Dans AdminPulse, vous configurez les comptes grand livre à différents niveaux. Si vous le faites correctement, votre facturation ainsi que le transfert de données vers votre programme de comptabilité se déroulent de manière beaucoup plus fluide. Cela vous fait gagner du temps et garantit un traitement comptable optimal et précis.
Cet article vous explique comment est structurée la hiérarchie des comptes grand livre et où appliquer chaque paramètre.
À quel niveau définir les comptes grand livre ?
Les comptes grand livre suivent une hiérarchie stricte : les paramètres définis à un niveau inférieur remplacent ceux des niveaux plus généraux.
- Niveau ligne de facture (le plus spécifique)
Vous pouvez attribuer un compte grand livre à chaque ligne de facture individuelle. C’est le niveau le plus spécifique et il remplace toutes les autres configurations. - Calendrier de facturation – par relation
Pour chaque relation, vous pouvez définir un compte grand livre dans le calendrier de facturation. Cela remplace la configuration issue de la liste de prix. - Niveau de la liste de prix
Chaque type de prestation de la liste de prix peut avoir son propre compte grand livre. Celui-ci s'applique par défaut, sauf s’il est remplacé au niveau de la ligne de facture ou du calendrier de facturation. - Niveau de l’entreprise (paramètres généraux)
Ce sont les comptes grand livre par défaut, utilisés lorsque aucune configuration spécifique n’a été définie ailleurs.
Où définir les comptes grand livre ?
Via Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de facturation, vous pouvez configurer par entreprise les comptes grand livre suivants :
- Standard
- Forfaits
- Acomptes
- Coûts administratifs
- Ristournes
Configurer le compte grand livre standard
Le compte grand livre standard sera rempli automatiquement :
- Lors de la création d’un nouveau type de prestation dans la liste de prix
- Lors de l’ajout d’une ligne de facture basée sur un type de prestation de la liste de prix sans compte grand livre propre
👉 Par conséquent, nous vous conseillons vivement de remplir d’abord le compte grand livre standard avant de configurer la liste de prix.
Configurer des comptes grand livre dans la liste de prix
Lorsque vous ajoutez un type de prestation dans la liste de prix (Enregistrement > Liste de prix > bouton '+Ajouter'), le compte grand livre standard est automatiquement renseigné. Vous pouvez le modifier si nécessaire.
Pour les enregistrements, le compte grand livre de la liste de prix est automatiquement repris lors de la génération d'une facture provisoire.
Configurer les comptes grand livre pour forfaits et acomptes
Utilisez-vous un calendrier de facturation de type forfait ou acompte/décompte ? Les lignes de forfait et d'acompte seront alors incluses sur les factures. Ces lignes ne sont pas basées sur des types de prestation de la liste de prix.
Les comptes grand livre par défaut pour les lignes de type forfait et acompte se définissent dans Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de facturation. Les lignes avec le type 'Forfait' ou 'Acompte' recevront automatiquement le compte défini.
Lors de la création d’un calendrier de facturation, le compte grand livre pour forfaits et acomptes est automatiquement renseigné. Vous pouvez encore l’ajuster pour chaque relation directement dans le calendrier.
Compte grand livre et facturation de type régie
Si vous utilisez un calendrier de facturation de type régie :
- Les prestations enregistrées sont associées au compte grand livre du type de prestation de la liste de prix,
- sauf si un autre compte grand livre est défini dans le calendrier de facturation, alors celui-ci sera utilisé à la place.
Configurer le compte grand livre pour les coûts administratifs
Pour les frais administratifs apparaissant comme ligne distincte sur la facture, vous pouvez définir un compte grand livre spécifique via Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de facturation.
Configurer le compte grand livre pour les ristournes
Les ristournes sur les factures peuvent être comptabilisées sur un compte grand livre séparé — pratique pour les suivre dans votre comptabilité. Vous pouvez les configurer via Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de facturation.
Vue d’ensemble – où définir les comptes grand livre
| Niveau | Où configurer | Exemple |
|---|---|---|
| Propre entreprise (général) | Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de facturation | Comptes grand livre standards pour acomptes, forfaits, ristournes, coûts administratifs |
| Type de prestation de la liste de prix | Enregistrement > Liste de prix | Spécifique par type de coût/temps/distance |
| Calendrier de facturation par relation | Relation > Planification de la facturation | Compte grand livre spécifique pour une relation |
| Ligne de facture | Facturation > Factures provisoires > par facture provisoire (manuellement) | Exceptions |
Intégration avec un logiciel comptable
Assurez-vous que les comptes grand livre que vous utilisez correspondent bien à ceux de votre programme comptable. Cela garantit une synchronisation correcte. Le traitement exact peut varier selon le logiciel.