent pas être récupérés.
Remarque : Tous les e-mails ne peuvent pas être supprimés. Les e-mails essentiels au bon fonctionnement d’AdminPulse, par exemple ceux contenant des factures, sont toujours conservés. Si vous essayez de les supprimer, le système affichera une erreur et l’e-mail ne sera pas supprimé.
Actions par e-mail
Pour chaque e-mail, vous avez les actions suivantes à disposition qui vous permettent d'agir rapidement :
- Répondre : Répondez à l'e-mail
- Répondre à tous : Répondez à tous les destinataires présents dans l’e-mail
- Transférer : Transférez l’e-mail à une autre adresse
- Renvoyer l’e-mail : Envoyez à nouveau l'e-mail
- Partager : Informez rapidement vos collègues qu’un e-mail pourrait être intéressant pour eux
- Créer un nouveau to-do : Créez facilement un nouveau to-do. L’e-mail sera automatiquement joint en tant que pièce jointe.
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Supprimer : Supprimez l'e-mail via l'icône de corbeille
Remarque : Tous les e-mails ne peuvent pas être supprimés. Les e-mails nécessaires pour la gestion administrative, comme ceux contenant des factures, sont systématiquement conservés par AdminPulse.
Ouvrir un e-mail
Lorsque vous ouvrez un e-mail en cliquant sur l'objet, vous verrez, à droite et en bas de l'écran, les mêmes boutons d’actions que dans l'aperçu 'E-mails'. De plus, vous aurez aussi l'option supplémentaire de télécharger l’e-mail.