In de sectie Communicatie van het relatiedossier beheer je de contactgegevens van een relatie, zoals adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en websites. Je kan er ook links naar externe platformen toevoegen.
In dit artikel lees je welke communicatiekanalen beschikbaar zijn, hoe je ze toevoegt en verwijdert, en welke acties je per communicatiekanaal kan uitvoeren.
Wat zijn communicatiekanalen?
Een communicatiekanaal is een manier waarop je een relatie kan bereiken of een externe toepassing die je aan het relatiedossier kan koppelen. Je kan de volgende types communicatiekanalen toevoegen:
- Adres en Postbus voor de adresgegevens van de relatie.
- E-mail voor een e-mailadres.
- Telefoon en Mobiel voor telefoonnummers en mobiele nummers.
- Website voor de website van de relatie.
-
BusinessCentral, Google Drive, Odoo, OneDrive, PowerBI, SharePoint en Teams voor een link naar de relatie in het betreffende platform. Het platformicoon verschijnt bij de externe links van het relatiedossier. Klik erop om bijvoorbeeld rechtstreeks het dossier van de relatie in Odoo te openen.
Een communicatiekanaal toevoegen
Wanneer je een communicatiekanaal toevoegt, selecteer je eerst het juiste type en vul je de bijbehorende gegevens in. Elk toegevoegd kanaal verschijnt in de lijst met communicatiekanalen.
Je kan meerdere communicatiekanalen van hetzelfde type toevoegen, zoals meerdere telefoonnummers of e-mailadressen.
💡 Per type communicatiekanaal kan je slechts één favoriet markeren met het sterretje. Zo kan je bijvoorbeeld het belangrijkste telefoonnummer of e-mailadres aanduiden. Het favoriete gegeven verschijnt bovenaan in het lint van het relatiedossier. Klik opnieuw op het sterretje om de favoriet uit te schakelen.
👉 Let op: heeft de relatie een favoriete contactpersoon in de sectie Gelinkte relaties? Dan toont het lint voor e-mail zowel het favoriete e-mailadres van de relatie zelf als dat van de contactpersoon, als de adressen van elkaar verschillen. Voor telefoonnummers en mobiele nummers krijgt de favoriete contactpersoon voorrang en toont het lint één nummer.
Een communicatiekanaal verwijderen
- Open het relatiedossier van de betreffende relatie.
- Ga naar de sectie Communicatie.
- Zoek het communicatiekanaal dat je wil verwijderen.
- Klik op het vuilbak-icoon naast het communicatiekanaal.
- Bevestig de verwijdering indien gevraagd.
👉 Let op: je kan het verwijderen van een communicatiekanaal niet ongedaan maken. Heb je een kanaal per ongeluk verwijderd? Voeg het dan opnieuw toe.
Acties voor communicatiekanalen
Afhankelijk van het type communicatiekanaal kan je de volgende acties uitvoeren:
-
Kopiëren naar klembord: klik op het klembord-icoon om gegevens, zoals een telefoonnummer of e-mailadres, te kopiëren.
-
E-mails koppelen: duid via het vink-icoon aan welk e-mailadres AdminPulse gebruikt om e-mails met deze relatie te koppelen in het DMS (Document Management System).
-
E-mail verzenden: klik op het envelop-icoon om via je standaard e-mailprogramma buiten AdminPulse een e-mail te versturen. Lees ook Een contactpersoon e-mailen door op het envelop-icoon te klikken.
-
Bellen: klik op het telefoon-icoon om via een gekoppeld pc-telefoonsysteem te bellen. Lees ook Een contactpersoon bellen door op het telefoon-icoon te klikken.
-
Locatie zoeken: klik op het locatie-icoon om een adres in Google Maps te bekijken.
-
Website bezoeken: klik op het website-icoon om de opgegeven URL te openen.
Communicatie-instellingen gebruiken
In het vak Communicatie-instellingen bepaal je welk communicatiekanaal AdminPulse voor een bepaald doel gebruikt. Zo kan je facturen naar een specifiek e-mailadres sturen en aanmaningen naar een ander e-mailadres.
De communicatie-instellingen staan los van de favoriete contactgegevens. Het sterretje bepaalt welke gegevens in het lint verschijnen, maar niet naar welk adres AdminPulse een e-mail of factuur verstuurt.
💡 Meer informatie vind je in Communicatie-instellingen per relatie.
💡 Goed om te lezen
- Wil je weten hoe AdminPulse bepaalt welke favoriete contactgegevens in het lint verschijnen en waarom er soms twee e-mailadressen staan? Lees dan FAQ - Hoe wordt bepaald welke contactgegevens bovenaan in het relatiedossier staan?.
⏭️ Verder naar de volgende sectie van het relatiedossier: Het Relatiedossier - sectie Facturatie
🎥 Snel weg met de sectie Communicatie van het relatiedossier
In deze korte video zie je hoe je de communicatiegegevens in een relatiedossier centraal beheert.