In dit artikel leer je hoe je het scherm Interne facturatie gebruikt om registraties tussen je eigen bedrijven op te volgen en door te zetten, eerst naar factuurvoorstellen en daarna tot facturen.
👉 Lees ook het artikel Werken met interne facturatie: configuratie en gebruik om te leren hoe interne facturatie werkt en welke instellingen daarvoor nodig zijn in AdminPulse.
Wat is het 'Interne facturatie'-scherm?
Het 'Interne facturatie'-scherm geeft een overzicht van registraties die door medewerkers werden ingegeven, maar waarbij een andere entiteit binnen jouw organisatie als "klant" optreedt. Dit is bijzonder nuttig wanneer je kosten of prestaties moet verrekenen tussen bijvoorbeeld twee vestigingen of juridische entiteiten. Dit scherm helpt je om intern te werken op een manier die:
- Transparant is: je identificeert snel welke transacties tussen bedrijven plaatsvonden.
- Efficiënt is: je bundelt registraties en zet ze eenvoudig om in factuurvoorstellen.
- Gecontroleerd is: je kiest bewust welke transacties je factureert en welke niet.
Wat kan je doen in het 'Interne facturatie'-scherm?
Het 'Interne facturatie'-scherm is opgebouwd rond een combinatie van filters, een overzichtstabel en actieknoppen. Concreet kan je:
- Registraties bekijken: zie welke prestaties, hoeveelheden of middelen intern uitgewisseld werden. Klik een lijn open om detailinfo te raadplegen zoals datum, gebruiker, type registratie, oorspronkelijk en gefactureerd aantal, bedrag en of dit binnen of buiten forfait valt.
- Filters gebruiken en zoeken: verfijn je overzicht op basis van bedrijf, periode, gebruiker, relatie of type registratie.
- Facturatie beheren: zet registraties om in factuurvoorstellen of sluit ze uit via de actie ‘Nooit factureren’.
Filters en schakelaars gebruiken in het 'Interne facturatie'-scherm
Bovenaan het 'Interne facturatie'-scherm gebruik je filters om snel de juiste registraties weer te geven. Dat is erg handig bij grote aantallen of wanneer je meerdere bedrijven beheert.
💡 Combineer verschillende filters om tot specifieke resultaten te komen.
Beschikbare filters in het 'interne facturatie'-scherm:
- Van bedrijf / Naar bedrijf: geef aan tussen welke bedrijven de transactie liep.
- Relatie: filter op een specifieke relatie.
- Opdracht sjabloon: kies voor een specifieke opdracht of projecttype.
- Gebruiker: filter op de medewerker die de registratie uitvoerde.
- Type registratie: Tijd, Product/Kost of Afstand.
- Van - Tot: stel een begin- en einddatum in om registraties uit een specifieke periode te zien.
- Je kan ook kiezen uit voorgedefinieerde perioden zoals vorige maand of dit kwartaal.
Beschikbare schakelaars (toggles) in het 'interne facturatie'-scherm:
- Alleen gefactureerde registraties: toont enkel registraties die al zijn verwerkt in een factuur.
- Toon enkel de nooit intern te factureren registraties: toont registraties die je bewust hebt uitgesloten van interne facturatie.
- Niet-factureerbare registraties intern factureerbaar maken: hierdoor worden ook niet-factureerbare registraties opgenomen in het Interne facturatie-overzicht. Je kan ze dus intern doorfactureren, zelfs al zijn ze niet bedoeld voor externe facturatie.
Overzichtstabel in het 'Interne facturatie'-scherm
De overzichtstabel toont registraties die beschikbaar zijn voor interne facturatie op basis van de toegepaste filters. Elke rij geeft je essentiële informatie over de uitgewisselde prestaties.
- Van bedrijf / Naar bedrijf: welke entiteit leverde en welke ontving de prestatie.
- Naar relatie interne facturatie: de specifieke relatie binnen deze interne facturatie.
- Gefactureerd bedrag: het bedrag dat aan de externe klant gefactureerd wordt.
- Bedrag interne facturatie: het bedrag dat intern wordt doorgerekend tussen je Eigen bedrijven.
Als je een lijn uitklapt (via het pijltje ), zie je extra details zoals:
- Datum en Gebruiker: wie voerde de prestatie uit, en wanneer?
- Opdracht en Wat: het type prestatie dat geregistreerd werd (bv. advies, erelonen...)
- Hoeveelheden: oorspronkelijk en gefactureerd aantal en extern gefactureerde bedrag.
- Tarief en Bedrag interne facturatie: het toegepaste interne tarief en resulterende bedrag.
- Binnen forfait: markering of de prestatie binnen een forfait valt.
Acties in het 'Interne facturatie'-scherm
Via actieknoppen per registratie, per lijn of voor meerdere lijnen bepaal je wat er met een registratie gebeurt. Dit zijn de beschikbare acties:
- Maak factuurvoorstel (per lijn): zet de geselecteerde registratie(s) om in een nieuw intern factuurvoorstel.
-
Toevoegen aan interne factuur (per registratie)
: voeg registraties toe aan een bestaand intern factuurvoorstel.
-
Registratie markeren als 'Nooit factureren' (per registratie)
: sluit registraties definitief uit van interne facturatie. Deze blijven achteraf enkel zichtbaar via de juiste filter.
- Maak factuurvoorstellen (globale actie): selecteer meerdere lijnen en genereer factuurvoorstellen in bulk.
Van registratie tot interne factuur
Wanneer je registraties doorzet vanuit het scherm Interne facturatie, verschijnen ze als factuurvoorstel in het standaardoverzicht via Facturatie > Factuurvoorstellen. Je kan de voorstellen daar verwerken zoals gebruikelijk: nummeren, downloaden of versturen.
Wil je enkel interne factuurvoorstellen zien? Filter dan in het scherm Factuurvoorstellen op het factuurtype 'Intern'.
💡 Goed om te lezen
- Ben je geïnteresseerd om Interne facturatie te gebruiken of heb je vragen over de configuratie? Lees dan: Werken met interne facturatie: configuratie en gebruik
- Meer weten over het scherm voor Factuurvoorstellen? Raadpleeg dit artikel: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden
- Heb je vragen over wanneer een registratie intern factureerbaar is, of waarom ze niet zichtbaar is in het scherm? Bekijk dan: FAQ - Wat is het verschil tussen ‘Nooit factureren’, ‘Niet factureerbaar’ en verwante facturatie-acties?