Utilisez les tâches dans AdminPulse pour envoyer les rapports de Bizzcontrol. Grâce à la programmation des tâches, ces tâches seront créées automatiquement chaque année, de sorte que vous pouvez être sûr de ne jamais les oublier. Lors de ce téléchargement, AdminPulse associera automatiquement les rapports à la bonne relation et à la bonne tâche.. Vous pouvez ainsi les envoyer rapidement (ou même automatiquement) à votre client.
Introduction
Utilisez les tâches dans AdminPulse pour envoyer les rapports de Bizzcontrol. Grâce à la planification des tâches, cette tâche sera créée automatiquement chaque année, de sorte que vous pouvez être sûr de ne jamais l'oublier. Lorsque vous téléchargez les rapports, AdminPulse les relie automatiquement à la relation et à la tâche correctes. Ainsi, vous pouvez rapidement (ou même automatiquement) les envoyer à votre client.
Méthode d'envoi des e-mails
Vous pouvez choisir le degré d'automatisation que vous souhaitez. De la simple sauvegarde d'un rapport à son envoi automatique à votre client.
1. Rapports de Bizzcontrol vers AdminPulse
Sauvegarder les rapports manuellement
Vous pouvez télécharger les rapports manuellement dans l'écran des documents dans AdminPulse. Il n'est pas nécessaire de les télécharger un par un, vous pouvez également les télécharger en masse.
Sauvegarder les rapports par e-mail dans AdminPulse
- Vous pouvez également utiliser l'adresse e-mail pour télécharger des documents dans AdminPulse. Envoyez le rapport automatiquement de Bizzcontrol à l'adresse e-mail AdminPulse de votre bureau et il apparaîtra avec les documents en un rien de temps.
- Ajoutez l'adresse e-mail de Bizzcontrol (noreply@mail.bizzcontrol.com) à la "reconnaissance des options".
Paramètres généraux > Général > Adresse pour e-mail à Documents > bouton "options de reconnaissance"
- Lors de l'envoi du document, AdminPulse conservera l'e-mail et le document séparément. Le document sera lié à la relation correcte. L'e-mail lui-même ne sera pas lié puisqu'il s'agit d'un e-mail de Bizzcontrol. Cependant, vous pouvez créer une relation séparée "Bizzcontrol" avec l'adresse e-mail "noreply@mail.bizzcontrol.com" dans cette relation afin que ces e-mails soient toujours liés à cette relation. (Attention : ceci doit être du type "Client", sinon l'adresse e-mail ne sera pas reconnue).
Vous pouvez également nettoyer facilement ces e-mails au fil du temps en filtrant cette relation dans l'écran du document, en les sélectionnant tous et en les supprimant via l'action globale
AdminPulse reconnaît le document
Grâce à la reconnaissance de document dans AdminPulse, le document sera identifié avec le bon type, sera lié à la relation et, en fonction des paramètres du suivi de tâches, sera également attaché à la tâche. La sous-tâche "télécharger le rapport dans AdminPulse" sera automatiquement définie comme "accomplie".
2. Cocher la tâche
En bas de cet article se trouve un nouveau modèle de tâche, avec un modèle d'email et un suivi de tâche attachés. Vous pouvez facilement l'importer dans AdminPulse. Après l'importation, vous pouvez le personnaliser davantage si vous le souhaitez.
Au lieu de travailler avec un nouveau modèle de tâche, vous pouvez également travailler avec votre tâche TVA existante et ajouter des sous-tâches supplémentaires pour Bizzcontrol.
Liez le document reconnu via le paramètre suivant. Vous pouvez choisir quelle tâche principale et secondaire doivent être cochées. Vous pouvez ensuite changer le nouveau statut en "accomplie" ou "en cours".
- Utilisez "accomplie" pour le rapport de formatage des sous-tâches.
- Utilisez "en cours" pour la sous-tâche e-mail. Vous saurez ainsi quels sont les courriers électroniques qu'il vous reste à envoyer.
Paramètres généraux > Configuration du suivi des tâches > Ajouter >
- Modèle de tâche
Sous "ouvrir les champs", vous pouvez ajouter un champ de commentaire, par exemple "Bizzcontrol mail". Dans ce champ, vous pouvez ajouter un message spécifique sur le rapport que vous souhaitez inclure dans votre e-mail.
3. Envoyer un e-mail manuellement
Dans la tâche, vous pouvez également faire en sorte qu'un e-mail soit prêt à être envoyé. Marche à suivre:
- Définissez un modèle d'e-mail qui se trouve également dans la tâche que vous pouvez télécharger en bas de page. Vous trouverez plus d'informations sur les modèles d'e-mails dans cet article.
- Définissez dans la tâche que vous voulez qu'un e-mail soit créé. Pour ce faire, accédez à la tâche.
- Sous Sous-tâche, indiquez qu'un e-mail doit être créé.
- Sous Modèle d'e-mail, indiquez quel e-mail doit être créé.
Dans l'aperçu de la tâche, allez à "modifier l'état d'une sous-tâche" via les actions globales. Cochez ici "courrier électronique". C'est ainsi que vous envoyez l'e-mail et que cette sous-tâche devient "verte".
Remarque : si le document est joint à la tâche et que le modèle d'e-mail indique d'envoyer ce document en même temps, l'e-mail contiendra automatiquement le document en tant que pièce jointe.
Modèle d-email dans AdminPulse:
Si vous l' utilisez, n'oubliez pas d'ajouter le subsitutaire de commentaires ci-dessus dans votre modèle d'e-mail.
4. Envoi automatique de l'e-mail
Vous pouvez également choisir d'envoyer l'e-mail automatiquement. Pour ce faire, changez la sous-tâche dans le modèle de tâche en "e-mail automatique". A l'échéance de cette sous-tâche, AdminPulse enverra automatiquement cet e-mail.
Note : si le jour de l'envoi automatique de l'e-mail, le document n'est pas encore attaché à la tâche, il y aura une erreur lors de l'envoi et par conséquent l'e-mail ne partira pas. Ainsi, seuls les e-mails avec un rapport seront envoyés automatiquement aux clients.
5. Enregistrer un coût
Si vous souhaitez facturer un montant fixe pour un rapport, vous pouvez également lier un coût à la sous-tâche. De cette manière, vous êtes sûr de ne pas oublier de facturer quoi que ce soit.