Wil je de UBO-berekening laten uitvoeren door AdminPulse? In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe je dit doet in de UBO-sectie van het relatiedossier doet. Het proces bestaat uit twee hoofdfasen: het registreren van de betrokken relaties en het berekenen van de Ultimate Beneficial Owners (UBO’s).
Verderop in het artikel leer je ook hoe je het resultaat kunt lezen en welke invloed de UBO-berekening door AdminPulse heeft op de kwaliteitstoetsing.
Stap 1: Relatiegegevens invoeren
1.1 Open de sectie Gelinkte relaties
- Ga naar het relatiedossier van de vennootschap
- Open de sectie Gelinkte relaties
1.2 Voeg aandeelhouders en andere relaties toe
- Klik op de groene knop met het plusteken (+) om een nieuwe relatie te linken.
- Selecteer het juiste Link type voor de gewenste relatie (bijvoorbeeld aandeelhouder, bedrijfsleider etc.).
- Vind de specifieke relatie in de lijst of maak een nieuwe relatie aan via de plus-knop naast het 'Relatie' veld. Geef deze relatie de status "Andere" als deze enkel wordt toegevoegd om gelinkt te worden.
1.3 Registreer aandelen en stemrechten
- Geef per aandeelhouder het aantal aandelen en stemrechten op.
- AdminPulse berekent automatisch het aandeel van elke aandeelhouder door het opgegeven aantal te delen door het totale aantal aandelen en stemrechten in de vennootschap.
1.4 Vul het totale aantal aandelen en stemrechten in
- Zijn er aandelen of stemrechten waarvan de eigenaar onbekend is (bijvoorbeeld publieke aandelen)? Vul dan in de UBO-sectie het totale aantal aandelen en stemrechten in.
- AdminPulse berekent automatisch de ontbrekende aandelen en stemrechten, zodat de gegevens volledig zijn.
1.5 Voeg gegevens voor vennootschappen toe
- Is een aandeelhouder een andere vennootschap? Link deze dan ook en vul dan de relevante aandeelhoudersinformatie in het relatiedossier van die vennootschap in.
- Herhaal dit proces voor elke vennootschap die verder in de keten voorkomt.
1.6 Registreer personen met juridische controle
- Personen die via juridische structuren zeggenschap uitoefenen, worden automatisch als UBO aangemerkt. Controleer of deze personen correct geregistreerd zijn.
1.7 Voeg bedrijfsleiders toe
- Indien geen UBO's geïdentificeerd kunnen worden op basis van de aandeelhoudersstructuur, dan worden de bedrijfsleiders als UBO’s aangeduid.
- Indien een bedrijfsleider een vennootschap is, wordt de natuurlijke persoon die de vennootschap vertegenwoordigt, als UBO geregistreerd.
Voor een Vzw:
Bij Vzw's gelden specifieke regels voor het registreren van UBO’s.
- Selecteer het Link type 'Bedrijfsleider';
- Kies bij Functie voor 'Bestuur' om vaste leden van een vzw correct in te voeren.
Stap 2: Berekening van de UBO-structuur
2.1 Koppel relevante relaties
Controleer of alle aandeelhouders, bedrijfsleiders en andere relevante relaties correct ingevoerd zijn in de sectie Gelinkte Relaties.
2.2 Voer de berekening uit
Klik in de UBO-sectie van het relatiedossier op 'Bereken de UBO-toestand'. AdminPulse genereert automatisch een visuele weergave van de UBO-structuur.
2.3 Bekijk het resultaat van de berekening
Het berekeningsresultaat is een hiërarchisch overzicht van de UBO-structuur:
- Bovenaan: De vennootschap waarvoor de UBO-structuur berekend wordt.
- Niveaus: Elke insprong toont de volgende laag in de structuur (bijvoorbeeld rechtstreekse aandeelhouders, aandeelhouders van aandeelhouders).
- UBO’s: Worden aangeduid met een ster (⭐), zodat je ze snel herkent.
De resultaten bevatten de volgende details:
- UBO %: Het zeggenschapspercentage van de UBO, inclusief via indirecte controle.
-
Aard van controle: Houd de muis boven deze kolom voor uitleg waarom een persoon of entiteit als UBO wordt aangemerkt.
- Identificatie kolom: Overzicht van ondernemingsnummers (of btw-nummers) voor vennootschappen en rijksregisternummers (of geboortedata) voor personen. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor registratie in het officiële UBO-register.
- Aandelen % en stemrechten %: Laat zien hoe eigendom en stemrechten verdeeld zijn in de vennootschap.
-
Info en fouten: Mogelijke fouten of aanvullende opmerkingen worden in de laatste kolom weergegeven. Beweeg de muis over het icoon voor meer details.
2.4 Voer gegevens in het officiële UBO-register
Gebruik het berekeningsresultaat als basis om de vereiste informatie op te slaan in het UBO-register. Zorg dat je ook de relatie-ketens vastlegt die de controle van de uiteindelijke begunstigden aantonen.
2.5 Markeer de status in AdminPulse
Na het invoeren van de UBO-structuur in het officiële UBO-register, is het essentieel om deze status in AdminPulse te markeren. Dit maakt AdminPulse bewust van de voltooiing en zorgt ervoor dat de kwaliteitstoetsing wordt afgerond.
- Klik op de knop 'Markeren als ingegeven in het UBO-register'.
- AdminPulse voegt automatisch het veld 'Datum ingave toestand in het register' toe en vult dit in met de datum van vandaag.
Pas de datum handmatig aan als je de invoer op een andere dag hebt gedaan. - De vennootschap krijgt in de kwaliteitstoetsing een groen vinkje.
Let op: Zonder deze stap wordt de kwaliteitstoetsing niet afgerond!
Optionele stappen
Uploaden van een UBO-ontvangstbewijs
- Download het ontvangstbewijs (in pdf-formaat) vanuit het officiële UBO-register.
- Klik in AdminPulse op 'PDF uit UBO-register uploaden' om het document toe te voegen aan de relatie.
Raadplegen van eerdere controles
- Bekijk eerdere berekeningen of controles via de selectielijst 'Datum toestand'.
- Verwijder oude controles indien nodig door op de prullenbakknop te klikken.
Wijzigingen in de UBO-structuur
Wanneer een relatie in de UBO-structuur wordt aangepast, toont AdminPulse een waarschuwing in de UBO-sectie en het relatie-lint. Afhankelijk van de situatie volg je de onderstaande stappen:
- Wijziging met impact op de UBO-structuur: Klik op 'Bereken de UBO-toestand' om de structuur te herberekenen en werk het resultaat bij in het UBO-register.
- Wijziging zonder impact op de UBO-structuur: Klik op 'Laatste berekening nog steeds geldig' om de waarschuwing te wissen.
Tips 💡
- Activeer automatische meldingen of stel een taakplanning in om jaarlijks te worden herinnerd aan het opnieuw bevestigen van de UBO-structuur. Voor het instellen van een taakplanning ga je naar Instellingen > Taaksjablonen > Taakschema's openen in een taaksjabloon.
- Wil je de UBO-berekening opnemen in een van je briefsjablonen? Vind meer informatie hierover op deze pagina: Briefsjablonen - Lijsten
Zie ook: FAQ - Hoe kan ik de UBO-structuur e-mailen of afdrukken? - Voor meer informatie of om het UBO-register rechtstreeks te beheren, kun je terecht op de officiële website rond het UBO-register.