AdminPulse biedt je de mogelijkheid om voor jouw afwezigheden ook een teller bij te houden. Je bepaalt zelf voor welke afwezigheden je een teller wenst te gebruiken. Hieronder wordt uitgelegd hoe je deze instelt en hoe de berekening verloopt.
AdminPulse pretendeert niet om een volledig hr-systeem te representeren waarin alle wettelijke regels automatisch vervat zitten. Het heeft wel een generieke en open opzet zodat deze bruikbaar is voor alle boekhoudkantoren. Specifieke regels omtrent de eigen afwezigheidstellers zullen zelf opgevolgd moeten worden.
Voor welke afwezigheid wil je een teller
Instellingen
Algemene instellingen > Hrm-instellingen
Arbeidsduur per dag: Hier stel je in hoeveel uur een standaard dag voor jouw kantoor bevat. Wordt er bvb 40 uur per week gewerkt, dan zal dit 8 uur per dag zijn. Is een standaard week bepaald op 38 uur, dan zal dit 7u36min zijn.
Aan de hand van deze instelling kan AdminPulse de omzetting maken tussen dagen en uren. Heb je geen uurrooster en vraag je een halve dag vakantie aan, dan zal dit in het eerst geval 4 uur vakantie zijn, en in het andere geval 3u48 zijn. Ook bij het berekenen van de startwaarde van de teller zal AdminPulse de arbeidsduur per dag gebruiken. Geef je een startwaarde van 20 dagen wettelijke vakantie in, dan zal AdminPulse dit in het ene geval ook laten zien als 160 uur (20 dagen * 8u/dag) en in het andere geval als 152uur (20 dagen * 7u36 /dag).
Standaard eigen bedrijf voor afwezigheden: een afwezigheid wordt geregistreerd op een relatie van het type Eigen Bedrijf. Hier kan je instellen welke relatie al standaard ingevuld wordt. Dit is handig als je meerdere relaties van het type Eigen Bedrijf hebt, zo hoeft de medewerker dit niet telkens zelf te selecteren.
Voor welke afwezigheid wil je een teller
Onder menu Registratie > Prijslijst kan je zelf afwezigheden toevoegen. Voor de afwezigheden waar je ook een teller voor wilt gebruiken, vink je "teller afwezigheden" aan. Deze teller zal nu verschijnen in het scherm "Afwezigheden teller" onder het menu Hrm.
Een aangevinkte teller dient om met een startwaarde te werken waardoor elke afwezigheid in mindering gebracht wordt. Voor 'ziekte' dient er geen teller aangevinkt te worden.
Wens je niet langer gebruik te maken van een bepaalde teller, dan kan je deze hier afvinken.
Opgelet: de gehele teller wordt dan verwijderd voor alle medewerkers, ook dus de historiek van deze teller.
Afwezigheden tellers
Startwaarde ingeven
Via de globale actie
Of manueel voor een bepaalde medewerker: klik bij de gewenste teller op het plusteken, en vul snel de startwaarde in.
Opmerking: zodra je een startwaarde hebt ingegeven, zal deze teller ook verschijnen op de tegel "afwezigheden tellers" op het beginscherm.
Correctie ingeven
Klik op een bepaalde teller om hiervoor een correctie in te geven of klik op 'details openen' via het pijltje bij de teller.
Hoe wordt de teller berekend
Met uurrooster
- Staat er voor de medewerker een uurrooster ingesteld (bij Algemene Instellingen > medewerkers > uurrooster) dan kan AdminPulse zich baseren op de aangegeven werkuren per dag. We raden dus ook aan te werken met zo realistsich mogelijke uurrooster voor een juister resultaat.
- Voorbeeld: werkt een werknemer op woensdag enkel maar 3 uur in de voormiddag, dan zal bij ingave van een afwezigheid op woensdag ook 3 uur van de teller gaan.
Zonder uurrooster
- Staat er voor de medewerker geen uurrooster ingesteld (bij Algemene Instellingen > medewerkers > uurrooster) dan kan AdminPulse zich enkel baseren op de arbeidsduur per dag. Ingave van een volledige dag zal dan deze arbeidsduur zijn.
Saldo op het beginscherm
Medewerkers kunnen het saldo van hun tellers eenvoudig raadplegen op het beginscherm.
Via de schuiver "afwezigheden in dagen weergeven" kan je zelf kiezen of je het saldo in uren of dagen wilt weergeven.
Via de knop "afwezigheid toevoegen" kan je een nieuwe afwezigheid ingeven.
FAQ
We mogen onze vakantie van vorig jaar nog tot 31 maart opnemen. Hoe stel ik dit het beste in?
Je werkt best met een aparte teller bvb "overdracht vakantie". Deze teller initialiseer je voor iedereen die nog vakantiedagen over heeft met het juiste aantal dagen per medewerker. Je volgt zelf op dat iedereeen deze vakantiedagen op tijd opneemt. Zijn er toch nog vakantiedagen over, dan kan je via een correctie de teller op 0 zetten op 1 april.
Medewerkers mogen vervangende feestdagen pas opnemen na de datum van deze feestdag. Hoe ga ik daarmee om in AdminPulse?
Wil je deze regel strikt opvolgen dan kan je ervoor kiezen om een aparte teller in te stellen (bv. vervangende feestdagen). Telkens wanneer er een feestdag in het weekend valt, kan je de tellers van de medewerkers manueel corrigeren en een dag toevoegen.
Op mijn beginscherm verschijnt er bij de tegel Afwezigheden tellers geen info?
De info van de teller verschijnt als in de lijst van de prijslijst bij de afwezigheid de teller staat aangevinkt én in het scherm van Hrm > afwezigheden tellers de teller een startwaarde heeft.
Mijn medewerker neemt een langdurige afwezigheid. Hoe geef ik dit het best in?
Neemt een medewerker een langdurige afwezigheid waardoor zijn uurrooster verandert (denk bvb aan een dag tijdskrediet per week), dan verander je het uurrooster van deze medewerker vanaf de startdatum van de afwezigheid. Vergeet ook niet om zelf de afwezigheidsteller aan te passen.
Het uurrooster van de medewerker verandert in de loop van het jaar, dit heeft impact op de vakantieteller.
Om de startwaarde van je vakantieteller aan te passen, moet je de teller opnieuw initialiseren. Dit kan je doen via de globale actie, vergeet hierbij niet het vinkje 'overschrijven als teller al bestaat' aan te vinken.