Grâce à la connexion entre SharePoint et AdminPulse, vous gérez vos documents SharePoint directement depuis AdminPulse. Vous pouvez ainsi modifier des documents Word et Excel avec vos collègues et consulter leur version la plus récente dans AdminPulse.
Dans cet article, vous découvrirez comment configurer la connexion, gérer vos documents et résoudre les erreurs éventuelles.
Que permet la connexion avec SharePoint ?
Avec cette connexion, vous pouvez :
- déplacer des documents d’AdminPulse vers un site SharePoint ;
- ajouter à AdminPulse des fichiers qui se trouvent déjà dans SharePoint ;
- modifier des documents Word et Excel dans SharePoint ou dans l’application Word ou Excel sur votre ordinateur ;
- renommer, remplacer ou supprimer un document depuis AdminPulse : ces actions s’appliquent aussi au fichier dans SharePoint.
Le fichier reste dans SharePoint. Lorsque vous l’ouvrez dans AdminPulse, AdminPulse récupère sa version la plus récente depuis SharePoint.
👉 Les fichiers ne sont pas ajoutés ni déplacés automatiquement entre AdminPulse et SharePoint. Vous devez déplacer chaque document vers SharePoint ou l’ajouter à AdminPulse depuis SharePoint.
Configurer la connexion avec SharePoint
De quoi avez-vous besoin pour cette connexion ?
Voici ce dont vous avez besoin pour utiliser la connexion :
- un compte professionnel Microsoft avec accès à SharePoint ;
- un accès aux sites SharePoint où vous souhaitez conserver ou récupérer des documents. AdminPulse affiche uniquement les sites auxquels votre compte Microsoft a accès ;
- dans AdminPulse, les droits nécessaires pour modifier des documents.
Chaque employé configure la connexion avec son propre compte Microsoft. La connexion se configure donc par employé, et non pour l’ensemble de la propre entreprise. Lorsque vous déplacez, ajoutez ou ouvrez un document, AdminPulse utilise votre connexion.
👉 Pour ouvrir un document SharePoint, votre collègue doit aussi configurer sa propre connexion et avoir accès au fichier dans SharePoint. Sinon, le message « Vous n'avez pas l'autorisation de visualiser ce fichier ou votre connexion SharePoint n'a pas encore été configurée. » s’affiche.
Configurer la connexion via Admin-Connect
Configurez la connexion comme suit :
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Ouvrez Mon profil via le menu
, puis cliquez sur Admin-Connect à côté d’Intégrations. Admin-Connect s’ouvre dans un nouvel onglet.
-
Sur la carte SharePoint, cliquez sur Connect.
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Connectez-vous avec votre compte Microsoft.
👉 Vous utilisez la même adresse e-mail pour un compte professionnel et un compte personnel Microsoft ? Choisissez votre compte professionnel lors de la connexion. La connexion ne fonctionne pas avec un compte personnel.
- Autorisez AdminPulse à modifier des documents dans SharePoint.
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Après la connexion, vous revenez automatiquement dans Admin-Connect. Cliquez sur Validate connection pour vérifier que la connexion fonctionne.
Si la connexion fonctionne, Admin-Connect affiche votre nom, votre compte Microsoft et un exemple de site SharePoint auquel vous avez accès.
Vérifier la connexion ou vous reconnecter
Dans Admin-Connect, cliquez sur Validate connection pour vérifier à tout moment si la connexion fonctionne. En cas de message d’erreur, cliquez sur Reauthenticate et reconnectez-vous à Microsoft.
Gérer des documents dans SharePoint
Une fois la connexion configurée, vous pouvez gérer vos documents SharePoint depuis AdminPulse.
Déplacer un document vers SharePoint
Pour déplacer un document vers SharePoint, vous devez être autorisé à supprimer des documents dans AdminPulse.
Procédez comme suit :
- Dans la liste des documents, cliquez sur la flèche à côté du bouton d’action du document et choisissez Déplacer vers SharePoint.
- Dans SharePoint site, sélectionnez le site où vous souhaitez conserver le document. Vous pouvez rechercher le site par son nom.
- Dans SharePoint drive, sélectionnez la bibliothèque de documents dans laquelle vous souhaitez conserver le document.
- Dans Dossier, choisissez éventuellement un dossier ou un sous-dossier. Si vous ne choisissez aucun dossier, AdminPulse place le document dans le dossier principal de la bibliothèque de documents.
- Cliquez sur OK.
AdminPulse déplace le fichier vers SharePoint. Ensuite, il récupère le fichier depuis SharePoint chaque fois que vous l’ouvrez, le consultez ou le téléchargez dans AdminPulse.
Dans la liste des documents, l’icône SharePoint indique que le document se trouve dans SharePoint.
💡 AdminPulse déplace les fichiers de plus de 10 Mo en arrière-plan. Le déplacement peut donc prendre un peu de temps.
👉 Les factures (Facture (.xml), Facture (PDF) et Detail de facture (PDF)), les e-mails liés à une facture et les modèles de lettre ne peuvent pas être déplacés vers SharePoint.
Ajouter un fichier de SharePoint à AdminPulse
Vous pouvez ajouter un seul fichier à la fois. Vous devez être autorisé à créer des documents dans AdminPulse.
Procédez comme suit :
- Dans la Zone de dépôt (la zone où vous ajoutez des fichiers), cliquez sur Ajouter par SharePoint.
- Sélectionnez le SharePoint site, le SharePoint drive et le Dossier dans lequel se trouve le fichier.
- Dans Fichier, sélectionnez le fichier que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur OK.
AdminPulse crée un document qui renvoie vers le fichier dans SharePoint. Le fichier reste dans SharePoint : AdminPulse n’en crée pas de copie.
Dans AdminPulse, le document est associé à la relation sélectionnée et classé dans le dossier choisi au moment de l’ajout, comme lorsque vous importez un fichier.
AdminPulse tente également de reconnaître le type de document.
💡 Si le fichier figure déjà dans AdminPulse, par exemple parce que vous l’avez déjà déplacé ou ajouté, AdminPulse ne crée pas de deuxième document.
Modifier un document dans SharePoint
Vous devez être autorisé à modifier des documents dans AdminPulse.
Vous pouvez modifier les documents Word et Excel qui se trouvent dans SharePoint de l’une des manières suivantes :
- via l’icône SharePoint (Edition de document dans SharePoint) dans la liste des documents : le document s’ouvre dans SharePoint dans votre navigateur ;
- via Ouvrir dans l'app dans le menu d’actions du document (la flèche à côté du bouton d’action) : le document s’ouvre dans Word ou Excel sur votre ordinateur ;
- via Modifier dans l’aperçu du document : le document s’ouvre dans SharePoint dans votre navigateur.
SharePoint enregistre automatiquement vos modifications. Comme AdminPulse récupère toujours le fichier dans SharePoint, vous voyez immédiatement la version la plus récente dans AdminPulse.
Modifier un document lorsque l’éditeur d’Office 365 est également connecté
Si l’éditeur d’Office 365 est également connecté, le bouton Modifier n’apparaît pas dans l’aperçu d’un document SharePoint. Utilisez l’icône SharePoint ou Ouvrir dans l'app.
Ouvrir, télécharger ou partager un document SharePoint
Pour ouvrir d’autres fichiers, comme un PDF, cliquez sur l’icône SharePoint (Ouvrir le document dans SharePoint). Le fichier s’ouvre dans SharePoint.
Cliquez sur Télécharger pour télécharger un document SharePoint ou sur Partager pour le partager avec un collègue, comme n’importe quel autre document.
💡 Dans l’aperçu, vous pouvez aussi télécharger un document Word ou Excel au format PDF via Télécharger comme PDF.
Renommer ou remplacer un document
Si vous renommez un document SharePoint dans AdminPulse, AdminPulse modifie aussi son nom dans SharePoint.
Si vous remplacez le document via Remplacer, AdminPulse remplace aussi le fichier dans SharePoint.
👉 Si vous renommez le fichier directement dans SharePoint, le document conserve son ancien nom dans AdminPulse.
Consulter une version précédente
Vous ne pouvez pas télécharger une version précédente d’un document SharePoint depuis le journal d’audit du document dans AdminPulse. Consultez l’historique des versions dans SharePoint.
Supprimer un document
👉 Si vous supprimez un document SharePoint dans AdminPulse, AdminPulse le supprime aussi dans SharePoint et le place dans la corbeille. Cela concerne également les fichiers ajoutés via Ajouter par SharePoint.
Si la suppression dans SharePoint échoue
Pour supprimer le fichier, AdminPulse utilise la connexion de l’employé qui supprime le document. Si cette tentative échoue, AdminPulse utilise la connexion de l’employé qui a créé le document dans AdminPulse.
Si vous supprimez le fichier directement dans SharePoint
Si vous supprimez un fichier directement dans SharePoint, le document reste dans la liste des documents d’AdminPulse, mais vous ne pouvez plus l’ouvrir. Supprimez alors aussi le document dans AdminPulse.
Messages d’erreur connus et solutions
Vous recevez un message d’erreur ? Ouvrez la rubrique ci-dessous pour en connaître la signification et trouver la solution.
Messages d’erreur et solutions
| Message d’erreur | Signification | Solution |
|---|---|---|
| SharePoint validation error, please check if the authorized account is a valid Work account and not a Personal account | Vous vous êtes connecté à Microsoft avec un compte personnel au lieu d’un compte professionnel. Ce message apparaît dans Admin-Connect après avoir cliqué sur Validate connection. | Cliquez sur Reauthenticate et choisissez votre compte professionnel lors de la connexion. |
| Error while trying to connect to sharepoint server. | AdminPulse ne parvient pas à se connecter à SharePoint avec votre compte Microsoft, par exemple si vous devez vous reconnecter à Microsoft. Ce message apparaît dans Admin-Connect après avoir cliqué sur Validate connection. | Cliquez sur Reauthenticate et reconnectez-vous à Microsoft. |
| No Sharepoint sites are accessible for this user, so no site can be linked. | La connexion fonctionne, mais votre compte Microsoft n’a accès à aucun site SharePoint. | Demandez l’accès au site SharePoint concerné à l’administrateur de votre environnement Microsoft. |
| « Un problème est survenu lors de la connexion à Sharepoint » | AdminPulse ne parvient pas à accéder à SharePoint avec votre connexion, par exemple parce que vous ne l’avez pas encore configurée ou que vous devez vous reconnecter à Microsoft. | Configurez la connexion si ce n’est pas encore fait. Si elle est déjà configurée, cliquez sur Validate connection dans Admin-Connect, puis sur Reauthenticate si nécessaire. |
| « Vous n'avez pas l'autorisation de visualiser ce fichier ou votre connexion SharePoint n'a pas encore été configurée. » | Vous tentez d’ouvrir un document SharePoint, mais la connexion n’est pas encore configurée ou vous n’avez pas accès au fichier dans SharePoint. Le fichier peut aussi avoir été supprimé dans SharePoint. | Configurez la connexion avec SharePoint si ce n’est pas encore fait, ou demandez l’accès au fichier dans SharePoint. Vérifiez aussi que le fichier se trouve toujours dans SharePoint. S’il a été supprimé, supprimez également le document de la liste dans AdminPulse. |
| « Un fichier portant le même nom a déjà été trouvé dans SharePoint. » | Le dossier sélectionné contient déjà un fichier portant le même nom. AdminPulse ne remplace pas ce fichier. | Choisissez un autre dossier ou renommez d’abord le document dans AdminPulse. |
| « Le document a déjà été déplacé vers SharePoint » | AdminPulse déplace encore un fichier volumineux vers SharePoint en arrière-plan. | Attendez que le document soit déplacé. |
| « Un problème s'est produit lors de l'enregistrement dans SharePoint. Il est possible que le fichier ait été ouvert par quelqu'un ou qu'un fichier portant le même nom existe déjà au même endroit. » | Vous remplacez un document SharePoint, mais SharePoint n’a pas pu enregistrer le nouveau fichier. | Vérifiez si quelqu’un a ouvert le fichier dans SharePoint ou si un fichier portant le même nom existe déjà dans le même dossier. Réessayez ensuite. |
Astuce : enregistrer un lien SharePoint pour une relation
Vous pouvez aussi enregistrer un lien vers le site ou le dossier SharePoint d’un client dans son dossier relation. Vous n’avez pas besoin de configurer la connexion avec SharePoint pour cela, mais vous devez être autorisé à modifier des relations.
Ajoutez le lien comme suit :
- Ouvrez le dossier relation et cliquez sur l’icône plus à côté de Canaux de communication.
- Choisissez le type SharePoint.
- Collez l’adresse web du site ou du dossier SharePoint dans le champ.
- Cliquez sur Sauvegarder.
AdminPulse affiche le lien sous la forme d’un logo SharePoint dans les Liens externes du dossier relation. Cliquez sur ce logo pour ouvrir le site ou le dossier SharePoint du client dans un nouvel onglet.
👉 Ce lien est un raccourci vers SharePoint. AdminPulse ne l’utilise pas pour déplacer ou récupérer des documents.
💡 Bon à lire
Consultez aussi ces articles pour en savoir plus sur Admin-Connect et la gestion des documents :
- Vous souhaitez gérer vos connexions dans Admin-Connect ? Découvrez comment faire : Admin-Connect: connexions entre AdminPulse et vos autres applications.
- Vous souhaitez modifier des documents stockés dans AdminPulse ? Découvrez comment utiliser l’éditeur de documents : Modifier des documents avec l’éditeur d'Office 365 depuis AdminPulse.
- Vous souhaitez partager un document avec un collègue ? Découvrez comment utiliser la fonction de partage : FAQ - Comment partager une tâche, un to-do, une interaction ou un document avec un collègue ?.
- Vous souhaitez en savoir plus sur les canaux de communication et les liens externes d’une relation ? Consultez l’article : Le dossier relation - section Communication.