Vous pouvez accéder au menu d'exportation via l'application Admin-DMS > Fichier > exportation.
Pour la version 3.7 du DMS, l'écran se présente comme suit :
Pour la version 4.0 du DMS, l'écran se présente comme suit :
Créez un dossier (par exemple, sur le bureau, dossier "DMS export") dans lequel vous rassemblerez tous les fichiers d'exportation.
Lors de l'exportation des documents de DMS, vous choisissez d'abord d'exporter les documents stockés sous les relations, les projets, les employés et/ou les sociétés.
Choisissez ensuite les catégories que vous souhaitez inclure dans l'exportation.
IMPORTANT : Comme mentionné précédemment, nous recommandons de n'exporter que les 3 derniers exercices avant de migrer vers AdminPulse. DMS, tant qu'il est installé sur votre serveur, reste consultable à tout moment.
Une exception est faite pour le "dossier permanent". Si vous souhaitez exporter tous les documents du dossier permanent, et pas seulement ceux des trois derniers exercices, vous pouvez procéder comme suit :
- Exportez d'abord tous les autres documents des autres catégories ET des trois derniers exercices uniquement. Rassemblez-les dans le dossier que vous avez créé.
- Une fois cette exportation terminée, lancez une nouvelle exportation et vérifiez uniquement le dossier "fichier permanent", mais ne modifiez pas la "date de début", sauf si des documents ont été ajoutés avant 1990. Vous exportez ces documents dans le même dossier collectif créé.
Zippez ensuite le dossier d'exportation, dans lequel vous avez rassemblé tous les documents, via 7-ZIP (le zip standard vérifie le nom du document, ce qui donne généralement des messages d'erreur. 7-zip ne le fait pas, c'est pourquoi il est préférable de zipper via 7-zip).
Nommez le fichier zip d'après le nom de votre bureau et envoyez-le via adminpulse.wetransfer.com.
Sachez que lorsque vous travaillez avec une version de DMS plus ancienne que la version 4.x, l'exportation des documents nécessite plus de "travail de clic", et ce dans le cas où vous souhaitez exporter les dossiers permanents séparément, sans limitation d'année fiscale. C'est également le cas lorsque vous avez utilisé le dossier permanent non pas comme une catégorie, mais plutôt comme un mot-clé sous différentes catégories, ce qui implique davantage de "travail de clic".