Het handmatig bijwerken van contactgegevens in zowel AdminPulse als je Outlook-adresboek kan tijdrovend zijn en fouten introduceren. Met de koppeling van AdminPulse naar Outlook heb je een slimme oplossing die niet alleen tijd bespaart, maar ook de nauwkeurigheid van je contactinformatie verbetert. Deze integratie zorgt ervoor dat de contactgegevens van AdminPulse naar jouw Outlook-adresboek gesynchroniseerd worden en ook steeds up-to-date zijn. AdminPulse versterkt zo de efficiëntie in je communicatie en de gegevensconsistentie in je organisatie, waardoor je vlotter kunt communiceren met klanten.
Belangrijk: deze integratie zal enkel nieuwe contacten aanmaken en bestaande updaten bij een wijziging. Bij het activeren van de integratie wordt geen volledige synchronisatie uitgevoerd. Wil je toch een volledige synchronisatie bij het opzetten van de koppeling, dan kan je dit aanvragen via een ticket.
Een koppeling opzetten
Elke medewerker binnen het kantoor kan individueel de Outlook-koppeling opzetten. Ga in AdminPulse via 'mijn profiel' naar Admin-Connect.
Je klikt hier op 'Connect' binnen het Office 365 - Outlook onderdeel dat jouw contacten gaat synchroniseren. Let op dat je hier de juiste integratie kiest. AdminPulse biedt namelijk ook de mogelijkheid om jouw e-mails te synchroniseren via de Office 365 - Outlook integratie.
Vervolgens log je in op jouw Outlook omgeving met je Microsoft-account. Bij het inloggen zal je ook moeten toestaan dat AdminPulse gegevens in jouw Outlook zal mogen bewerken. Wanneer je hiermee akkoord gaat, word je teruggeleid naar de Admin-Connect-pagina.
Om te controleren of de connectie volledig correct is verlopen, kan je op de Admin-Connect pagina op 'Validate connection' klikken. Op deze pagina kan je ook de optie aanzetten om enkel de contacten te synchroniseren die aan jou zijn toegewezen. Dit wil zeggen dat contacten waar jij vennoot, verantwoordelijke, medewerker of medewerker (vervanger) voor bent, gesynchroniseerd worden.
Relaties synchroniseren
Elke relatie van het type klant of prospect, die wordt aangemaakt of aangepast en waarvoor een e-mailadres, adres, telefoonnummer en/of GSM-nummer wordt ingevuld in AdminPulse, wordt gesynchroniseerd naar Outlook. Indien het contact reeds bestaat in Outlook, dan zullen de gegevens geüpdatet worden. Indien het contact nog niet bestaat in Outlook, dan wordt deze aangemaakt.
Indien een relatie inactief is in AdminPulse (= wanneer er bij de relatie een einddatum staat ingevuld), dan zal deze relatie niet langer gesynchroniseerd worden naar Outlook.
Wanneer een relatie vanuit AdminPulse werd gesynchroniseerd met Outlook, dan krijgt deze de categorie 'AdminPulse' zodat je in Outlook kan filteren op de contacten die ook in AdminPulse zitten.
Velden opgenomen in de sync
- Naam
- E-mailadres
- Bedrijfstelefoon
- Bedrijfsadres
- Mobiel Nummer - GSM