Factuurfraude is een steeds vaker voorkomende vorm van fraude waarbij oplichters facturen manipuleren om betalingen naar hun eigen rekeningen te leiden. In dit artikel leggen we uit hoe deze fraude in zijn werk gaat, hoe je het risico kunt beperken, welke controles je moet uitvoeren voordat je een betaling maakt en wat je moet doen in geval van factuurfraude.
Hoe gebeurt digitale factuurfraude?
Fraudeurs gebruiken verschillende technieken om digitale facturen te manipuleren:
- Virussen op het toestel van de ontvanger installeren: Criminelen installeren schadelijke software (een virus) op het apparaat van de ontvanger. Zo worden facturen of e-mails automatisch aangepast bij het openen, bijvoorbeeld door het rekeningnummer te wijzigen. Ook kunnen eerder ontvangen facturen worden hergebruikt om nagemaakte facturen met foutieve gegevens opnieuw te versturen.
- Hacken van e-mailsystemen: Cybercriminelen dringen het e-mailsysteem van een leverancier binnen. Ze onderscheppen facturatiemails, wijzigen belangrijke gegevens zoals het rekeningnummer, en sturen de gemanipuleerde versie door naar de oorspronkelijke geadresseerde.
Factuurfraude is ook mogelijk met papieren facturen, bijvoorbeeld door interceptie.
Voorbeeld
Je herkent factuurfraude soms aan subtiele maar duidelijke afwijkingen. Hier zijn enkele veelvoorkomende verschijningsvormen:
Meer informatie op: https://economie.fgov.be/factuurfraude
Wat doe je als je vermoedt dat er fraude is?
Indien je vermoedt dat je een vervalste factuur hebt ontvangen of reeds een betaling uitvoerde naar een fout rekeningnummer, volg dan deze stappen:
- Stop verdere transacties: Meld de situatie onmiddellijk aan je bank en vraag om een opschorting of terugboeking van de betaling (indien mogelijk).
- Viruscontrole: Laat een virusscan uitvoeren op alle toestellen die betrokken zijn geweest bij het ontvangen of openen van de verdachte factuur. Vraag hulp aan je IT-dienst als je twijfelt.
- Contacteer je leverancier of verkoper: Neem contact op en bevestig of zij daadwerkelijk een factuur hebben gestuurd. Gebruik hiervoor hun officiële contactgegevens.
- Rapporteer fraude: Meld het incident op de officiële website van de Belgische overheid: https://meldpunt.belgie.be/meldpunt/
💡Tips voor boekhouders
Als boekhouder speel je een belangrijke rol in het waarschuwen van je klanten tegen factuurfraude. Hier zijn enkele tips:
- Adviseer je klanten om facturen zorgvuldig te controleren en procedures op te stellen voor betalingen.
- Informeer hen over risico’s en hoe ze verdachte signalen kunnen herkennen.
- Als je eigen rekeningnummer wijzigt, informeer je klanten via een aparte, duidelijke en veilige communicatie, zoals een officiële brief, een persoonlijke e-mail of een telefoongesprek. Vermijd vage of informele meldingen om verwarring of misbruik te voorkomen.
- Zorg dat je eigen facturatiesoftware, zoals AdminPulse veilig wordt gebruikt. Zie ook Tweestapsverificatie - MFA
💡Algemene tips voor het controleren van een factuur
Voordat je een factuur betaalt, is het belangrijk een aantal checks uit te voeren. Dit geldt voor zowel e-mailfacturen als papieren facturen.
Rekeningnummerverificatie
- Vergelijk met eerder gebruikt nummer: Controleer of het rekeningnummer overeenkomt met eerdere betalingen aan dezelfde leverancier.
- Controleer officiële bronnen: Kijk na of het rekeningnummer vermeld staat op de officiële website van de leverancier of verkoper.
Herkennen van verdachte signalen
- Meldingen: Let op waarschuwingen zoals “Gewijzigd rekeningnummer” op de factuur, in de envelop of in de e-mail.
- QR-code: Controleer afwijkingen, bijvoorbeeld als er opeens geen QR-code aanwezig is, terwijl je die normaal altijd gebruikt bij betalingen voor die leverancier.
Details in de e-mail of brief
- E-mailadres: Controleer of het afzenderadres geen kleine afwijkingen bevat (bijv. facturatie@bedrijfnaam.be vs. facturatie@bedrijfnaam.com).
- Inhoud: Let op onlogische formuleringen of spelfouten die afwijken van normale communicatie.
- Namen: Vergelijk de naam van de afzender en ontvanger met bekende gegevens.
- Logo en handtekening: Controleer of deze overeenkomen met eerdere communicatie.
SWIFT-codes en internationale betalingen
Fraudeurs gebruiken vaak buitenlandse rekeningen.
- Controleer SWIFT en IBAN: Bij internationale betalingen, verifieer of de SWIFT-code en het IBAN correct zijn.
- Logisch en bekend: Wees alert en vraag jezelf af of het gebruik van een buitenlands rekeningnummer logisch en vertrouwd is.
Bij twijfel
Bij twijfel neem contact op met de leverancier via een telefoonnummer dat je zelf al kende of dat op hun officiële website staat. Gebruik nooit een nummer dat op de verdachte factuur vermeld wordt.