Profitez de la reconnaissance de documents dans AdminPulse pour envoyer facilement des attestations comme l''Attestation des cotisations sociales' à vos clients. Suivez les étapes ci-dessous pour rendre ce processus rapide et efficace.
Configurations préliminaires
Avant de commencer, configurez les paramètres une fois pour toutes, selon vos préférences. Une fois ces réglages effectués, vous n'aurez plus besoin de les refaire les années suivantes.
Importer le modèle de tâche
Importez le modèle de tâche (Paramètres > Modèles de tâche) joint à cet article. Ce modèle inclut également le modèle d’e-mail et le suivi des tâches correspondant. Après l’importation, vous pouvez ajuster les éléments si nécessaire.
Attribuer la tâche aux relations
Ajoutez la tâche 'Attestation des charges sociales' à vos relations via Dossiers relations > Relations en utilisant l'Action globale 'Ajouter / supprimer une planification de tâche'.
Télécharger et envoyer l’attestation
Téléchargement du multi-document
Téléchargez le multi-document contenant les charges sociales via l'écran Documents (Documents > Documents). Il n’est pas nécessaire d'y procéder manuellement pour chaque relation, car AdminPulse scinde automatiquement le document et associe chaque partie à la relation correspondante. AdminPulse reconnaît les multi-documents d'Acerta, Liantis et Xerius.
Le suivi des tâches configuré fait en sorte que le document soit lié à la tâche appropriée et que la sous-tâche « Charger attestation dans AdminPulse » soit automatiquement marquée comme « Accomplie ».
Envoyer l'e-mail depuis l'Aperçu des tâches
Accédez à l'Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches) et appliquez un filtre pour la tâche 'Attestation charges sociales'. Ajoutez ensuite un filtre supplémentaire pour ne montrer que les tâches où le statut de la sous-tâche 'Charger l’attestation dans AdminPulse' est 'Accomplie'. Ainsi, vous ne sélectionnez que les tâches pour lesquelles l'attestation a été chargée.
Sélectionnez ensuite les relations et choisissez l'Action globale 'Modifier l'état de la sous-tâche' pour la sous-tâche 'Envoyer l'attestation par e-mail'. Cochez l'option 'Envoyer e-mail'. De cette manière, l’e-mail sera envoyé à toutes les relations sélectionnées et la sous-tâche 'Envoyer l’attestation par e-mail' sera également marquée comme 'Accomplie'. L’attestation sera automatiquement ajoutée en pièce jointe à l’e-mail.