In dit artikel leer je hoe je snel en accuraat btw-saldo's en voorschotten kunt communiceren naar je klanten met behulp van een taaksjabloon dat berekende invulvelden gebruikt.
We behandelen eerst de instellingen van het taaksjabloon en de e-mailsjablonen, gevolgd door een stapsgewijze uitleg voor het gebruik tijdens elke btw-periode.
Taaksjabloon en e-mails instellen
1. Taaksjabloon importeren
Volg deze stappen om het taaksjabloon "BTW aangifte - berekend" te importeren in AdminPulse:
- Download het taaksjabloon onderaan dit artikel
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen
- Klik op 'Taaksjabloon importeren' en volg de instructies om het sjabloon toe te voegen
- Pas het taaksjabloon indien nodig aan je eigen werkwijze aan
2. Invulvelden in het taaksjabloon aanpassen
Het btw-aangiftesjabloon bevat standaard invulvelden, inclusief berekende velden (herkenbaar aan het rekentoestel-icoon ).
Aanpassen van de velden:
- Klik in het sjabloon op 'Velden openen' om de lijst met gebruikte velden te zien.
- Verwijder velden die niet relevant zijn voor je werkwijze.
Belangrijke velden in het sjabloon:
- Betaalt BTW voorschotten: Relatieveld te vinden in de sectie Accountant info > vak BTW van het relatiedossier.
- Saldo huidige BTW-aangifte: Wordt automatisch opgehaald uit het btw-ontvangstbewijs.
- Saldo BTW rekening courant: Manueel in te vullen op basis van gegevens uit MyMinfin.
- Klant wenst terugbetaling: Veld om aan te duiden of een positief btw-saldo moet terugbetaald worden.
- BTW saldo: Wordt automatisch berekend op basis van het ontvangstbewijs en de rekening-courant.
- Saldo te betalen / over te dragen / terug te storten: Wordt automatisch bepaald op basis van het btw-netto-saldo.
- BTW voorschot 1 / 2: Wordt berekend op basis van het ontvangstbewijs en de rekening-courant.
- Nihil-klantenlisting: Wordt automatisch aangevinkt als in het btw-ontvangstbewijs staat dat het een nihil-klantenlisting is.
3. E-mailsjablonen aanpassen
Na het importeren van het taaksjabloon, configureer je de e-mailsjablonen om de communicatie efficiënt en foutloos te laten verlopen.
- Ga naar Instellingen > E-mailsjablonen.
- Bewerk de standaardsjablonen "Documenten aanvragen" en "BTW saldo naar klant (berekende velden)" die aan het sjabloon zijn gekoppeld naar jouw voorkeur.
Belangrijke eigenschappen van de e-mailsjablonen:
- Voorwaardelijke velden (IF-condities): Wanneer een veld dat gebruikt wordt in de IF-conditie op 'ja' staat (of aangevinkt is), dan wordt de tekst tussen {IF_xx} en {ENDIF_xx} weergegeven.
- QR-code voor betalingen: Voor betalingen kan een QR-code opgenomen worden in de e-mail. Deze syntax bevat de naam van de dienst btw-ontvangsten, het IBAN- en BIC-rekeningnummer van de dienst, het bedrag uit het berekende veld {BTW Saldo} en de gestructureerde mededeling uit {relation.vatStructuredMessage}.
- Document automatisch meesturen: De btw-aangifte wordt automatisch als bijlage toegevoegd aan de e-mail.
- Labels (optioneel): Labels kunnen helpen bij de organisatie van documenten en taken.
De btw-taak gebruiken
Tijdens elke btw-periode voer je een reeks stappen uit: van het verzamelen van benodigde documenten tot het indienen van de btw-aangifte. Een belangrijk deel hiervan is het communiceren van het btw-saldo naar je klanten. Volg onderstaande stappen om dit proces vlot en correct te laten verlopen.
Stappenplan
- Upload het btw-ontvangstbewijs (via e-mail of het Documenten-scherm).
- Het document wordt automatisch gekoppeld aan de btw-taak en de relatie.
- Het ontvangstbewijs saldo wordt automatisch ingelezen bij 'Saldo huidige btw-aangifte'.
- Controleer de rekening-courant in MyMinfin.
- Vul het saldo manueel in bij 'Saldo BTW rekening courant'.
- Controleer de berekening van de voorschotten en het btw-saldo.
- De taak berekent automatisch of er btw te betalen, over te dragen of terug te storten is.
- Het berekende voorschot-bedrag kan manueel aangepast worden indien nodig.
- Voer de e-mailtaak uit.
- Het saldo van het ontvangstbewijs, het netto-saldo en de (eventuele) voorschotten worden automatisch ingevuld.
👉 Let op: Indien je voor een relatie voorschotten wil vragen, controleer dan eerst in het relatiedossier of het een kwartaalaangever is en dat het vinkje bij de voorschotten aan staat. Deze informatie vind je in het relatiedossier, in de sectie Accountant info > BTW.
De voorschotvelden in de taak en de bijhorende tekst in de e-mail worden enkel ingevuld als aan deze voorwaarden is voldaan.
💡 Tips
- Snelle gegevenscontrole: In het Taak overzicht-scherm kan je via 'Velden tonen' snel alle ingevulde btw-velden bekijken en wijzigen. Indien nodig worden de berekeningen automatisch aangepast.
- Btw-e-mails in bulk versturen:
- Selecteer in het Taak overzicht-scherm de btw-taak
- Vink de relaties aan waarvoor je de mail wil versturen
- Kies bij Globale acties voor 'Status deeltaak wijzigen'
- Zet de deeltaak "Saldo en kopie naar klant" op klaar en vink 'E-mail verzenden' aan