Overslaan en naar hoofdcontent gaan
English (US) Français (Belgique) Nederlands (Nederland)

FAQ - Waarom belanden mijn e-mails in spam en hoe los ik dit op?

Bijgewerkt

De meeste e-mails die via AdminPulse worden verstuurd, zijn transactionele e-mails, zoals facturen en btw-saldo’s die betaald moeten worden. Het is daarom cruciaal dat deze e-mails niet in de spamfolder terechtkomen.

In dit artikel leggen we uit wat je kan doen wanneer een klant meldt dat een e-mail als spam wordt gemarkeerd, zodat je dit snel kan oplossen.

De meeste informatie in dit artikel is technisch, maar je IT-partner kan hierbij helpen.

Eigen kantoordomein gebruiken voor e-mailverzending

Wanneer je start met AdminPulse, worden e-mails standaard verzonden vanaf het AdminPulse-domein. Dit betekent dat je klant een e-mail ontvangt met als afzender no-reply@adminpulse.be. Aangezien je klant AdminPulse wellicht niet kent, is de kans groter dat deze e-mails als spam worden gemarkeerd. Daarnaast kunnen sommige e-mailproviders deze berichten automatisch in de reclamefolder plaatsen omdat AdminPulse een software product is.

Om dit te voorkomen, stel je je eigen domein in voor e-mailverzending via AdminPulse. Volg hiervoor de instructies in dit artikel: E-mailadres van het kantoor gebruiken als afzender .

Wanneer je jouw e-mailadres configureert als afzender, verklein je de kans dat e-mails als spam worden gemarkeerd.

Controleer en verbeter e-mailauthenticatie (DKIM, SPF, DMARC)

E-mailproviders gebruiken drie methodes om te beoordelen of een e-mail legitiem is: DKIM, SPF en DMARC. Deze instellingen moeten best allemaal correct geconfigureerd zijn om te voorkomen dat e-mails geweigerd worden of in de spamfolder terechtkomen.

Bij het instellen van je domein in AdminPulse worden deze records meestal goed geconfigureerd. Ze kunnen echter verloren gaan bij wijzigingen, zoals een overstap naar een andere DNS-provider of manuele aanpassingen in je domein.

Controleer daarom of deze drie methodes correct zijn ingesteld wanneer er meldingen van spam komen.

DKIM

DKIM (DomainKeys Identified Mail) zorgt ervoor dat e-mails een digitale handtekening krijgen, zodat e-mailservers kunnen bevestigen dat een bericht echt afkomstig is van jouw domein.

Je vindt de DKIM-records in AdminPulse onder: Instellingen > Algemene instellingen > vak Algemeen. Deze records moeten als CNAME-record worden toegevoegd in de DNS-instellingen van je domein (niet in AdminPulse).

Klik op 'CNAME records' om de CNAME-records te raadplegen. 

spam3.png

Gebruik de controlelink onder 'Verificatie' om te controleren of de waarde correct is ingesteld.

spam4.png

SPF

SPF (Sender Policy Framework) bepaalt welke servers e-mails mogen verzenden namens jouw domein.

Het SPF-record is een TXT-record dat ook kan bestaan zonder dat er gebruik gemaakt wordt van AdminPulse. Er mag slechts één SPF-record per domein zijn. Zorg er ook voor dat sendgrid.net is opgenomen in je record, aangezien AdminPulse deze e-mailprovider gebruikt.

SPF-record controleren en bijwerken

  • Als er al een SPF-record is, maar zonder include:sendgrid.net, voeg dit dan toe.
  • Als er nog geen SPF-record is, maak dan een nieuw TXT-record met deze waarde:
v=spf1 include:_spf.google.com include:sendgrid.net -all

Gebruik een tool zoals EasyDMARC - SPF Lookup om te controleren of je SPF-record correct is ingesteld.

DMARC

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) bepaalt wat er met een e-mail gebeurt als deze niet voldoet aan SPF of DKIM. Sinds enkele jaren is DMARC verplicht voor sommige e-mailproviders, waaronder Yahoo en Gmail.

Het DMARC-record is een TXT-record dat ook kan bestaan zonder dat er gebruik gemaakt wordt van AdminPulse.

DMARC-record controleren en bijwerken

  • Controleer of er slechts één DMARC-record bestaat.
  • Bij voorkeur staat de policy op "reject".
  • Als er nog geen DMARC-record aanwezig is, voeg dan het volgende TXT-record toe:
v=DMARC1; p=reject;

Gebruik een tool zoals EasyDMARC - DMARC Lookup om te controleren of je DMARC-record correct is ingesteld.

E-mailheaders analyseren

Als e-mails nog steeds als spam worden gemarkeerd na het controleren van DKIM, SPF en DMARC, kunnen e-mailheaders extra informatie bieden.

De headers worden gegenereerd door de ontvangende e-mailserver. Om ze te bekijken, moet de ontvanger de e-mail als bestand opslaan en openen in een teksteditor. In Outlook kan dit door met de rechtermuisknop op de e-mail te klikken en te kiezen voor ‘Opslaan’.

Open het e-mailbestand in een teksteditor om de technische details te bekijken. Zoek in het bestand naar Authentication-Results. Hierin staat of SPF en DKIM correct gevalideerd zijn.

Authentication-Results voorbeeld

In het bovenstaande voorbeeld zijn zowel SPF als DKIM correct gevalideerd ('=pass'), maar er is mogelijk een probleem met het DMARC-record ('dmarc=none'). De resultaten bevatten een foutcode: reason=001.

Elke e-mailprovider gebruikt eigen foutcodes. De foutcodes van Microsoft kan je terugvinden in hun documentatie: Microsoft foutcodes .

DMARC-validatie fout

In het bovenstaande voorbeeld is een dubbel DMARC-record gepubliceerd, waardoor de validatie faalde en de e-mail als verdacht werd beschouwd.

Goed om te lezen

Verwante artikelen