Utilisez les tâches dans AdminPulse pour envoyer les rapports de Bizzcontrol. Grâce à la programmation des tâches, ces tâches seront créées automatiquement chaque année, de sorte que vous pouvez être sûr de ne jamais les oublier. Lors de ce téléchargement, AdminPulse associera automatiquement les rapports à la bonne relation et à la bonne tâche.. Vous pouvez ainsi les envoyer rapidement (ou même automatiquement) à votre client.
Configuration unique dans AdminPulse
Importez le modèle de tâche ci-joint. Dans chaque cas, ce modèle contient:
- un modèle de tâche
- un modèle d'e-mail
- des paramètres de suivi de tâches
Après l'importation, vous pouvez les personnaliser si vous le souhaitez.
Méthode d'envoi des e-mails
1. Rapports de Bizzcontrol vers AdminPulse
- Vous pouvez télécharger les rapports manuellement dans l'écran des documents dans AdminPulse. Il n'est pas nécessaire de les télécharger un par un, vous pouvez également les télécharger en masse.
- Vous pouvez également utiliser l'adresse e-mail pour télécharger des documents dans AdminPulse. Envoyez le rapport automatiquement de Bizzcontrol à l'adresse e-mail AdminPulse de votre bureau et il apparaîtra avec les documents en un rien de temps.
2. AdminPulse reconnaît le document
Grâce à la reconnaissance de document dans AdminPulse, le document sera identifié avec le bon type, sera lié à la relation et, en fonction des paramètres du suivi de tâches, sera également attaché à la tâche. La sous-tâche "télécharger le rapport dans AdminPulse" sera automatiquement définie comme "accomplie".
3. Envoyer un e-mail
Dans l'aperçu de la tâche, allez à "modifier l'état d'une sous-tâche" via les actions globales. Cochez ici "courrier électronique". C'est ainsi que vous envoyez l'e-mail et que cette sous-tâche devient "verte".
Remarque : si le document est joint à la tâche et que le modèle d'e-mail indique d'envoyer ce document en même temps, l'e-mail contiendra automatiquement le document en tant que pièce jointe.
Envoi automatique de l'e-mail
Vous pouvez également choisir d'envoyer l'e-mail automatiquement. Pour ce faire, changez la sous-tâche dans le modèle de tâche en "e-mail automatique". A l'échéance de cette sous-tâche, AdminPulse enverra automatiquement cet e-mail.
Note : si le jour de l'envoi automatique de l'e-mail, le document n'est pas encore attaché à la tâche, il y aura une erreur lors de l'envoi et par conséquent l'e-mail ne partira pas. Ainsi, seuls les e-mails avec un rapport seront envoyés automatiquement aux clients.