👉 Op zoek naar informatie over taakdocumentatie? In onze nieuwsbrief stond helaas de verkeerde link, waardoor je hier met een kleine omweg terechtkwam. Lees het juiste artikel: Taak documentatie: vaste werkinstructies toevoegen en raadplegen
Met Taak kost registratie laat je AdminPulse automatisch een kost registreren zodra een hoofdtaak of deeltaak de status Klaar krijgt. Je stelt de automatische kostregistratie één keer in op het taaksjabloon. Daarna registreert AdminPulse de kost bij elke bijbehorende taak die op Klaar wordt gezet.
In dit artikel lees je hoe je de automatische kostregistratie instelt, wanneer AdminPulse wel of geen kost registreert, voor welke gebruiker dat gebeurt en hoe je een bedrag uit een invulveld gebruikt.
Automatische kostregistratie instellen
Je stelt de kostregistratie in via Instellingen > Taaksjablonen, voor een hoofdtaak of een deeltaak. Je kan alleen een prijslijstitem kiezen of ook een gebruiker en invulveld instellen.
Alleen een prijslijstitem kiezen
Wil je alleen bepalen welk prijslijstitem AdminPulse registreert? Selecteer het item dan rechtstreeks in het overzicht bij Registreer kost. Dat kan zowel voor de hoofdtaak als in de rij van een deeltaak.
Zolang er nog niets is ingesteld, zie je een potlood-icoon. Klik erop en kies een prijslijstitem. AdminPulse bewaart je keuze onmiddellijk. Je hoeft dus niet afzonderlijk op te slaan. Wil je de kostregistratie weer uitschakelen? Kies dan Geen.
Een gebruiker of bedrag uit een invulveld instellen
Wil je ook bepalen voor welke gebruiker AdminPulse de kost registreert of een bedrag uit een invulveld gebruiken? Werk dan als volgt:
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen en open het taaksjabloon.
- Ga naar de hoofdtaak of deeltaak die je wil aanpassen.
- Klik op de drie puntjes.
- Kies Kost registratie bewerken en stel de volgende velden in:
- Registreer kost: kies een prijslijstitem of Geen.
- Gebruiker: kies de systeemgebruiker of een specifieke medewerker.
- Gebruik bedrag uit invulveld: kies het invulveld waaruit AdminPulse het bedrag moet halen. Kies Geen om het tarief uit de prijslijst te gebruiken.
- Klik op Opslaan.
💡 In de lijst Registreer kost staan alleen prijslijstitems van het type kost. Je kan hier geen items van het type werk of verplaatsing kiezen.
💡 Zet je Registreer kost terug op Geen? Dan wist AdminPulse ook de gekozen Gebruiker en het gekozen invulveld. De volledige kostregistratie voor die taak staat dan uit.
Wanneer wordt de kost geregistreerd?
Als je bij Registreer kost een prijslijstitem kiest, registreert AdminPulse de kost automatisch zodra de hoofdtaak of deeltaak de status Klaar krijgt.
Het maakt niet uit hoe de taak op Klaar wordt gezet. De automatische registratie gebeurt bijvoorbeeld wanneer:
- een medewerker de taak manueel op Klaar zet;
- een globale actie de taak op Klaar zet;
- een taskflow de taak automatisch op Klaar zet.
AdminPulse koppelt de kost aan de relatie en de opdracht van de taak. Als datum gebruikt AdminPulse de dag waarop de taak op Klaar is gezet. De hoeveelheid is 1 en het tarief komt uit de prijslijst.
👉 De kost wordt maar één keer automatisch geregistreerd. AdminPulse controleert eerst of er voor die taak al een registratie met hetzelfde prijslijstitem bestaat. Zet je de taak daarna opnieuw op Te doen en vervolgens weer op Klaar? Dan registreert AdminPulse dezelfde kost niet opnieuw.
Wanneer registreert AdminPulse geen kost?
Zie je de verwachte kost niet verschijnen? Controleer dan of een van de volgende situaties van toepassing is:
- Bij Registreer kost is geen prijslijstitem geselecteerd. Zonder prijslijstitem registreert AdminPulse niets, ook niet wanneer er een gebruiker of invulveld is ingesteld.
- De deeltaak kreeg de status Niet van toepassing of Niet uitgevoerd. Zulke deeltaken krijgen wel de status Klaar, maar er wordt geen kost geregistreerd.
- Alle deeltaken van de hoofdtaak hebben de status Niet van toepassing of Niet uitgevoerd. In dat geval registreert AdminPulse ook voor de hoofdtaak zelf geen kost.
- Er is een invulveld gekozen bij Gebruik bedrag uit invulveld, maar het veld is leeg of bevat de waarde 0. AdminPulse registreert dan geen kost.
- Voor de taak bestaat al een registratie met hetzelfde prijslijstitem.
Voor welke gebruiker wordt de kost geregistreerd?
Bij Gebruiker bepaal je voor welke gebruiker AdminPulse de kost registreert. Je kan een specifieke medewerker of de Systeemgebruiker selecteren.
Kies de gebruiker die het beste aansluit bij je interne opvolging en rapportering. De persoon die de taak op Klaar zet, hoeft dus niet dezelfde gebruiker te zijn als de gebruiker voor wie de kost wordt geregistreerd.
👉 Laat je Gebruiker leeg? Dan registreert AdminPulse de kost voor de gebruiker die de taak op Klaar zet. Gebeurt dat via een globale actie of taskflow? Dan gebruikt AdminPulse de gebruiker waaronder die actie wordt uitgevoerd. Wil je consistente rapportering, selecteer dan bewust een gebruiker.
Een bedrag uit een invulveld gebruiken
Bij Gebruik bedrag uit invulveld kan je een invulveld van de taak selecteren. AdminPulse gebruikt het bedrag uit dat invulveld dan als tarief voor de kost.
Dat is handig wanneer het bedrag per taak of dossier kan verschillen. AdminPulse gebruikt in dat geval niet het vaste tarief uit de prijslijst, maar het bedrag uit het gekozen invulveld.
👉 De lijst toont de invulvelden van de hoofdtaak in het taaksjabloon. Ook wanneer je de kostregistratie voor een deeltaak instelt, kies je dus uit de invulvelden van de volledige taak. Het gekozen veld moet een getal bevatten. Is het veld leeg of bevat het de waarde 0? Dan registreert AdminPulse geen kost.
💡 Zijn er zowel een prijslijstitem als een invulveld ingesteld? Dan zie je in Taaksjablonen een extra geld-icoon naast het prijslijstitem. Beweeg met je muis over het icoon om de tekst Bedrag uit het invulveld van de taak te bekijken.
Een voorbeeld hiervan is de automatische kostregistratie voor de jaarrekening. Meer informatie vind je in het artikel Kost jaarrekening automatisch registreren.
💡 Goed om te lezen
Dit artikel sluit aan bij de functies die in dit artikel aan bod komen: